Den Status eines Dokuments erkennen Sie im Formularfeld Status. Über den Status wird der Lebenszyklus und Bearbeitungsstatus eines Dokuments bestimmt.
Dokumentstatus
Lebenszyklus von Dokumenten
Statusperson
Achtung: Beachten Sie bitte, dass jeder Anwender den Status eines Dokuments, das in Entwicklung und nicht in Verwendung ist, ändern kann. Mit der Statusänderung wird auch die Statusperson geändert. Der ursprüngliche Ersteller des Datensatzes ist dann u.U. vom weiteren Statuswechsel ausgeschlossen, da er nicht mehr die Statusperson ist.
Gelegentlich kann es erforderlich sein, Dokumente mit dem Status Archiviert als Nicht aktuell einzustufen. Anhänge an eingecheckten E-Mails werden z.B. automatisch in den Status Archiviert gesetzt. Bei Bedarf können der Administrator oder auch der Autor den Status von Archiviert auf Nicht aktuell setzen. Damit werden diese Dokumente z.B. auch nicht mehr in Auswahldialogen angezeigt.
Tipp: Andererseits können Sie im Auswahldialog nach dem Status suchen und somit z.B. freigegebene Dokumente schneller finden.
| Status | Bemerkung |
|---|---|
| In Entwicklung | Solange ein Dokument nicht freigegeben wurde, ist es in Entwicklung. Jeder Anwender, der entsprechend dem Rollenkonzept auf das Dokument zugreifen kann, kann es in diesem Status ansehen, verwenden und bearbeiten. |
| In Bearbeitung | Das Dokument ist in Bearbeitung, wenn es von einem Anwender aktuell verwendet (zur Bearbeitung temporär ausgecheckt) wird. Der Status in Bearbeitung zeigt an, dass zu diesem Zeitpunkt kein schreibender Zugriff auf das Dokument möglich ist. |
| Nicht aktuell | Ein solches Dokument ist nicht mehr gültig und kann bei Objekten nicht mehr ausgewählt werden. Das Gültigkeitsdatum liegt vor dem aktuellen Datum. Der Datensatz ist in den Übersichtslisten farbig markiert. Jeder Anwender aus der Gruppe ADMINISTRATOR kann den finalen Status eines Dokuments oder ein Dokument, das z.B. irrtümlich im Status in Bearbeitung verblieben ist, zurücksetzen. Solange das Dokument noch nicht verwendet (zugeordnet) wird, kann der Status auch von der aktuellen Statusperson noch zurückgesetzt werden (nicht aktuelles Dokument zurücksetzen). Um ein Nicht aktuelles Dokument, das bereits verwendet wird, wieder zu bearbeiten, muss eine neue Version angelegt werden. |
| Freigegeben | Ein Dokument ist freigegeben, wenn es nicht mehr bearbeitet wird. Es ist dann publiziert. Jeder Anwender, der entsprechend dem Rollenkonzept auf das Dokument zugreifen kann, kann den Status Freigegeben setzen. Jeder Anwender aus der Gruppe ADMINISTRATOR, kann den finalen Status eines Dokuments oder ein Dokument, das z.B. irrtümlich im Status in Bearbeitung verblieben ist, zurücksetzen. Solange das Dokument noch nicht verwendet (zugeordnet) wird, kann der Status auch von der aktuellen Statusperson noch zurückgesetzt werden (freigegebenes Dokument zurücksetzen). Um ein freigegebenes Dokument, das bereits verwendet wird, wieder zu bearbeiten, muss eine neue Version angelegt werden. |
| Archiviert | Ein Dokument kann archiviert werden, wenn keiner der anderen Status zutrifft. Dokumente, die beim Einchecken einer Mail oder durch Einchecken im Auswahldialog der Dokumente entstehen, sind automatisch im Status Archiviert. Beim Wechsel in den Status Archiviert wird das Dokument komprimiert und die Gültigkeit auf "Jetzt" gesetzt, falls sie in der Zukunft lag. Archivierte Dokumente haben eine reduzierte Funktionsleiste. Sie können nicht mehr editiert, jedoch vom Administrator oder der Statusperson (letzte Statusänderung durchgeführt) wieder in Entwicklung gesetzt werden. |
Admin: Ihr Administrator oder Customizer kann die Dokumentstatus den Anforderungen entsprechend anpassen.
Hinweis: Nach archivierten Dokumenten kann über einen definierten Auswahlfilter (Archiviert/Nicht archiviert) gefiltert oder direkt über das Feld Status gesucht werden.
Statuskontrolle für Dokument-Strukturen
Findet am Masterdokument ein Statuswechsel statt, dann kann der neue Status auf das Publikationsdokument übertragen werden. Es gilt folgende Regel: Wird der neue Status in der Dokumentmaske auf den Status Freigegeben, Nicht aktuell oder Archiviert gesetzt, dann durchsucht das System die Struktur nach Dokumenten mit derselben Nummer, Version und Sprache. Findet das System solche Dokumente, können diese nach Rückfrage denselben Status erhalten.