Verschiedenen Objekten zugeordnete Dokumente erben standardmäßig den Zugriff dieser übergeordneten Objekte. Der Zugriff des übergeordneten Objekts kann durch Profile etc. eingeschränkt sein. Der Zugriff auf zugeordnete Dokumente wird über das globale Zugriffsflag (Global) des Dokumentdatensatzes gesteuert.
Dokumentzugriff
Achtung: Standardmäßig ist das Flag Global nicht gesetzt, also besteht Zugriff in Abhängigkeit der Objekte, denen das Dokument zugeordnet ist oder wird. Das Dokument erbt in diesem Fall den Zugriff des übergeordneten Objekts, der unter anderem an den Vertriebsprozessen festgelegt wird. So wird z.B. auch beim Wechsel eines Objekts in einen finalen Status (gesperrt) der entsprechende Anwender ggf. nicht mehr auf die dem Objekt zugeordneten Dokumente zugreifen können.
Global verwendbare Dokumente zugriffsbeschränkter Objekte
Ordnet man an einem zugriffsbeschränkten Objekt (Vorgang, Kontakt) ein neues oder vorhandenes Dokument zu, das nicht nur für dieses Objekt, sondern "global" verwendet werden kann, so muss das Flag Global bei diesem Dokument geprüft und gegebenenfalls gesetzt werden. Nur dann können andere Anwender weiterhin auf das Dokument zugreifen, obwohl es einem zugriffsbeschränkten Objekt zugeordnet wurde.
Global-Flag an Dokumenten
Wichtiger Hinweis: Außerdem verhindert ein auf Global gesetztes Dokument wie z.B. ein Kundenlogo usw., dass beim E-Mail-Import solche bereits eingecheckten Standard-Anhänge immer wieder als Dublette behandelt werden.