Eine Mappe ist eine individuelle oder gemeinsame Sammlung von Dokumenten des Personals im Vertrieb und anderen Bereichen und ist vergleichbar mit einer virtuellen Dokumentenmappe. Sie fasst Dokumente und Dateien zum Zweck der gemeinsamen Verwendung und Bearbeitung zusammen. Das können Dokumente und Dateien aus der Vorgangsverwaltung, Verwaltung der Produkte und Leistungen oder der Dokumentenverwaltung sein. Über das Menü Sales/Mappen können Sie das Formular Mappen öffnen, in dem sich alle Mappen mit den darin gesammelten Dokumenten verwalten lassen. So können Sie auf verschiedene Elemente zugreifen, die in dieser speziellen Zusammenstellung für einen Arbeitsgang notwendig sind. Jeder CRM-Benutzer kann Mappen frei anlegen und unter einem eindeutigen Namen speichern.
Die Elemente (Dokumente) in einer Mappe stellen nur Referenzen zu den jeweiligen Stammdatensätzen dar. Eine Mappe enthält also keine Kopie der gesammelten Elemente, sondern eine Sicht darauf. So gibt es im gesamten System nur ein Original und mehrere Referenzen darauf. Wird ein Dokument bearbeitet, so betrifft dies immer das Original in der Datenbank. Die Zugriffskontrolle basiert auf den Zugriffsrechten des Originals. Mappen ermöglichen somit immer eine zentrale, einheitliche Sicht auf alle aktuellen Dokumente. Ein Dokument kann gleichzeitig in mehreren Arbeitsmappen enthalten (referenziert) sein.
Vorhandene Dokumente lassen nur über die Beziehung im Formular Mappe zuordnen, und neue Dokumente können über die Mappe direkt im Stamm der Dokumentenverwaltung angelegt und übernommen werden. Dokumente in einer Mappe können entweder direkt bearbeitet oder über die Dokumentenverwaltung als Vorlage oder in ihrer Struktur modifiziert werden. Wird ein Dokument aus einer Mappe gelöscht, wird nur die Referenz, nicht das Dokument gelöscht.