Budgetplanung im Marketing

Das Budget-Objekt kann Sie bei der Kostenplanung beim Vergleichen des Budgets mit den Plankosten und bei Abweichungen von den Istkosten unterstützen.

Kampagnen und Marketingvorgänge verfügen über ein eigenes Budget und eine eigene Kostenverwaltung und können auch unabhängig von einem Budget-Objekt abgerechnet werden. Erst wenn sie einem Bud­get zugeordnet sind, werden deren Kosten mit den Kosten des Budgets berechnet und verglichen.

Das Budget (Gesamtbudget) ist das Top-Objekt, dem geplante Kampagnen mit Budget, Kosten und Kos­tenabweichungen oder über die Kampagnen dann auch Vorgänge oder Aktionen zugeordnet werden.

Ein Budget kann als führendes Budget "aktiv" gesetzt werden (nicht zu verwechseln mit einem Status). Dieses wird dann z.B. beim Anlegen eines Kostensatzes beim Vorgang bzw. bei der Kampagne automa­tisch eingetragen. Damit ist sichergestellt, dass nicht alle "alten" Budgets vergangener Jahre aufgelistet werden.

Mit objektbezogenen Aktivitäten können Sie das Budget verwalten.

Kampagnen sind nicht zwangsläufig einem Budget-Objekt zugeordnet. Eine Kampagne ist ein übergeordne­tes Planungselement (Projektmappe) mit zugeordneten Marketingvorgängen und verfügt über ein eige­nes Budget und eigene Plan- und Istkosten. Somit können Sie an der Kampagne unabhängig von Marketingaktionen oder -vorgängen geplante und tatsächliche, nicht aktionsbezogene Kostenarten erfassen.

• Plan- und Istkosten der zugeordneten Aktionen sowie auch die Plan- und Istkosten der Kampagne werden auf­summiert.
• Die Abweichung der Plankosten und Istkosten vom Budget werden berechnet.

Wenn die geplanten Kampagnen einem Budget-Objekt (Gesamtbudget) zugeordnet werden, dann sind an den Zuordnungen Budget, Kosten und Kostenabweichungen ausgewiesen. Die Kosten der einzelnen Kampagnen werden aufsummiert, sodass sie mit dem vorhandenen Gesamtbudget verglichen werden können. Über den Button Budgets in der Kampagne (Reiter Allgemein, rechts neben dem Kampagnenbud­get) können Sie die Budgets der Kampagne zuordnen.

Das Feld Budget in der Kampagnen-Unterliste eines Budget-Objekts ist beschreibbar. Dadurch wird die Aufteilung des Budgets an den Kampagnen unterstützt, ohne letztere erst öffnen zu müs­sen.

Für jahresübergreifende Kam­pagnen ermöglicht es die n:m-Verknüpfung von Budget-Objekt und Kampagne, eine Kampagne mehreren Budget-Objekten zuzuordnen (z.B. der Planung 2016 und 2017). Die Budget-Zuordnung kann also auch an der Kampagne vorgenommen werden (Reiter Budget), wodurch Kostensätze z.B. einem anderen Budget zugeordnet werden können.

Bei Budget-übergreifenden Kampagnen werden alle Werte an der Kampagne aufsummiert, wenn einer Kampagne mehrere Budgets zugeordnet sind. Die Marketingvorgänge an einer Kampagne verfügen über eine eigene Kostenübersicht, die in der Zuordnungsliste an der Kampagne als Kosten und Kostenabwei­chung pro Vorgang zu sehen sind. Die Zuordnung zu einem Budget kann über die Kampagne vorgenommen werden.

Alle Marketingvorgänge (Telemarketing, Veranstaltung und Publikation) haben ein eigenes Budget sowie Plankosten und Istkosten auf Aktionsebene.

Die Plan- und Istkosten-Listen an den Marketingvorgängen und an der Kampagne verfügen über die Spalte Budget, sodass auch hier eine (jahresbezogene) Budget-Erfassung von Kosten auf ein übergeordnetes Budget möglich ist.

Beim Anlegen eines Kostensatzes wird die Budget / Jahresspalte automatisch mit dem führenden Bud­get (Flag Aktiv am Budget) vorbelegt (z.B. das laufende Jahr).

An den Istkosten-Listen der Kampagne und der Marketingvorgänge kann pro Datensatz ein Dokument hinterlegt werden, z.B. die Rechnung. Das Verhalten entspricht dem bei Mitbewerbern. Die Dokumente werden automatisch auch dem Projekt (Kampagne bzw. Marketingvorgang) zugeordnet.

• Kostenarten der Kostensätze von Vorgängen und Kampagnen werden administrativ gepflegt (Administration/Marketing/Projektkostenarten).
• Zusätzliche Erfassung von variablen Kosten (Menge und Stückpreis), z.B. für Leistungen, wie Kuvertie­ren, Porto, Versand.
• Unterschiedlicher Detaillierungsgrad der Plan- und Istkosten zur indirekten Gegenüberstellung in den Listen (realistische, praxisbezogene Erfassung der Istkosten mit Menge und Preis).

Die Summen und Abweichungen an den Knoten der Struktur (Budget-Objekt, Kampagne, Marketingvorgang) werden automatisch zur Laufzeit nach Änderungen an Kostensätzen berechnet.

Für jahresübergreifende Kampagnen werden die Kosten an der Aktion und an der Kampagne budget- und jahresunabhängig aufsummiert und dargestellt. Die anteiligen Werte für eine jahres­übergreifende Kampagne mit mehreren Budgetzuordnungen für die Kosten werden bei den beteiligten Budgets kumuliert.

Sie sollten das Gesamtbudget des Budget-Objekts immer im Auge behalten, wenn Sie es manuell auf die einzelnen Kampagnen oder Marketingvorgänge aufteilen.

Dies zeigt die Struktur der dem Budget zugeordneten Kampagnen oder Marketingvorgänge. Damit können Sie zu einem gewissen Maße prüfen, wie viel des Budgets bereits verteilt wurde, und vermeiden so eine Überziehung des Gesamtbudgets. Die Plan- und Istkosten an der Übersicht werden zur Laufzeit für das aktuelle Budget-Objekt neu berechnet, wenn die Daten in der Übersicht geladen werden. Sie werden nicht einfach aufsummiert.

Markieren Sie einen Zweig des Strukturbaums, um rechts die Stammdaten zu sehen.

Die Buttons Budget, Plankosten, ..., Istkosten usw. wechseln die angezeigten Werte an den Zweigen der Struktur.

Der Button Prüfen hilft festzustellen, ob das Gesamtbudget in der Struktur an einer Stelle überzogen wurde. Der Zweig ist dann rot markiert, und es erscheint eine Meldung.

Die Status dienen in erster Linie der Information und sind nur in einem Fall mit Eigenschaften verknüpft:

Budget abgeschlossen = Das Budget ist geschlossen und wird im Auswahldialog (Kampagne) nicht mehr angeboten.

Sie können die Elemente "Budget-Kampagnen" oder "Budget-Vorgänge" für ein Marketing-Cockpit ver­wenden. Das Budget-Objekt ist in beiden Elementen ausblendbar (beim Konfigurieren des Elements). Der Budget-Wert wird im Element "Budget-Vorgang" nicht angezeigt (Y-Achse), da dieser Wert nicht auf das Budget-Objekt bezogen ist, sondern auf die Kampagne.