Ein Dokument erstellen

  1. Erstellen Sie ein Dokument in der bevorzugten Standardapplikation und speichern Sie es, so dass es schnell gefunden werden kann.
  2. Wählen Sie das Menü Sales/Dokumente.
  3. Klicken Sie den Standardbefehl Einfügen (für neuen Datensatz).
  4. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
  5. Eine Nummer wird im JustRelate CRM automatisch vergeben.
  6. Wählen Sie eine Dokument-Art als Information für die spätere Suche oder Sortierung.
  7. Klicken Sie den Button Datei und wählen Sie das auf Ihrem System soeben erstellte Dokument zum Ein­checken aus.
  8. Legen Sie ggf. die Gültigkeit des Dokumentes fest (wichtig für die Verfügbarkeit).
  9. Prüfen Sie, ob der Autor gesondert eingepflegt werden muss.
  10. Das Erzeugungsdatum und der Status sind automatisch gesetzt.
  11. Bei neuen Dokumenten sind Version und Revision automatisch eingetragen.
  12. Wichtig: Im Feld Sprache können Sie die Sprache angeben, in der der Inhalt des Dokuments vor­liegt. Die Voreinstellung ist immer die Benutzersprache. Setzen Sie, falls erforderlich, die Sprachbe­zeichnung entsprechend um.
  13. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar für das Dokument ein.
Attention

Achtung: Beachten Sie beim Festlegen der Gültigkeit, dass nur gültige Dokumente ("Datum bis ..." muss größer als oder gleich dem aktuellen Datum sein) in den Auswahldialogen an den Beziehungsobjekten sichtbar sind. Es sind nur Werte vom 1.1.1970 bis zum 31.12.2069 möglich.

Gültigkeitsdatum von Administratoren änderbar

Info

Admin: Das Gültigkeitsdatum (von/bis) eines Dokuments wird automatisch bei Freigabe gesetzt. Der Gültigkeitszeitraum freigegebener Dokumente kann im Nachhinein von CRM-, PiSA Cubes- und Doku­ment-Administratoren geändert werden. Dasselbe gilt auch für Vorlagen.

Hinweis: Ein Nicht-Administrator sollte das Gültigkeitsdatum (z.B. in der Zukunft liegend) eines Doku­ments vor der Freigabe setzen. In diesem Fall wird das Datum nicht dadurch beeinflusst, dass der Status auf "Freigegeben" gesetzt wird.

Einem Dokumentdatensatz ein neues oder anderes Dokument zuordnen

  1. Klicken Sie den Button Datei oder die Funktion Einchecken.
  2. Wählen Sie im Dateiauswahldialog die einzucheckende Datei.
  3. Klicken Sie Öffnen, um die Datei einzuchecken und Speichern Sie den Datensatz!
Attention

Achtung: Eine vorhandene Datei mit demselben Namen wird nach Bestätigung überschrieben.

Dateigröße

Insbesondere Dokumente mit umfangreichem Bildmaterial können eine beträchtliche Dateigröße errei­chen und so die Kapazität der Datenbank belasten. Im Vergleich dazu kann die Dateigröße eines Word­-Dokuments um über 70 % reduziert werden, wenn es als ZIP gepackt wird.

Das JustRelate CRM komprimiert eine Datei automatisch, wenn Sie das Häkchen im Feld ZIP neben der Datei akti­vieren. Es wird nur in der Datenbank gepackt. Wenn Sie das Dokument auschecken, wird es nicht komprimiert, sondern in seiner normalen Dateigröße lokal abgelegt.

Dateiname

Beim Ändern des Betreffs eines Dokumentdatensatzes ändert sich automatisch auch der Dateiname der eingecheckten Datei. Ein Datenbankautomatismus erzwingt, dass die Namen übereinstimmen. Der Inhalt der Datei ist jedoch stets mit dem der eingecheckten Datei identisch. Wenn Sie z.B. mit einer lokalen Datei per Drag-and-Drop einen neuen Dokumentdatensatz generieren, stimmt der Betreff mit dem Dateinamen überein.

Reiter Struktur

Über den Reiter Struktur können Sie einem sog. Oberdokument (bspw. einer 3D-Zeichnung) ein Unterdokument zuordnen (z.B. eine 2D-Skizze). Strukturelemente, aus denen das Hauptdokument besteht, sind alle Dateien, die Bestandteil eines Dokuments sein sollen. Ein typisches Struktur­dokument ist ein Anschreiben mit angehängtem Angebot und Leistungsspezifikation. Aber auch alle anhängenden Daten und Dokumente werden hier eingepflegt oder einem Hauptdokument untergeordnet.

Die Option Auflösung An zeigt die Ordner und Dokumente der ersten Ebene, Aus zeigt alle Dokumente der Struktur.

Im Reiter Struktur können sie über das Menü Liste/Baum zwischen Listenansicht und Baumansicht umschalten. In der Baumansicht können Sie weitere Strukturen der Doku­mente und Ordner verwalten und strukturieren. In der Baumansicht stellt der Button Auflösung alle Strukturebenen gleichzeitig dar.

Siehe auch: Dokumentstrukturen

Oberdokumente

Zeigt die Dokumente, die in der Struktur über dem aktuell im Formular angezeigten Dokument stehen.

Reiter Versionen

Liste, die alle bisherigen und die aktuelle Dokumentversion anzeigt.

Reiter Mappen

Zeigt, in welchen Mappen das aktuelle Dokument referenziert ist.

Reiter Verwendung