Dokumentreferenz - Verwendungen

Dokumente können innerhalb des Systems untereinander und an verschiedensten Objekten referenziert sein. Immer wenn Sie ein Dokument in einer Dokumentenbeziehung zuordnen, ist es referenziert, wird also "verwendet". Darüber hinaus können Dokumente untereinander strukturiert sein.

Im Reiter Verwendung zeigt das CRM die Verwendung der Dokumente in anderen Objekten (Aktivitä­ten, Kontakte, Vertrieb, Marketing und Produkte) an. Sie sehen im Kontext Alle eine Gesamtübersicht der Beziehungen, in denen das aktuelle Dokument Verwendung findet (Aktivitäten, Kontakte, Vertrieb, Marketing, Produkte usw.). Sie können Sie diese Beziehungen mit einem Klick öffnen.

Über das Dialogmenü Kontext lassen sich Dokumente in verschiedenen Kontexten anzeigen. Nach der Kontext-Aus­wahl wird die entsprechende Liste der Verwendungen angezeigt. Alle zeigt die allgemeine Ver­wendungsliste mit der Möglichkeit, die Dokumentstruktur aufzulösen. Je nach Auswahl des Kontexts können die Optionen zur Verfeinerung der Ansicht variieren.

Bei Dokumenten stehen alle Funktionen zum Erstellen von Aktivitäten zur Verfügung. So kann z.B. sofort eine Aufgabe zur Überarbeitung eines Dokuments erstellt und delegiert werden. Die Aktivitäten zu einem Dokument werden im Reiter Verwendung abgelegt.

Dokumente, die als Anlagen von Aktivitäten verwendet werden, unterliegen speziellen Prüfme­chanismen. Insbesondere beim Versionieren (Statuswechsel freigegebener Dokumente oder Kopieren verwendeter Dokumente) wird die Verwendung in Aktivitäten geprüft.

• Ist ein Dokument ein Anhang nicht abgeschlossener Korrespondenzen (E-Mail, Brief), so wird diese Verwendung nicht auf eine Dokumentkopie übertragen. Damit wird verhindert, dass z.B. in einer vorbereiteten und noch nicht versendeten Mail mit Anhang automatisch ein zweiter Anhang ent­steht, falls ein Mitarbeiter vor dem Versand dieser Mail eine neue Version des angehängten Doku­ments erzeugt.
• Ist ein Dokument eine Anlage abgeschlossener Aufgaben, Termine usw., so wird diese Verwendung ebenfalls nicht auf eine Dokumentkopie übertragen. Abgeschlossene Aufgaben benötigen keine neue Version eines Dokuments.