Die Dokumentenverwaltung betrifft bestehende Dokumente und Dateien, die als Datensätze in der Datenbank abgelegt werden. Als Anwender legen Sie zunächst Datensätze im JustRelate CRM an und checken die entsprechenden Dokumente vom lokalen System in die Datenbank ein. Alle im JustRelate CRM automatisch erstellten Dokumente (Berichte, Datenblätter usw.) werden zunächst temporär lokal generiert und automatisch als Dokumentdatensätze eingecheckt.
In der Dokumentenverwaltung stehen sämtliche Funktionen zur Verfügung, die Sie benötigen, um Dokumente zu erfassen, zu verwalten und zu bearbeiten. Zusätzlich gibt es Funktionen zum Aus- und Einchecken sowie zum Löschen von Dokumenten in der Datenbank.
Ausgewählte Dokumente und Unterlagen sollten in Mappen gesammelt und von dort aus direkt über die Dokumentenverwaltung verwaltet werden.
Im Formular Dokumente können Sie alle Datensätze mit den angehängten Dokumenten oder Dateien verwalten. Eine Übersicht aller vorhandenen Dokumente erhalten Sie in der Übersichtsliste des Formulars. Hier können Sie z.B. nach Betreff, Art, Datei, Autor, Status und Sprache suchen und sortieren. Über spezielle Formularfunktionen können Sie Dokumente einpflegen, neue erstellen und vorhandene bearbeiten. Je nach Verwendung eines Dokuments ändert sich dessen Status. Zusätzlich wird der Status durch den Anwender beeinflusst.
Ein Dokumentdatensatz ist immer mit einem Dokument oder einer Datei verbunden. Da der Anwender, der den Dokumentdatensatz angelegt hat, nicht mit dem Autor des Dokuments identisch sein muss, können Sie letzteren separat angeben.
