In der Funktionsleiste des Dokumentstamms und der Dokumentbeziehungen bei anderen Objekten stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Formularfunktionen
Aktivität
Mit dieser Funktion können Sie auch bei Dokumenten schnell eine Aktivität erstellen. Ein Klick auf die Funktion öffnet direkt das entsprechende Formular, über das sich die jeweilige Aktivität erstellen lässt.
Einchecken
Checkt eine Datei vom lokalen Anwendersystem in die Datenbank ein. Auf diese Weise legen Sie Dateien wie Dokumente in der Datenbank ab oder aktualisieren Dokumente in der Datenbank durch eine neue Version.
Achtung: Dadurch wird die betreffende Datei des aktuellen Datensatzes in der Datenbank überschrieben.
Auschecken
Checkt eine Datei aus der Datenbank auf das lokale Anwendersystem aus. So legen Sie eine Kopie etwa eines Dokuments aus der Datenbank auf dem lokalen Filesystem ab, um sie zu bearbeiten. Der Status des Dokumentdatensatzes ist dann in Bearbeitung. Durch erneutes Einchecken wird der Dokumentdatensatz wieder auf in Entwicklung gesetzt. Im Select-Modus auch an Unterlisten und in der Baumansicht verfügbar.
Speichern unter
Speichert die Datei des Dokumentdatensatzes lokal ab, ohne den Status des Dokuments zu ändern. Im Select-Modus auch an Unterlisten und in der Baumansicht verfügbar.
Datei löschen
Löscht die Datei aus dem Datenbank-Datensatz.
Hinweis: Es wird nur das Dokument aus dem Datensatz gelöscht, nicht der Datensatz selbst.
Dokument ansehen
Damit kann ein Dokument mit der entsprechenden Applikation geöffnet werden. Handelt es sich um ein schreibbares Dokument, wird es schreibgeschützt dargestellt. Im Select-Modus auch an Unterlisten und in der Baumansicht verfügbar.
Dokument bearbeiten
Checkt ein Dokument temporär aus und öffnet es mit der verknüpften Applikation. Im Select-Modus auch an Unterlisten und in der Baumansicht verfügbar.
Hinweis: Aus dem CRM können alle mit Microsoft Office kompatiblen Dokumente bearbeitet und danach automatisch eingecheckt werden. Andere Dokumentformate werden zwar in der verknüpften Applikation geöffnet, müssen aber lokal gespeichert und separat wieder eingecheckt werden.
Handelt es sich um ein schreibbares Dokument, ist es jetzt zum Schreiben freigegeben. Der Status des Dokuments ändert sich zu in Bearbeitung. Nach der Bearbeitung erinnert Sie das System daran, das Dokument wieder einzuchecken.
Achtung: Mit der Funktion Dokument bearbeiten arbeiten Sie unmittelbar auf der Datenbank. Beim Schließen und Einchecken des Dokuments werden alle Änderungen sofort in der Datenbank gespeichert, wobei das ältere Dokument überschrieben wird. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie das Dokument zunächst Auschecken und die Kopie bearbeiten. So haben Sie immer den ursprünglichen Zustand des Dokuments in der Datenbank und überschreiben es erst mit der Formularfunktion Einchecken.
Status ändern (Feld)
Ändert den Status eines Dokuments.
Snapshot
Siehe auch: Snapshot
Nachricht
Legt eine terminierte Nachricht für Sie selbst als Wiedervorlage oder (zusätzlich) für andere interne Mitarbeiter an.
Siehe auch: Nachrichten
Auf Karte zeigen
GPS-Koordinaten von Bildern im JustRelate CRM verwenden. Werden Bilder als Dokument eingecheckt, versucht das System, die GPS-Koordinaten aus den Exif-Daten auszulesen (sofern vorhanden) und am Dokument in den Stammfeldern Position zu speichern. Mit der Funktion können Dokumente und Bilder mit GPS-Daten auf einer Karte dargestellt werden. Die Karte zeigt dann das Thumbnail des Dokuments am Pin.
Dokument als neue Version zuordnen
Ein (importiertes) Dokument als neueste Version in die Versionshistorie eines vorhandenen Dokuments aufnehmen.
Siehe auch: Dokumentversion pflegen
Nach PDF konvertieren
Dokumente können nach PDF konvertiert werden. Die fertige PDF-Datei wird in die Struktur unterhalb des zu konvertierenden Dokuments eingefügt. Das neue Dokument hat dieselbe Dokumentnummer wie das Originaldokument, jedoch eine höhere Versionsnummer. Unterstützt werden: RTF, DOC, DOCX, TXT, HTM, HTML, BAT, CMD.
Hinweis: Als Benutzer können Sie client-basiert einen eigenen installierten Drucker (PDF-Druckertreiber) auswählen (Meine Daten/Konfiguration/PDF). Beim Konvertieren eines Dokuments nach PDF (kein Datenblatt oder Bericht) wird der installierte Windows-Drucker dann für die PDF-Generierung verwendet.
Admin: Über die benutzerspezifische Umgebungsvariable PSA_SUP_CNV_TYP_PDF kann eingestellt werden, welche Dateitypen unterstützt werden. Von diesen Dateitypen können Extensionen ausgewählt werden, jedoch lassen sich keine neuen hinzufügen. Die unterstützten Extensionen sind textbasiert, es kann z.B. nicht der binäre Dateityp PPT (Powerpoint) hinzugefügt werden.
Wenn die Konvertierung von Dokumenten im JustRelate CRM nach PDF mit Windward (voreingestellter Treiber) fehlschlägt, beachten Sie bitte Folgendes: Windward ist ursprünglich als Programm für die Erzeugung von Dokumenten aus Vorlagen und nicht für die PDF-Umwandlung von Dokumenten gedacht. Windward kommt mit einigen RTF-Features nicht zurecht, sodass dort auch die PDF-Konvertierung fehlschlägt. Mit Ghostscript und einem PDF-Druckertreiber (CutePDF-Writer) auf Ihrem Windows-Rechner können Sie dieses Problem umgehen. Dazu benötigen Sie Ghostscript und CutePDF. Bitte installieren Sie diese Programme und richten Sie auf dem Server folgende Variablen ein:
PSA_PDF_CNV_MTH=GHOSTSCRIPTPSA_PDF_CNV_PRI=CutePDF WriterPSA_GS_EXE=gs
PDF-Version einchecken
Aufgrund von Einschränkungen bei MS Office kann mit Nach PDF konvertieren nicht jedes Dokumentformat konvertiert werden. Beispielsweise wird Microsoft PowerPoint (*.ppt) nicht unterstützt. Das Masterdokument muss in einem solchen Fall lokal abgespeichert und in ein PDF konvertiert werden.
Mit der Funktion PDF Version einchecken des Masterdokuments können Sie dieses PDF wieder komfortabel in die Struktur des Masterdokuments einchecken. Diese Funktion öffnet den Dateiauswahldialog für ein lokales PDF-Dokument. Anschließend legt das CRM einen neuen Dokumentdatensatz an, übernimmt die Dokument- und Versionsnummer aus dem Masterdokument, erhöht die Revisionsnummer um 1 und legt das Dokument in der Struktur des Masterdokuments ab.