Tipps zum Umgang mit Dokumenten

Mit der Dokumentenverwaltung des JustRelate CRM haben Sie noch weitere Möglichkeiten, die hier der Vollständig­keit halber aufgeführt sind.

Einen Bericht als Dokument erstellen

Zu den verschiedensten Datensätzen (Kontakte, Aktivitäten, Vorgänge usw.) können Sie im JustRelate CRM Berichte erstellen.

In einer Übersichtsliste können Sie mehrere Datensätze markieren, um mehrere Berichte zu generieren. Mit dem Standard-Druckbefehl lässt sich ein Bericht zum aktuellen Datensatz erstellen, der des­sen Stammdaten und weiterführende Informationen enthält. Dies kann ein Datenblatt sein, das mit dem Reportmanager generiert wird. Oder Sie erstellen einen Excel-Bericht ohne den Reportmanager. Nachdem ein Bericht mit dem Reportmanager generiert wurde, erscheint er in einer Reportvorschau. Beim Speichern in der Reportvorschau prüft das System Folgendes:

  • Falls der Bericht auf nur einem Datensatz basiert (beispielsweise zu einer Person oder einem Vorgang), wird der gespeicherte Bericht mit diesem Datensatz verknüpft (Reiter Dokumente des Ausgangsda­tensatzes).
  • Falls der Bericht auf mehreren Datensätzen basiert (beispielsweise zu mehreren Vorgängen in einer Vor­gangsübersicht), wird der gespeicherte Bericht mit der angemeldeten Person (Meine Daten/Doku­mente) verknüpft.

Der Bericht ist dann automatisch auch als neues Dokument in der Dokumentenverwaltung abgelegt.

Der Befehl Senden in der Reportvorschau erstellt automatisch ein Dokument und anschließend eine Korrespondenz, in der das Dokument als Anlage beigefügt ist. Diese Korrespondenz können Sie dann weiterbearbeiten.

Dokument-Eigenschaften an Office-Dokumente übergeben

Beim Einchecken oder Kopieren eines Office-Dokuments wird diesem die CRM-Dokumentnummer in der Property PSADOCNUM übergeben. Die Nummer kann im Office-Dokument als Feld dargestellt werden. Sie ist als Referenz auf den CRM-Datensatz immer aktuell und braucht nicht manuell gepflegt zu werden.

Vorgehensweise in Word

Je nach Ihrer verwendeten Word-Version können die im Folgenden aufgeführten Schritte abweichen. Sie kön­nen sich aber an den Basisinformationen orientieren.

  1. Öffnen Sie das Dokument in Word.
  2. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, wo die Dokumentnummer erscheinen soll.
  3. Wählen Sie das Menü "Einfügen" und suchen Sie nach "Feld einfügen" (in Office 2010 z. B. unter "Schnellbausteine" zu finden).
  4. Wählen Sie in den Kategorien die "Dokumentinformationen".
  5. Wählen Sie unter "Feldname" den Eintrag "DocProperty".
  6. In den "Feldeigenschaften" suchen Sie bitte PSADOCNUM und wählen es aus.
  7. Bestätigen Sie mit OK.

Im Dokument können Sie das Feld mit der CRM-Dokumentnummer nun beliebig formatieren.

Info

Admin: In der Variablen PSA_DOC_OPN_PRP kann definiert werden, welche Felder als Eigenschaften an das MS Office-Dokument übergeben werden. Voreingestellt sind Nummer, Version und Revision.

User-Properties eines Dokuments vom CRM löschen

Die Eigenschaften eines CRM-Dokuments sind durch die User-Properties mit dem CRM verbunden. Es kann erforderlich sein, diese Verbindung zu lösen, weil das Dokument beispielsweise defekt ist oder nicht richtig eingecheckt werden konnte.

Dafür gibt es das CRM-Office-AddIn "Entfernen", das als Button im CRM-Ribbon in Office ein­gebunden ist. Damit werden die User-Properties vom CRM in den Dokumenteigenschaften gelöscht, wodurch die Verbindung des Dokuments mit dem JustRelate CRM gelöst wird.