Für die allgemeinen Daten und die Zusatzdaten in Formularen für Vertriebsvorgänge werden in der Regel stets die gleichen Felder verwendet. Abhängig von Geschäftschance, Angebot und Auftrag werden zusätzliche Felder und Reiter verwendet, die für Terminplanung, Umsatzplanung oder Kalkulation benötigt werden.
Vertriebsvorgang anlegen
Neue Vertriebsvorgänge
Üblicherweise werden Vertriebsvorgänge im Kontext des Kunden angelegt, wobei alle Kundendaten übernommen werden.
In der Projektmappe können neue Vertriebsvorgänge im Unterformular Vertrieb angelegt werden. Man kann auch bereits vorhandene Vertriebsvorgänge der aktuellen Projektmappe zuordnen. In den Vertriebsvorgängen selbst kann die jeweilige Projektmappe im Unterformular Zusatzdaten zugeordnet werden. Ein Vorgang kann mehreren Projektmappen zugeordnet sein.
Einen Vertriebsvorgang sollten Sie also sinnvollerweise direkt am Kunden anlegen, damit alle vorgangsspezifischen Daten wie Kundenrabatt, Sprache, Zahlungs- und Lieferbedingungen usw. aus dem Kundenstamm in das Angebot oder die Geschäftschance übernommen werden.
Wird ein Vertriebsvorgang angelegt, übernimmt das System aus dem Kundenstamm folgende Informationen:
- Kommunikationssprache
- Zahlungsbedingungen
- Lieferbedingungen
- Kundenrabatt
Hinweis: Die Daten werden beim erstmaligen Zuordnen zum Kunden automatisch übernommen und sollten dann nur noch vorgangsspezifisch geändert werden.
- Öffnen Sie den betreffenden Kundendatensatz.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste Vertrieb und wählen Sie im Untermenü den gewünschten Vorgang.
- Ergänzen Sie im Formular die vom Kunden übernommenen Daten um relevante vorgangsspezifische Daten und Speichern Sie.
- Qualifizieren Sie den Datensatz weiter.
Hinweis: Da Sie für die einzelnen Arten von Vertriebsvorgängen jeweils ein eigenes Formular öffnen, listen wir hier ausgewählte Felder aus allen Formularen für einen schnellen Überblick auf. Die Verfügbarkeit einiger Felder hängt von der installierten Version der Software und dem Rechteprofil des Anwenders ab. Beachten Sie dabei, dass das jeweilige Vertriebsformular mindestens über die Bereiche Allgemein und Zusatzdaten verfügen kann.
Im Bereich Allgemein, Reiter Stammdaten, sind die wichtigsten Felder zusammengefasst, die zum Teil auch aus den Kundendaten übernommen werden.
Das Formular enthält Bereiche für die Umsatzplanung, die Nettoberechnung und Umsatzwahrscheinlichkeit sowie die Terminplanung und die allgemeinen Angebotsdaten aus der Kundenbeziehung.
Feld | Bedeutung | Bemerkung |
|---|---|---|
Stichwort | Bezeichnung, die den Datensatz im gesamten CRM identifiziert | Beliebige Eingabe. |
Kunde | Name des Kunden | Klicken Sie den Button Kunde zur Herstellung von Beziehungen. |
Nummer | Projektnummer | Die Projektnummer muss eindeutig sein! |
Status | Der Status ist automatisch gesetzt und kann nach dem Speichern gewechselt werden. | |
kfm. Bearbeiter | Interne Mitarbeiter oder Team, die den Vorgang oder den Vertriebsvorgang kaufmännisch betreuen | Der eingeloggte Anwender ist standardmäßig vorgegeben. |
Vertriebspartner | Vertriebspartner | Wählen Sie einen Kontakt. |
techn. Bearbeiter | Mitarbeiter, der den Vorgang oder den Vorgang technisch betreut | Beim Anlegen eines Vorgangs am Unternehmen wird ein mit der Rolle "Technischer Bearbeiter" eingesetzter interner Mitarbeiter automatisch übernommen. |
Forecast | Auftragseingangsvorhersage | Verwenden Sie das Feld, falls Sie den Vertriebsvorgang in Ihren Forecast (Vertriebspipeline) übernehmen möchten. |
Kundenbudget | Verfügbares Budget beim Kunden | Geben Sie einen Dezimalwert ein. |
Erw. Umsatz ohne Rabatt (€) | Erwarteter Umsatz ohne Rabatt | An der Geschäftschance und am Angebot: Geben Sie einen Dezimalwert ein. |
Auftragswert ohne Rabatt | Erwarteter Auftragswert ohne Rabatt (abgeleitet vom erwarteten Umsatz) | Am Auftrag: Geben Sie einen Dezimalwert ein. |
Kundenrabatt | Kundenrabatt für Auftrag (Abzug vom erwarteten Umsatz ohne Rabatt) | Geben Sie einen Prozentwert oder einen absoluten Wert ein. |
Erw. Umsatz (€) | Umsatzerwartung für die Umsatzplanung (erwarteter Umsatz abzgl. Rabatt) | Schließt Nettoberechnung und gewichtete Berechnung ein. Dieser Wert geht bei der Berechnung in den Forecast ein. |
