Projektmappen in Vertrieb und Marketing

Im JustRelate CRM werden die Prozesse im Marketing und Vertrieb, in der Projekt- und Auftragsabwicklung sowie im Service kon­sequent unter dem Dach des Projekts verknüpft. Ein Projekt hält Daten und Aktionen in Marketing, Vertrieb und Service zusammen.

Kampagnen sind Projektmappen des Typs Marketingkampagne. Eine Kampagnenstruktur im CRM-Standard ist die Grundlage für die Budgetplanung im Marketing. Im Marketing werden dem Gesamtbudget geplante Kampagnen mit ihren untergeordneten Aktionen (Telemarketing, Veran­staltung usw.) sowie Kosten und Kostenabweichungen zum Zwecke der Planung zugeordnet.

Alle zu einem Objekt oder einem Projekt gehörenden Informationen werden in einer zentralen virtuellen Projektmappe organisiert. Das komplexe Beziehungsgeflecht wird übersichtlich am einzelnen Objekt oder Projekt dargestellt. Alle zugeordneten Angebote, Aufträge und Marketingvorgänge einschließlich der Kontakte und Aktivitäten zu Vorgängen oder Objekten, wie Aufgaben, Termine, Korrespondenzen, Doku­mente usw., sind automatisch mit allen Prozessbeteiligten verknüpft. Die Informationen können in der Projektmappe zentral organisiert und auch individuell verfolgt und bearbeitet werden.

Die Projektmappe ermöglicht es, alle Informationen des Vertriebs und des Marketings zu einem Projekt zu sammeln, einschließlich der zugeordneten Vorgänge (Chancen, Angebote, Aufträge, Marketingpro­jekte). Hier finden Sie neben dem Projektnamen auch alle Informationen zu Kontakten, Aktivitäten, Dokumenten, Mitbewerbern und Adressen zu diesem Projekt.

In einer Projektmappe können Sie Daten für die Umsatzplanung sowie für die Terminplanung manuell angeben. Als übergreifendes Objekt stellt eine Projektmappe weitere Felder und Reiter bereit.

Projektmappen werden nach ihrem Typ unterschieden. Der Typ unterstützt die Kategorisierung und Übersicht (Vertriebsvorgänge, Entwicklungsprojekte, Vermarktungsprojekte, etc.). Jeder Subtyp verfügt über eigene Projektmappen-Status.

Das Stichwort ist Bestandteil des Angebotsdatensatzes und wird für die Angebotserstellung verwendet. Am Angebot kann die Projektmappe ausgewählt werden, wodurch es für mehrere Projekte verwendet werden kann.

Über die Status wird der Fortschritt und damit die Umsatzwahrscheinlichkeit gekennzeichnet.

Ordnen Sie neben dem Kunden weitere Kontakte einem Projekt zu, und geben Sie einem Kontakt eine Rolle im Projekt. Das Dialogmenü Ansicht in der Liste kann die Sicht auf Kontakte filtern oder erweitern: Ohne Vorgänge, Mit Vorgängen.

Für das Controlling mehrstufiger Marketingoffensiven oder von Schulungsprojekten (Projektmappe mit mehreren Marketingvorgängen) wurden die Kontaktsichten im Kontaktreiter der Projektmappe erweitert.

Zusätzliche Ansichtsauswahlen: Mit Vertriebsvorgängen, Mit Marketingvorgängen, Mit Servicevor­gängen

In der Ansicht "Mit Marketingvorgängen" wird zusätzlich die Teilnehmerstatus-Spalte gezeigt. Dadurch können die Status einer Person in mehreren, i.d.R. aufeinander folgenden Marketingvorgän­gen eingesehen werden.

Erstellen und protokollieren Sie alle übergreifenden Aktivitäten des Projekts. Werden neue Aktivitäten aus der Funktionsleiste erstellt, beziehen sie sich hier immer auf die aktuelle Projektmappe. Aktivitäten zu den Vorgängen eines Projekts werden nur am Angebot usw. selbst erstellt. Das Dialogmenü Ansicht in der Liste kann die Sicht auf Aktivitäten filtern oder erweitern: Nur Projektmappe, Nur Vorgänge.

Ordnen Sie dem Projekt alle wichtigen Dokumente zu. Die Sicht auf Dokumente, die in zugeordneten Vertriebsvor­gängen enthalten sind, kann gewählt werden. Das Dialogmenü Ansicht in der Liste kann die Sicht auf Dokumente filtern oder erweitern: Ohne Projekte, mit Projekten.

Erfassen Sie Mitbewerber zum Projekt, werden über den Auswahldialog für Kontakte alle externen Kontakte bereitgestellt. Es gibt keine Separation nach Mitbewerbern. Wurden Kontakte als Mitbewerber deklariert, werden entsprechende Attribute hier übernommen.

Für einen Vorgang werden die unterschiedlichsten Adressen benötigt. Hier können diese unter den verschiedenen Typen (Postfachadresse, Hauptadresse, Lieferadresse usw.) erfasst werden. Diese Adressen brauchen nicht mit den Adressen des Kunden übereinzustimmen und können unabhängig von diesen angelegt und gepflegt werden.

Im Reiter Verfolgung (unter Allgemein) können Sie an jedem Datensatz dessen Ursprungs- und Nachfolgeda­tensatz verfolgen. Löschen Sie später einen Ursprungsdatensatz, wird lediglich die Zuordnung zu Ursprungs- und Nachfolgedatensätzen aufgehoben. Unmittelbare Nachfolgedatensätze verlieren in diesem Fall ihre übergeordnete Ebenen, nicht jedoch ihre eigenen untergeordnete Strukturen.

Mit dem Button zur Auswahl eines Ursprungsprojekts ist es möglich, ein Ursprungsprojekt unabhän­gig vom Vorgänger direkt durch den Erzeuger des überführten Vorgangs auszuwählen.

Eine Projektmappe kann weitere Projektmappen als Nachfolgeprojekte haben.

In den Reitern und Unterformularen an der Projektmappe kann die Ansicht von Datensätzen zu Über­sichtszwecken aufgelöst werden (Pull-down-Menüs in den Listen). Die Sicht der Zuordnungen der Aktivitä­ten am Projekt kann nach Aktivitäten der Projektmappe oder der integrierten Vorgänge oder Projekte aufgelöst werden. Somit kann die Sicht auf die Zuordnungen an den Reitern der Projektmappe für jede Liste individuell eingestellt werden.

Die Sicht z.B. an der Dokumentzuordnung kann gewechselt und kombiniert werden.

Der aktuellen Projektmappe können neue Objekte für Vertrieb, Marketing usw. über die jeweiligen Unterformulare zugeordnet werden. Hier können Sie bestehende Objekte zuordnen (… auswählen) oder neue Datensätze erstellen (Neue …).

In den jeweils referenzierten Datensätzen ist die zugeordnete Projektmappe referenziert (in der Regel unter Zusatzdaten). Ein Vorgang kann nur einer Projektmappe zugeordnet sein.

Die Zuordnung von Kunden zu einer Projektmappe sehen Sie auch am Kunden selbst, wenn Sie dort den Reiter Vertrieb öffnen und hier die Unterliste Projektmappe anzeigen.

In der Funktionsleiste stehen alle Funktionen für die Projektmappe zur Verfügung.

Die Aktivitäten beziehen sich hier nur auf die Projektmappe.

Siehe Grundlagen, Snapshot