Dokumentensicht auf Kontakte, Vorgänge, Projekte und Anlagen

In den meisten Formularen finden Sie den Reiter Dokumente. Er entält eine Liste, in der Datensätze aus der Dokumentenverwaltung in Beziehung zu dem im Formular angezeigten Datensatz gesetzt werden. Überall, wo es diese Zuordnungen gibt, kann ein Dokument direkt aus dieser Beziehung geöffnet, angezeigt, bearbeitet oder abgeleitet werden. Um die Funktionen in der Funktionsleiste zu aktivieren, muss das betreffende Dokument in der Liste markiert wer­den.

Baumdarstellung

Bei jeder Dokumentbeziehung finden Sie ein Menü Liste/Baum, mit dem die Listenansicht in eine Baum­ansicht umgeschaltet werden kann. So können Sie zum Beispiel unkompliziert Dokumentstrukturen einsehen. Markieren Sie das Icon eines Dokuments oder eines Ordners im Dokumentbaum, dann stehen auf der rechten Seite des Reiters die Metadaten dieses Dokuments oder Ordners zur Verfügung.

Hinweis:  In der Baumdarstellung wird nur die Dokumentstruktur in der Normalansicht angezeigt, es sind jedoch keine Dokumente wie Projekt-Dokumente oder Aktivitäten-Anlagen zu sehen. Diese können Sie in der Listendarstel­lung mit der entsprechenden Ansicht anzeigen lassen.

Für die Anzeige der Dokumente in der Liste entsprechend einer speziellen Sicht gibt es im Reiter Dokumente das Dialogmenü Ansicht. Sie können die Sicht auf Dokumente, die Sie an Projektmappen, Kontakten und Vertriebsvorgängen zugeordnet haben, auswählen.

Ansicht 1

  • Mit Projekten: Dokumente aller verknüpften Vorgänge
  • Ohne Projekte: Nur die Dokumente des aktuellen Kontakts
  • Unternehmen zeigt Dokumente, die dem Unternehmen im Kopf direkt zugeordnet sind
  • Unternehmen, Projekte zeigt Dokumente, die dem Unternehmen im Kopf und in seinen Vorgängen direkt zugeordnet sind
  • Konzern zeigt Dokumente, die dem Unternehmen (Konzern) im Kopf und weiteren Subunternehmen in der Unternehmensstruktur (Töchter, Abteilungen) sowie den Mitarbeitern all dieser Unternehmen zugeordnet sind
  • Konzern, Projekte zeigt Dokumente, die dem Unternehmen (Konzern) im Kopf und weiteren Subunternehmen in der Unternehmens­struktur (Töchter, Abteilungen) sowie den Mitarbeitern all dieser Unternehmen direkt zugeordnet sind und zusätzlich die Dokumente, die den Vorgängen des Unternehmens (Konzern) im Kopf zugeordnet sind. Dokumente, die den Vor­gängen von Subunternehmen zugeordnet sind, werden nicht dargestellt

Ansicht 2

  • Mit Anlagen: Dokumentanlagen der Aktivitäten des Vorgangs und der Aktivitäten aller verknüpften Vorgänge
  • Ohne Anlagen: Nur die Dokumente des aktuellen Vorgangs bzw. der zugeordneten Vorgänge

Hinweis: Im Dokumentreiter der Kontakte- oder der Vorgangsverwaltung kann kein Dokument zugeord­net werden, wenn der Anwender keine Zugriffsrechte hat oder die Ansicht Mit Anlagen aktiv ist. In diesem Fall ist der Button Dokumente auswählen... inaktiv (grau). Versucht man, ein Dokument zuzuordnen oder ein Dokument per Drag-and-Drop in diese Ansicht zu ziehen, weist eine Fehlermeldung darauf hin: "In die­ser Ansicht ist nur der lesende Zugriff erlaubt."

Sind Dokumente in der Unternehmensstruktur mehrfach zugeordnet, werden diese in der Dokument­liste nur einmal gezeigt.

Auflösung

Auflösung Aus: zeigt alle Dokumente entsprechend der Auswahl im Dialogmenü Ansicht (zeigt die Ordner/Dokumente der ersten Ebene)
Auflösung An: zeigt zusätzlich die Unterdokumente der durch die Auswahl im Dialogmenü Ansicht bestimmten Dokumente (zeigt alle Dokumente der Struktur).

Die Auflösung bietet sich insbesondere auch an, wenn Sie über die Ordnerstrukturen hinweg in einer Liste Dokumente suchen. Lösen Sie alle Strukturen auf (An), so können Sie Dokumente direkt in der Liste suchen.

Hinweis: In Dokumentunterlisten können Dokumentzuordnungen (Drag-and-Drop, Dokument auswäh­len) nur in der Ansichtskombination "Unternehmen", "Ohne Anlagen" und "Auflösung Aus" vorgenom­men werden.