Artikeltextbausteine

Bei der Zuordnung vorgangsspezifischer Positionen und Bedarfspositionen erfassen Sie alle Positionen des Lieferumfangs für den betreffenden Vertriebsvorgang. Für die technische Spezifikation des Lie­ferumfangs ist es erforderlich, die Produktinformationen zu allen Artikeln aus der Produktdatenbank in Textbausteinen zu erfassen oder artikelspezifische Informationen als Textbausteine aufzunehmen. Beim Erstellen einer technischen Spezifikation zum Angebot oder Auftrag werden alle Informationen aus den Text­bausteinen in die technische Spezifikation übernommen.

Beim Erfassen neutraler Produkte im Produktkatalog oder vorgangsspezifischer Produkte bei einem Ver­triebsvorgang wird automatisch bei jedem Datensatz eine Standardvorlage zum Erzeugen von Textbau­steinen bereitgestellt, die alle Attribute oder Variablen aus der Produktdatenbank enthält. Bei einem neutralen Artikel kann die Standardvorlage gegen eine andere Vorlage ausgetauscht werden, wenn es wei­tere Textbausteinvorlagen in der Datenbank gibt (den Button Vorlage gibt es nur im Administratorfor­mular).

Ebenso wird beim Anlegen von Produkt- oder Leistungsklassen im Produktkatalog eine Standard-Textbau­steinvorlage angelegt, die dann für alle Variantenausprägungen der Produktklasse verfügbar ist. Diese Textbausteinvorlagen werden i.d.R. artikelspezifisch bearbeitet und sind dann nur für den speziellen Artikel verwendbar. Alle so erzeugten artikelspezifischen Textbausteinvorlagen sind in der Vorlagenver­waltung abgelegt. Die Textbausteinvorlagen sind bei Artikeln im Unterformular Zusatzdaten zu finden. Von dort können sie bearbeitet, mehrsprachig kopiert und in der Vorlagenverwaltung geöffnet werden.

Alle Artikel sollten über eine Textbausteinvorlage verfügen. Dabei sollte es sich nicht um die Standard-Textbausteinvorlage handeln, sondern um eine artikelspezifische auf Basis der Standard-Textbausteinvorlage.

1. Unter der Voraussetzung, dass die Artikel über Textbausteinvorlagen mit Variablen verfügen, genügt es, beim Angebot oder Auftrag in der Funktionsleiste die Funktion Dokumentation/Technische Spezifika­tion/Textbaustein erzeugen aufzurufen. Damit werden für alle vorgangsspezifischen Artikel die Textbausteine der jeweiligen Sprache global erzeugt. Sind bereits Textbausteine vorhanden, müssen diese zuvor gelöscht werden.
2. Um Textbausteine für einzelne Lieferpositionen zu erzeugen, müssen diese in der Produktverwaltung geöffnet werden. Bei jedem Produktdatensatz stehen in der Funktionsleiste die Funktionen zum Erzeugen von Textbausteinen zur Verfügung. Hier können Sie die Textbausteine für die aktuelle Position erzeu­gen oder für die gesamte Struktur der Position gleich Alle erzeugen.
3. Bei einem Vertriebsvorgang finden Sie neben der Funktion zum Erzeugen von Textbausteinen auch Textbausteine löschen. Wenn nach An- oder Abwahl von Artikeln neu kalkuliert wird, müssen die Textbausteine global am Vorgang gelöscht und anschließend neu erzeugt werden.

Das JustRelate CRM kann mehrsprachige Angebote auf der Basis der bei einem neutralen Artikel hinterlegten Textbau­steinvorlagen generieren. Diese Vorlagen können in beliebigen Sprachen definiert werden und unterlie­gen einer Versions- und Statusverwaltung. Sie können mehrsprachig kopiert und je nach Kommunikationssprache verwendet werden. So kann z.B. bei einem Angebot zwischen "Kundensprache" und "Abwicklungssprache" unterschieden werden. Darüber hinaus werden sogenannte "16-Bit-Sprachen", wie Chinesisch, unterstützt.