Nettoberechnung (€) | Nettoumsatz abzgl. Provision | enthaltene Provision in % |
Gew. Berechnung | Berechnung des Umsatzes gewichtet automatisch aus dem Vorgangsstatus oder manuell unabhängig vom Status | Geben Sie einen prozentualen Wert ein. (Wenn Flag manuell deaktiviert ist, wird die Wahrscheinlichkeit wieder entsprechend dem Status gesetzt.) |
Flag: Manuell | Manuelle Eingabe der Wahrscheinlichkeiten setzen (y/n) | Hacken Sie die Checkbox an, wenn Sie die prozentualen Werte selber angeben möchten. |
Siehe auch: Go und Get am Vorgang | ||
Sprache 1 | Kundensprache | Wird durch Sitz des Kunden (Land) vorbelegt, oder wählen Sie ggf. eine Sprache aus. |
Sprache 2 | Abwicklungssprache | Wählen Sie eine Sprache aus. |
Auftragseingangswert | Wert des Auftrags | Auftrag |
Fortschritt | Fortschritt des Auftrags in % | Auftrag: Geben Sie einen prozentualen Wert ein. |
Kundenzeichen | Signatur | Unterformular Zusatzdaten |
Lieferbedingungen | Notiz | Unterformular Zusatzdaten |
Zahlungsbedingungen | Zahlungsmodalitäten | Unterformular Zusatzdaten |
Bindungsfrist | Zeitraum | Unterformular Zusatzdaten, Kalenderelement |
Bestätigung | Termin der Bestätigung | Auftrag, Unterformular Zusatzdaten, Kalenderelement |
Kundenreaktion bis | Zeitraum |
|
Lieferdatum | Termin der Lieferung | Unterformular Zusatzdaten, Kalenderelement |
Quelle | Ursprung, Ausgangspunkt | Unterformular Zusatzdaten, freie Eingabe |
Kundenbestellnummer | Bestellnummer beim Kunden | Auftrag: Unterformular Zusatzdaten, freie Eingabe |
Kalkulationsstatus | Kalkulationsstatus für vorgangsspezifische Produkte oder Leistungen: C = kalkuliert; P = personelle Kosten; *= kein Preis vorhanden | Reiter Produkte/Leistungen. Der Kalkulationsstatus kann in vorgangsspezifischen Stücklisten von P wieder auf C zurückgesetzt werden (Funktion Personelle Kosten zurücksetzen) |
Adressen
Für einen Vorgang werden die unterschiedlichsten Adressen benötigt. Sie können im Unterformular Zusatzdaten unter den verschiedenen Typen (Postfachadresse, Hauptadresse, Lieferantenadresse usw.) erfasst werden. Diese Adressen müssen nicht zwingend mit den Adressen des Kunden übereinstimmen und können unabhängig davon erfasst werden.
Kalkulation (Reiter in Angebote, Aufträge)
Die Felder beziehen sich im Allgemeinen auf die Preisfelder an verbauten vorgangsspezifischen Produkten. Um neu zu kalkulieren, öffnen Sie ein vorgangsspezifisches Produkt an der Beziehung im Reiter Produkte/Leistungen und ändern dort die Preise. Bei Klick auf Speichern wird automatisch kalkuliert. Sollte dies nicht immer der Fall sein, verwenden Sie bitte die Funktion Kalkulieren in der Funktionsleiste.
Feld | Bedeutung | Bemerkung |
|---|---|---|
Fertigungskosten | Fertigungskosten aus dem Produktkatalog | Summe der Fertigungskosten aus Menge |
Materialkosten | Materialkosten aus dem Produktkatalog | Summe der Materialkosten aus Menge |
Flag: Kalkuliere Vorgangsumsatz | Steuert, ob die Verkaufspreise aus dem Reiter Kalkulation nach einer Kalkulation in den erwarteten Umsatz bzw. Auftragseingangs-Wert übernommen werden. | y= automatische Übernahme des Verkaufspreises bei Kalkulation Der manuell eingegebene erw. Umsatz wird durch den Vorgangsumsatz überschrieben, der manuelle Wert ist dann nicht mehr verfügbar und muss neu eingegeben werden. |
Nettoherstellkosten | Herstellkosten ohne Zuschläge | Summe Fertigungskosten + Materialkosten aus Produktkatalog |
Herstellkosten | Herstellkosten mit Zuschlägen | Summe Fertigungskosten + Materialkosten inkl. Zuschläge aus Produktkatalog |
Verkaufspreis | Summe aller Listenpreise der Produkte/Leistungen, die dieser Kalkulationsgruppe zugeordnet sind | aus Kalkulationsgruppe |
Projektpreis | Verkaufspreis aller Produktgruppen des Vorgangs (Auswahl der Währung neben dem Projektpreis) | aus Kalkulationsgruppe (Reiter Kalkulation, Feld Projektpreis in ...) |
Flag: aktuell | Vorgang/Projekt ist aktuell kalkuliert | informativ |
DB | Deckungsbeitrag (DB), der den prozentualen Gewinn vom Verkaufspreis ausweist | aus Kalkulationsgruppe |
Admin: Ihr Administrator oder Customizer kann verschiedene Auswahleinträge Ihren Anforderungen entsprechend anpassen.