Dokumentversionen pflegen

Info

Admin: Mit Administrator- oder Customizer-Rechten wird keine neue Dokumentversion erzwungen. Ein Administrator ist dazu berechtigt, Versionsnummern und Dokumentstatus zu ändern.

Werden Dokumente dupliziert, oder wird der Status eines freigegebenen oder nicht aktuellen Dokuments geändert, legt das JustRelate CRM standardmäßig eine neue Version des Dokuments an, in der Annahme, dass es überarbeitet werden soll. Ferner kann das Dokument eines anderen Mitarbeiters nicht einfach geändert werden.

Hinweis: "Kopieren mit Struktur" erstellt ebenfalls eine neue Version, da die eingecheckte Datei u.U. vom ursprünglichen Autor stammt. Der Autor-Eintrag bleibt somit auch bestehen.

Vorgehensweise, exemplarisch:

  1. Öffnen Sie einen freigegebenen Datensatz.
  2. Klicken Sie den Button Kopieren. Das JustRelate CRM fordert Sie auf, eine neue Version zu erstellen.
  3. Bestätigen Sie mit Ja.
  4. Es wird ein Bearbeitungsformular geöffnet, in dem die Versionsnummer automatisch um 1 hochgezählt wurde. Die Versionsnummer kann nicht überschrieben werden. Wenn Sie die Revisionsnum­mer überschreiben, prüft das System, ob es Dokumente mit derselben Kombination (Nummer, Version, Revision) gibt, und es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, sollte dies der Fall sein.
  5. Bearbeiten Sie den Datensatz im Versionsformular, und achten Sie auf die Gültigkeit.
  6. Klicken Sie OK.
  7. Setzen Sie den Status der neuen Version auf Freigegeben.
  8. Bei Freigabe einer neuen Dokumentversion wird jetzt die alte Version nach Abfrage auf "nicht aktu­ell" gesetzt.
  9. Alternativ können Sie den Ursprungsdatensatz (die alte Version) öffnen und deren Status auf Nicht aktuell setzen.
  10. Speichern Sie den Datensatz!

Hinweis: Beachten Sie die Gültigkeit der alten und der neuen Version, setzen Sie den Status der alten Version auf Nicht aktuell und den Status der neuen Version auf Freigegeben, um ab jetzt die neue Version zu publizieren. Referenzieren Sie das neue Dokument ggf. auch gleich in den Referenzen des alten Dokumen­ts.

Siehe auch: Dokumentversion

Unter Umständen muss der neuen Dokumentversion jetzt eine überarbeitete Datei zugeordnet werden.

Eine neue Version referenzieren

Ausgehend davon, dass die "alte" Version des Dokuments in diversen Mappen oder Ordnern referen­ziert ist, muss die neue Version dort auch wieder referenziert sein.

Setzten Sie die alte Version des Dokuments auf den Status nicht aktuell. Dadurch wird die alte Version auch in den referenzierten Objekten farbig gekennzeichnet. Öffnen Sie nun den Dokumentstamm der "alten" Version und hier den Reiter Oberdokument/Ordner. Dieser zeigt unter anderem alle Objekte, in denen die "alte" Version referenziert ist. Öffnen Sie nun eines der Objekte per Hyperlink und referen­zieren Sie durch klassisches Drag-and-Drop die neue Version des Dokuments in diesem Objekt. Entfernen Sie mit der Standardfunktion Löschen die als nicht aktuell farbig gekennzeichnete Refe­renz der "alten" Version des Dokuments in dem Objekt (Achtung, erst in der Liste markieren). Beim Löschen der "alten" Referenz werden gleichzeitig systematisch die Referenzen der "alten" Version des Dokumen­ts reduziert. Verfahren Sie auf dieselbe Weise mit weiteren referenzierten Objekten.

Tipp: Ist es erforderlich, dass Sie ein Dokument in vielen Objekte referenzieren, dann empfiehlt es sich, eine zweite Instanz des JustRelate CRM zu starten, in der Sie nur jeweils die Referenzobjekte (Mappen und Ordner) öffnen. Nun können Sie per Drag-and-Drop von einer Instanz in die andere Instanz referenzieren.

Hinweis: Wenn Sie die Funktion "Kopieren mit Struktur" verwenden, um Referenzen der alten Version beizubehalten, beachten Sie bitte, dass neben den Referenzen in Ordnern auch alle Verwendungen in Vorgängen bestehen bleiben müssen. Wird nun ein überarbeitetes Dokument eingecheckt, das für diese exis­tierenden Vorgänge nicht bestimmt ist, so entfernen Sie diese Referenzen bitte, da andernfalls die Historie verfälscht wird.

Dokument als neue Dokumentversion ablegen

Ein importiertes Dokument wird als eine neue Dokumentversion abgelegt.

Bei Dokumenten gibt es die weitere Funktion "Dokument als neue Version zuordnen". Damit können Sie ein importiertes Dokument als neueste Version in die Versionshistorie eines bereits existierenden Dokuments aufnehmen.

Diese Funktion ist nützlich, falls mit Kunden Vertrags- oder ähnliche Dokumente ausgetauscht und von beiden Seiten bearbeitet werden. Sie können diese Dokumente dann unter einer Nummer ver­sioniert ablegen und schnell auffinden.

Die Funktion öffnet einen Assistenten, der

  • alle Dokumente sucht, die an derselben Unterhaltung hängen, falls das Ausgangsdokument eine Anlage ist, sowie
  • alle Dokumente "einsammelt", die in Projekten verwendet werden, denen das Dokument zugeordnet ist.

Danach werden die Dokumentnamen in einzelne Wörter zerlegt, und es wird ermittelt, wie viele Wörter mit dem Ausgangsdokument übereinstimmen. Die Treffer werden – absteigend nach der Anzahl der übereinstimmenden Wör­ter sortiert – in einem Dokument-Auswahldialog angezeigt. Von jedem Treffer wird nur die höchste Ver­sion angezeigt. Falls erforderlich, können Sie in dieser Trefferliste suchen und so das Ergebnis weiter einschränken. Wählen Sie ein Dokument aus, werden die Nummer, die Version und die Revision des Aus­gangsdokuments geändert.