Ordner-Verwaltung

Ordner können im Formular Ordner verwaltet werden. Dieses Formular kann folgendermaßen aufgerufen werden:

  • Endanwender: Hyperlink am Ordner-Datensatz in Dokument-Unterlisten
  • Administrator: Menü Administration/Dokumente/Ordner

Dieses Formular kann nicht über das Sales-Menü geöffnet werden.

Das Formular zeigt alle relevanten Ordnerattribute und -Zuordnungen. Dies sind die Felder:

  • Name
  • Kommentar
  • Angelegt am
  • Status "aktiv" und "inaktiv" (mit Statuswechsel zu inaktiv wird der Ordner in rot angezeigt)
  • Verwendung: Name des übergeordneten Objekts inklusive Hyperlink (falls Ordner am Kontakt, Ange­bot, ...)
  • Mappe: Name des übergeordneten Objekts inklusive Hyperlink (falls Ordner in Mappe enthalten)
  • Oberordner: Name des Oberordners inklusive Hyperlink und Reiter
  • Struktur: Strukturreiter mit Baum- und Listenansicht und den Funktionen Dokument auswählen, Ord­ner erzeugen

Hinweis: Beachten Sie bitte die folgenden Einschränkungen: 

  • Das Ordnerformular verfügt über die Nummer, Version und Revision des Ordners und erlaubt es nicht, Ordner anzulegen oder zu kopieren.
  • Der Aufbau einer Dokumentstruktur beginnt immer in der Dokument-Unterliste des übergeordneten Objekts.

Drag-and-Drop-Verhalten im Client

Bei Drag-and-Drop eines Ordners, z.B. in die Dokumentbeziehung eines Angebots, wird ein neuer Ord­nerbaum erzeugt und mit dem Angebotsdatensatz verknüpft. Dadurch können mit einer Aktion kom­plexe Strukturen kopiert und die darin enthaltenen Dokumente referenziert werden. Es gilt:

  • Ordner werden kopiert. Achtung! Ordnerkopien mit gleichem Namen werden zugelassen.
  • Enthaltene Dokumente werden referenziert.

Einschränkung für Aktivitäten, FAQs, Fehlercodes:

Bei Drag-and-Drop eines Ordners auf eine Aktivität (z.B. eine E-Mail) wird die Struktur aufgelöst, und nur die enthaltenen Dokumente werden als Anhänge zugeordnet. Wird ein und dasselbe Dokument mehrfach in der Struktur eingesetzt, wird das Dokument der Aktivität nur einmal zugeordnet.

Wird eine Mappe in eine Dokumentbeziehung fallengelassen, dann werden die in der Mappe enthaltenen Ordner und Dokumente nach denselben Regeln eingefügt. Dadurch können oft benö­tigte neutrale Ordnerbäume als Mappen zentral bereitgestellt, von Ihnen schnell aufgefunden und zu Kontakten oder Vorgängen kopiert werden.

In der Browserleiste (Menü Ansicht/Sidebars/Browser) ist ein Mappen-Knoten zu finden. Über Mappen bereitgestellte Ordnerstrukturen können dadurch schneller aufgefunden werden.

Ordner löschen

Beim Löschen eines Ordners wird nach Rückfrage dessen gesamter Inhalt gelöscht:

  • Es werden alle Unterordner gelöscht.
  • Es werden die Zuordnungen der enthaltenen Dokumente zum übergeordneten Objekt gelöst.
  • Haben Dokumente danach keine Verwendung mehr, werden diese nach Benutzerab­frage auch im Dokumentstamm gelöscht. Die Rückfrage bietet zusätzliche Optionen, um unnötige Abfragen zu vermeiden (Ja/Nein für alle Dokumente).

Behandlung von Ordnern bei der Dokumentauswahl

Bereits im System hinterlegte Ordner können nicht über die Dokumentauswahl (Button Dokumente aus­wählen) zugewiesen werden. Die Suche im Auswahldialog bleibt auf Dokumente eingeschränkt und liefert keine Ordner. Ordner werden lediglich in der rechten Liste dargestellt und können dort per Button-Funk­tion entfernt werden.

Dokumente über Ordnerstrukturen hinweg suchen

In allen Listen, die neben Dokumenten auch Ordner enthalten (Mappen, Dokumentbeziehungen) finden Sie immer ein Dialogmenü Auflösung. Die Auflösung hilft insbesondere, wenn Sie über die Ordnerstruk­turen hinweg in einer Liste Dokumente suchen. Lösen Sie alle Strukturen auf (An), können Sie direkt in der Liste nach Doku­menten suchen.