Bei einem Brief / Fax handelt es sich immer um einen Datensatz, der eine Datei enthält. Beim Erstellen eines Briefs unterstützt Sie das System, indem es intern eine Standardvorlage verwendet, um eine solche Datei zu generieren. So ist immer gewährleistet, dass Briefe über eine eigene Datei (Word-Dokument) verfügen.
Eingehende Briefe können Sie ablegen, indem Sie ebenfalls einen Brief mit dem Typ eingehend in der Datenbank erstellen und dann den gescannten Brief als Datei importieren.
Fügt zu einem Brief oder Fax eine Datei (Dokument) aus dem lokalen System hinzu (z.B. für eingehende Briefe).
Löscht die aktuelle Datei des Briefs und generiert eine neue Datei aus der verwendeten Vorlage. Dies ermöglicht es, den Brief neu zu generieren. Diese Funktion können Sie insbesondere verwenden, wenn Sie die Anzahl der Empfänger ändern oder Empfänger austauschen möchten. In solchen Fällen muss der Brief immer neu generiert werden.
Ein vorhandener Brief wird in der Textverarbeitung geöffnet und kann bearbeitet werden. Ist noch kein Brief vorhanden, ist diese Funktion identisch mit Generieren.
Hinweis: Sind mehrere Empfänger in der Empfängerliste und die verwendete Vorlage erzwingt die Ausgabe von Einzelreports (Checkbox Serie am Feld Vorlage hat ein Häkchen), öffnen die Funktionen Generieren und Bearbeiten jeweils einen separaten Brief pro Empfänger schreibgeschützt in der verwendeten Textverarbeitung (z.B. Word). Wie viele Instanzen der Textverarbeitung maximal geöffnet werden, kann Ihr Administrator festlegen, standardmäßig sind es zehn.
Im Reiter sehen Sie ggf. kurz ein Symbol, das den Anzeigestatus signalisiert. Der generierte Brief wird in der Vorschau angezeigt (wenn Sie Microsoft Office bis Version 2003 nutzen). Um ihn schreibgeschützt in Word anzusehen, klicken Sie einfach auf die Vorschau oder auf den Eintrag im Feld Betreff (Hyperlink).
Vorschau eines Briefs
Diese Funktion generiert einen Serienbrief und sendet die Dokumente zum eingestellten Drucker, ohne diese einzeln in Word zu öffnen. Sie benötigen diese Funktion nur, wenn Sie noch keinen Brief mit Generieren erzeugt haben. Andernfalls ist sie nicht nutzbar.
Hinweis: Die Generierung funktioniert nicht für alle Dokumentformate. Unterstützt werden Bilder, PDF und DOCX. DOCX wird mit einer speziellen Bibliothek (doc4j) erst ins PDF- und dann ins PNG-Format konvertiert.
Admin: Über die Variable PSA_CPD_LET_PRV (Meine Daten) können Sie das Verhalten des Previews steuern. Wert: GLB_ON = Preview immer an, GLB_OFF = Preview immer aus, LST = aktuellen Zustand nach Schließen der Maske merken und künftig immer verwenden.
Das System testet, ob alle angegebenen Empfänger versandkonform eingetragen sind. Dabei wird festgestellt, ob alle erforderlichen Adressfelder ausgefüllt sind und ob Kontakte eine Mailsperre haben. Bei Serien-E-Mails wird zusätzlich geprüft, ob die Vorlagen in den erforderlichen Sprachen der Empfänger auch vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird eine Warnung ausgegeben. Versenden Sie dennoch, wird die entsprechende Standardvorlage verwendet. Diese Prüfung bietet auch die Möglichkeit, eine Vorschau des zu versendenden Texts anzuzeigen. Siehe auch Fehlerprüfung und Adressvorschau
Löscht die verwendete Briefdatei aus der Datenbank. Dabei werden alle Versandinformationen (Versandt-Flag in der Empfängerliste) gelöscht. Dies ermöglicht es, die Korrespondenz neu zu generieren oder eine defekte Dokumentdatei zu entfernen.
Hiermit können Sie aus der Funktionsleiste Folgeaktivitäten zur aktuellen Aktivität erstellen. Es öffnet sich ein Eingabeformular mit den übernommenen und änderbaren Attributen der Ursprungsaktivität. Alle Informationen werden in die Folgeaktivität übernommen.
Dies ermöglicht es, eine CSV-Empfängerliste zur Unterstützung von externen Mailingsystemen zu erstellen oder Serienbriefe in Textverarbeitungssystemen zu generieren.
Diese Funktion öffnet einen Assistenten, in dem Sie die Ad-hoc-Liste als Ziel und die Kontaktfelder (Absender, Zuständiger, Für Kontakt, An, Cc oder Bcc) auswählen können, deren Daten an die Ad-hoc-Liste übergeben werden sollen, um eine Liste aller E-Mail-Empfänger zu erstellen.