Dokumentversion

Hat ein Dokument den Status Freigegeben, kann es nicht mehr bearbeitet werden, da es publiziert wurde. Ebenso kann das Dokument eines anderen Mitarbeiters nicht einfach geändert werden. Soll ein Dokument dennoch nachträglich geändert werden, bedarf es einer neuen Version, die wieder den Status in Entwicklung hat.

Beim Duplizieren von Dokumenten geht das System zunächst davon aus, dass eine neue Version des Quelldokuments angelegt werden soll, und fragt daher "Neue Version anlegen?". Bei Ja wird eine neue Version erstellt, die Nummer des Dokuments bleibt gleich und die Version erhöht sich um 1. Wenn Nein, dann wird ein neues Dokument mit neuer Dokumentnummer angelegt, und die Versions- sowie die Revisionsnummer lautet wieder 0.

Dokumentnummern zusammen mit Versions- und Revisionsnummern machen Dokumente eindeutig. Die Kombination dieser drei Werte wird stets auf Eindeutigkeit geprüft.

Es ist möglich, eine neue Version ohne ein eingechecktes Dokument und ohne Dokumentstruktur und mit derselben Dokumentnummer anzulegen. Lehnt man eine neue Version ab, wird der aktuelle Datensatz ohne einge­checktes Dokument und ohne Dokumentstruktur mit neuer Dokumentnummer angelegt. Die Version des neuen Datensatzes ist lautet 1, die Revision 0.

Um auch die Datei am Dokumentdatensatz zu behalten, können Sie die im folgenden Hin­weis genannte Variable entsprechend einstellen. Damit sind Sie nicht gezwungen, ein Dokument mit Struktur zu kopieren, um die Datei zu behalten.

In der Dokumentverwaltung bedeutet Duplizieren mit Struktur, ein Dokument mit Unterdokumenten (Kindern) und nicht mit der gesamten Datensatzstruktur zu duplizieren. Die Datei des Dokumentdatensatzes wird mit in die neue Version übernommen, Oberdokumente behalten ihre Unterdokumente. Auch Beziehungen zu Mappen und die Verwendung werden kopiert.

Lehnt man eine neue Version ab, wird der aktuelle Datensatz mit seiner Datei ohne Dokumentstruktur und mit geänderter Dokumentnummer angelegt.

Die Revision gibt die Bearbeitungen einer Version wieder. Revisionen werden immer in Kombination mit der Versionsnummer verwaltet (Version 2. Revision 4 = V. 2.4). Mit Hilfe der Revisionsnum­mer können kleinere Änderungen einer Version verwaltet werden. Die Revisionsnummer bildet mit der Dokumentnummer und der Versionsnummer den eindeutigen Schlüssel des Dokuments. Versionsänderungen hinter dem Punkt (z.B. 1.2, 1.3) zeigen kleinere Änderungen an, Versionsänderungen vor dem Punkt (z.B. 2.x, 3.x) größere Überarbeitungen. Das Feld Rev (Revision) kann maximal zehn Zeichen beinhalten. Anhand der Dokumentrevision (sofern sie gepflegt wird) können Sie immer leicht verfolgen, ob Ihre Version des Dokuments noch aktuell ist.

Ob und wie Änderungen im Dokument selbst gekennzeichnet werden, ist dem Autor überlassen.

Im Reiter Versionen wird die Historie aller bisherigen Dokumentversionen angezeigt. Dort sind alle Ver­sionen eines Dokuments auf einen Blick nachvollziehbar, d.h. ohne sie erst suchen zu müssen.