Das JustRelate CRM unterstützt standardmäßig zwei Sprachen für die Angebotserstellung (z.B. Angebotssprache und Kundensprache). Dafür gibt es zwei Textbausteinfelder (Reiter) bei neutralen Produkten. Die Produkte sind ebenfalls mit den entsprechenden Textbausteinvorlagen verbunden.

1. Um mehrsprachige Textbausteine zu erzeugen, kopieren Sie beim neutralen Artikel unter Zusatzdaten eine vorhandene Textbausteinvorlage in eine zweite Sprache. Sie können nur eine Sprache auswählen, zu der es noch keine Vorlage gibt.
2. Die zweite Textbausteinvorlage muss in der Vorlagenverwaltung entsprechend der gewählten Spra­che überarbeitet (übersetzt) werden.
3. Wählen Sie bei dem jeweiligen Vertriebsvorgang (Angebot, Auftrag, ...) die zweite Sprache im Feld Sprache aus.

Wenn Sie nun beim Artikel oder Angebot die Textbausteine neu erzeugen, wird Textbaustein 1 mit Sprache 1 und Textbaustein 2 mit Sprache 2 erzeugt.

Textbausteine können fixen und variablen Text und auch Bilder enthalten. Variablen werden automatisch beim Erzeugen eines Textbausteins durch artikelspezifische Attribute (Produktdaten) aus der Produktdatenbank in Abhängigkeit von der gewählten Produktvariante ersetzt und vorgangsspezi­fisch in den Textbaustein eingetragen.

Dazu sind entsprechende Textbausteinvorlagen vorhanden, die automatisch beim Anlegen eines neutra­len Artikelstamms in der Produktdatenbank oder beim Anlegen eines vorgangsspezifischen Artikels diesem zugeordnet werden. Die Standard-Textbausteinvorlagen eines neutralen Produkts werden immer wiederverwendet, wenn der Artikel in einem Vorgang eingesetzt wird.

Textbausteine können aber auch ohne Variablen verwendet werden, um beispielsweise allgemeine Bemerkungen zu einem Produkt aufzunehmen. Zu diesem Zweck lassen sich Textbausteine zu einem Artikel mit dem integrierten RTF-Editor komfortabel bearbeiten. Für neutrale Textbausteine können ebenso individuelle Textbausteinvor­lagen bereitgestellt werden. Hierfür kann eine bereits für einen Artikel vorhandene Textbausteinvor­lage in der Vorlagenverwaltung kopiert und als eigene Textbausteinvorlage verwendet werden.

Individuelle Textbausteine können Sie erzeugen, indem Sie entweder eigene Textbausteinvorlagen in der Vorla­genverwaltung gestalten und bereitstellen oder die Textbausteine beim betreffenden Artikel überschreiben.

Bei einem vorgangsspezifischen Artikel finden Sie die Textbausteinvorlage unter Zusatzdaten. Markieren Sie den Datensatz, stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

Öffnet die Vorlage schreibgeschützt in der entsprechenden Applikation (Word).

Öffnet die Vorlage zum Schreiben in der entsprechenden Applikation (Word). Ist eine Standard-Text­bausteinvorlage vorhanden – sie wird beim Erfassen des Artikels automatisch angelegt –, so sollte daraus eine auf den Artikel zugeschnittene Kopie der Standard-Textbausteinvorlage erstellt werden.

Erstellt eine Kopie der Textbausteinvorlage, wobei eine weitere Sprache ausgewählt werden muss. Die neue Textbausteinvorlage muss in der Vorlagenverwaltung bearbeitet, d.h. übersetzt werden.

Textbausteine für vorgangsspezifische Artikel können Sie direkt am Vorgang bearbeiten.

1. Öffnen Sie die Konfigurationsliste des Vorgangs.
2. Markieren Sie die betreffende Position.
3. Klicken Sie in der Funktionsleiste die Funktion Textbaustein bearbeiten.
4. Passen Sie den Textbaustein an und schließen Sie die Textverarbeitung.