Durch die komfortablen Möglichkeiten, Dokumentdatensätze im JustRelate CRM zu erstellen, sind die entsprechenden Dateien in der CRM-Datenbank nicht mit lokalen Dateien auf dem Anwendersystem verknüpft und auch nicht auf sonstige Weise referenziert. Sollen Dokumente bearbeitet oder aktualisiert werden, so kann dies direkt in der Datenbank geschehen, also ohne das Dokument lokal zu pflegen. Damit wird doppelter Pflegeaufwand vermieden, und die jüngsten Änderungen sind immer in der Datenbank nachvollziehbar. Jedes lokal aktualisierte Dokument sollte stets wieder in die CRM-Datenbank eingecheckt werden, um den Dokumentdatensatz so aktuell wie möglich zu halten. Die Dokumentstatus und die Versionsverwaltung im JustRelate CRM unterstützen Sie dabei, unterschiedliche Stände eines Dokuments zu verwalten.
Lokale Dokumente
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass alle Arten von Dokumenten (Dateien), die im JustRelate CRM verwaltet werden, ausschließlich in der CRM-Datenbank abgelegt sind.
Dokumente im JustRelate CRM sind immer eigenständige Dateien in der Datenbank, die nicht mit Dokumenten und Dateien auf Ihrem lokalen System in Verbindung stehen.
Die Dokumentenverwaltung ist jedoch die Basis für Kopplungen mit Dokumenten-Erzeugungssystemen, denn die in den externen Systemen erzeugten Dokumente werden mit dem JustRelate CRM verwaltet. Sind die entsprechenden Erzeugersysteme auf dem Anwendersystem vorhanden (z.B. Microsoft Office, Adobe Illustrator oder AutoCAD), können die Dateien direkt aus der Datenbank in der entsprechenden Applikation geöffnet und in die Datenbank zurückgespeichert werden.
Dokumente werden grundsätzlich in der Datenbank verwaltet.
Siehe auch: Dokumente ansehen und bearbeiten