Verteilerlisten im Marketing

Mithilfe von Verteilerlisten können Sie auf einfache Weise externe oder interne Kon­takte sammeln. Beim Zuordnen einer Verteilerliste zu Marketingvorgängen oder Korrespondenzen werden alle in der Liste gesammelten Kontakte als ein gemeinsamer Verteiler aufgenommen. Damit erübrigt es sich, eine Vielzahl von Kontakten einzeln zuzuordnen. Auch können Verteilerlisten beliebig oft und wo benötigt ver­wendet werden.

Die betreffenden Kontakte können Sie im Reiter Mitglieder einer Verteilerliste sammeln, die Sie dann in den Reitern Aufgaben, Vertrieb und Marketing verwenden und sehen können. Marketingvorgänge können an die­ser Stelle direkt einer Verteilerliste zugeordnet werden. Der Eintrag im Feld Speichern als wird bei Zuord­nungen in allen Auswahldialogen verwendet.

Tipp: In Verteilerlisten kann ein Standard-Filter, "Meine Mitglieder" (Account-Manager-Filter auf Kon­taktbeziehungen), genutzt werden. Außerdem kann eine Verteilerliste in eine Ad-hoc-Liste übergeben werden (Funktion "In Ad-hoc-Liste übernehmen").

Sie können Verteilerlisten nach diversen Gesichtspunkten erstellen, z.B. aus der Kontaktübersicht für alle Inte­ressenten aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Personen eines bestimmten Key-Account-Mana­gers oder alle Kontakte mit einem bestimmten Status usw. Dabei können Sie den Quickfinder und auch Filterfunktionen nutzen.

1. Öffnen Sie einen Vorgang und wechseln Sie je nach Art des Vorgangs zum Reiter für Kontakte.
2. Klicken Sie auf den Button Kontakte auswählen, um den Auswahldialog für Kontakte zu öffnen.
3. Stellen Sie Beziehungen zu ausgewählten Datensätzen her.
4. Wenn Sie Verteilerlisten erstellt haben, können Sie diese auch im Auswahldialog suchen und zuord­nen.
5. Markieren Sie anschließend eine oder mehrere Verteilerlisten und wählen Sie in der Funktionsleiste Gruppe auflösen.
6. Allen Kontakten wird der erste Teilnehmerstatus (z.B. "in Vorgang aufgenommen") zugeordnet.
7. Tragen Sie nach Bedarf weitere externe Kontakte in den Vorgang ein. Beachten Sie, dass allen neuen Kontakten automatisch immer der chronologisch erste Teilnehmerstatus zugeordnet wird.
8. Speichern Sie den Datensatz!

Verteilerlisten bieten sich an, um komfortabel Kontakte für Serien-E-Mails bereitzustellen. Sie können die Kontakte durch individuelle Selektion, Ad-hoc-Listen oder Filter zusam­menstellen, sollten sie jedoch immer in individuellen Verteilerlisten sammeln.

Diese Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen auch, themenbasierte Newsletter in Form einer Serien-E-Mail mit ziel­gruppen- und themenorientierten Verteilerlisten zu versehen. Darüber hinaus hat dies den Vorteil, in der jeweiligen themenorientierten Verteilerliste den Status eines jeden Kontakts indi­viduell setzen zu können.

Verteilerlisten können auch für Serien-E-Mails über externe E-Mail-Systeme verwendet werden. Externe E-Mail-Systeme stellen ausführliche Protokolle oder Berichte zur Verfügung, damit der Versender nicht zustellbare E-Mails (Bounces) erkennen, auf An- und Abmeldungen usw. reagieren kann.

Nach der Integration einer externen E-Mail-Lösung (z.B. Inxmail Professional oder CleverReach) kann in der Liste Mitglieder der Status angemeldet, abgemeldet, oder Bounce gesetzt werden. Damit wird die Reaktion des Empfängers individuell in der Verteilerliste festgehalten, und es müssen nicht sofort Empfänger gesperrt werden.

Bei einer CRM-basierten Serien-E-Mail, die an ein externes E-Mail-System übergeben wird, sollte die Verteiler­liste unbedingt im Header eingetragen werden (Button Verteilerliste auswählen). Dies geschieht automatisch, sofern bei der Publikation oder Veranstaltung, für die eine Serien-E-Mail für das externe E-Mail-System erstellt wird (nicht auf dem Reiter Empfänger), die Verteilerliste im Header angegeben wurde.