Serien-Korrespondenz im Marketing

Auf einfachste Art können Sie Korrespondenzen in Form schriftlicher Dokumente oder als E-Mail erstellen, indem Sie aus der Funktionsleiste eine neue Aktivität Brief/Fax/...E-Mail öffnen. Auch eingehende Post oder E-Mail wird als Korrespondenz verwaltet, um den Kommunikationsverlauf nachvollziehen zu können.

Für Serien-E-Mails stehen eigene Funktionen zur Verfügung. Dabei lassen sich die zugeordneten Kontakte bereits als Adressaten einsetzen.

Für Marketingoffensiven (Telemarketing), Veranstaltungen oder Publikationen können direkt aus dem Formular heraus Serienmails als Aktivität erstellt werden. Für diese Serienmails können Sie Vorlagen mit persönlicher Ansprache verwenden, bei denen kein Verteiler entsteht.

1. Für Serienmails sollten Sie bereits im Vorfeld Verteilerlisten im Marketing erstellen. Externe Kontakte können nach mehreren Gesichtspunkten gesammelt werden (über Suchkrite­rien oder Filter). Diese Verteilerlisten können dann auch für Marketingaktionen verwendet werden.
2. Verwenden Sie für eine Serienmail Verteilerlisten oder / und die Empfängerliste der Serien-E-Mail. Die Zuordnung von Verteilerlisten wird für die E-Mail-Response externer Mailsysteme an Verteilerlisten ver­wendet.
3. Serienmails wie auch Serienbriefe verwenden Vorlagen mit den entsprechenden Textbausteinen. Erstellen Sie also ggf. auch erst eine Vorlage, die den zu verteilenden Text der Serienmail enthält.

Erstellen Sie eine Publikation oder Veranstaltung, ordnen Sie Verteilerlisten und qualifizierte Kontakte zu und wählen Sie diese Publikation bei einer neuen Serien-E-Mail aus.

Erstellen Sie direkt aus einer Publikation oder Veranstaltung heraus eine Serienmail und übernehmen Sie somit automa­tisch alle externen Kontakte aus dem Vorgang in die Empfängerliste der Serienmail.

Im letzteren Fall können Sie die Serienmail am Marketingvorgang folgendermaßen erstellen:

1. Öffnen Sie z.B. eine Publikation, klicken Sie in der Funktionsleiste Aktivität und erstellen Sie eine Serienmail.
2. Bestätigen Sie, bei Bedarf alle Ansprechpartner automatisch in die Empfängerliste zu übernehmen.
3. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
4. Tragen Sie ggf. den Absender ein.
5. Lassen Sie das Feld Verteilerliste im Formularkopf bitte leer!
6. Prüfen Sie, ob weitere Kontakte in die Liste Empfänger aufgenommen werden sollen.
7. Wählen Sie eine Vorlage, die z.B. für persönliche Ansprache mit Signatur bereitgestellt ist. Damit würde jeder Empfänger persönlich angesprochen. Es entsteht keine Verteilerliste für alle Empfänger.
8. Klicken Sie Speichern.
9. Für alle Empfänger wird automatisch die Teilnehmerstatus-Abfrage geöffnet, über die Sie den ent­sprechenden Teilnehmerstatus für die Aktion setzen sollten (z.B. Serienmail erstellt). Er wird dann für alle Kontakte gesetzt.
10. Klicken Sie die Funktion Fehlerprüfung. Eventuelle Fehler aus der Kontaktliste (fehlende E-Mail-Adresse, Mailsperre) werden in der Meldungsleiste angezeigt.
11. Um Text und Form der Serienmail zu prüfen, bestätigen Sie die Anfrage Vor­schau anzeigen? aus der Fehlerprüfung.
12. Qualifizieren Sie die Empfängerliste bei Bedarf.
13. Klicken Sie die Funktion Test senden, wenn Sie den Entwurf der Serienmail zur Prüfung an einen Kon­takt senden möchten. Wählen einen geeigneten Testempfänger aus dem System aus (z.B. sich selbst), damit Sie die Mail in Ihrer Groupware überprüfen können. Damit wird die E-Mail zunächst nur an diese E-Mail-Adresse gesendet und nicht als Serienmail an alle Empfänger.

1. Wenn Sie sicher sind, dass die Serienmail versandfertig ist, klicken Sie an der Serien­mail im JustRelate CRM die Funktion Direkt senden.
2. Für alle Empfänger wird automatisch die Teilnehmerstatus-Abfrage geöffnet, über die Sie den ent­sprechenden Teilnehmerstatus für die Aktion setzen sollten (z.B. Serienmail gesendet). Er wird dann für alle Kontakte gesetzt.

Erst nach dem Versand aller E-Mails erscheint ihr Inhalt im Unterformular Ansicht. Serien­mails bestehen aus Textbausteinen und können daher nicht im Mailformular selbst geschrieben werden.

Im Reiter Empfänger einer Korrespondenz finden Sie vor jedem Kontakt das Feld Versandt, das anzeigt, ob die Korrespondenz bereits an diesen einen Kontakt gesendet wurde. Das Versandt-Flag ist automa­tisch gesetzt, wenn die E-Mail direkt verschickt wird. Das Flag ist als Information hilfreich, wenn z.B. der Versand technisch bedingt abbricht, ob der Empfänger die Mail bereits erhalten hat. Beim nächstem Versenden werden dann die bereits versendeten Serienmails (Versandt hat ein Häkchen) übersprungen.