Interne Mitarbeiter können ihren Kalender für andere Benutzer freigeben, indem sie die Funktion in Meine Daten / Konfiguration / Kalenderfreigabe aufrufen. In der Liste kann nach internen Mitarbeitern gesucht werden, die ein Login haben. Die Suche erstreckt sich über das Feld Name. Sie können hier festlegen, welche anderen Benutzer mit welchen Rechten Zugriff auf Ihren Kalender haben.
Freigabe des Kalenders oder Ressourcen für andere Benutzer
Freigabe des eigenen Kalenders für interne Mitarbeiter
Dabei handelt es sich um denselben Dialog, der auch direkt an den Kalendern über das Share-Symbol in der Titelleiste geöffnet werden kann.
Hinweis: Im Team-Kalender werden nicht-personelle und technische Ressourcen angezeigt, wenn sie für den Kalender freigegeben wurden.
Die Freigabeflags in der Liste haben folgende Bedeutung:
Standardfreigabe
Der Benutzer erhält Standardzugriff. Dieser kann im Kopf des Freigabedialogs festgelegt werden. Abweichende Zugriffsrechte für einzelne Benutzer können Sie einstellen, indem Sie die entsprechenden Freigabeflags in der Liste setzen. Diese Freigaben in der Liste haben Vorrang vor der Standardfreigabe.
Nicht definiert
Es ist keine Freigabe definiert, d.h., dass der Kalender für andere nicht zu sehen ist.
Anzeigen
Der Benutzer darf alle "meine" Aktivitäten sehen.
Anlegen
Der Benutzer darf zusätzlich neue Aktivitäten für mich anlegen (d.h. an mich delegieren) und nachträglich ändern.
Verändern
Der Benutzer kann alle meine Aktivitäten ändern. Er erhält Vollzugriff.
Öffnet der Benutzer das Aktivitätenformular per Hyperlink oder über das Kontextmenü aus dem Team-Kalender, wird der weitere Zugriff auf die Aktivität über die Kalenderfreigabe gesteuert.
Hinweis: Die Kalenderfreigabe ersetzt nicht die normale Zugriffsverwaltung, sondern ergänzt sie durch weitere Einschränkungen. Die Zugriffsrechte werden nicht ausgeweitet, auch wenn die Freigabe "Verändern" lautet (sprich: Vollzugriff). In diesem Fall darf man nur ändern, wenn man auch Schreibrecht für den Datensatz hat. Im umgekehrten Fall bedeutet dies jedoch, dass "Anzeigen" jedes Verändern im Team-Kalender verhindert, selbst wenn man den Datensatz eigentlich ändern dürfte.
Wichtig: Dies gilt nur im Kontext des Team-Kalenders und betrifft nicht die gewohnten Aktivitätenformulare.
Admin: Der Administrator kann Standardfreigaben benutzerspezifisch vorgeben, z.B. nachdem ein neuer Mitarbeiter in das System eingepflegt wurde. Die Freigabeliste ist über das Menü Administration/Kontakte/Kalenderfreigabe erreichbar. Eine so vorgegebene Standardfreigabe kann vom Benutzer geändert werden, falls die Rechte auf den Standard-Freigabedatensatz nicht vom Administrator eingeschränkt wurden.
Voreinstellung für Standard-Kalenderfreigabe
Die Voreinstellung der Kalenderfreigabe ist stets „Ändern“. Sie lässt sich über die Variable PSA_NEW_USR_DEF_CLD_SHR steuern. Die Standard-Freigabe kann von Kontaktadministratoren nur beim Anlegen eines CRM-Benutzers in der Benutzerverwaltung geändert werden (Administration/Kontakte/Benutzerverwaltung, Button Neuer Benutzer).
Mit dem SQL-Script „Standardkalenderfreigabe setzen“ lässt sich die Standard-Freigabe für bestehende Kontakte ändern.
Freigabe von Ressourcen für andere Benutzer
Ebenso können technische und nicht-personelle Ressourcen für die Benutzung durch andere Mitarbeiter freigegeben werden, und zwar direkt in der Ressourcenverwaltung mit dem Formular Ressourcen im Reiter Kalenderfreigabe für den Team-Kalender freigegeben werden.
So ist es möglich, Ressourcen, die in der Ressourcenverwaltung angelegt wurden, für Termine zu verwenden und diesen zuzuordnen.
Siehe auch: Zum Freigeben von Ressourcen für den Team-Kalender siehe Team-Kalender.