Tipps zur Arbeit mit Filtern

Unabhängig von der Filterverwaltung können Sie einen Filter, denn Sie gerade definieren, bereits in der Definitionsmaske als Favorit kennzeichnen.

Für numerische Felder können Sie Werte mit Vergleichsoperatoren eingeben und mit UND oder ODER ver­knüpfen, um nach Deltawerten zu suchen.

Sucheinträge in mehreren Feldern sind automatisch UND-verknüpft. Möchten Sie Sucheinträge in beliebig vielen verschiedenen Feldern abweichend davon ODER-verknüpfen, setzen Sie das ODER-Attribut für alle diese Felder.

Beispiel: Alle Adressen im PLZ-Bereich 10 und / oder aus Berlin ermitteln. PLZ und Ort sind in verschiede­nen Feldern gespeichert:

1. Wählen Sie aus der Feldauswahl unter Adressen (erweitert) das Feld PLZ (numerisch) und tragen Sie mit den Operatoren > 1000 UND <= 10999 ein.
2. Tragen Sie für das Feld Ort nach enthält eines der Wörter... Berlin ein.
3. Speichern Sie die Bedingung in der Suchliste (grünes Häkchen).
4. Das UND-Attribut ist automatisch gesetzt.
5. Zählen oder Suchen Sie.
6. Für die ODER-Suche klicken Sie auf das UND-Attribut, um es auf ODER umzustellen.
7. Klicken Sie auf Zählen oder Suchen, um die Filterergebnisse im Hintergrund zu laden.

Sie können Suchwörter nur in eines der Eingabefelder eintragen. Jedes Eingabefeld kann mehrere Such­wörter aufnehmen, getrennt durch Leerzeichen.

Bei der Suche nach Wörtern mit ß werden alle Wörter gefunden, die ein ß oder ss enthalten.

Logische Felder sind gesetzt, nicht gesetzt oder unbestimmt (leer). Sie können nach jeder Kombination dieser Zustände suchen: trifft zu (ja); trifft nicht zu (nein).

Datumsfelder können nach beliebigen Zeiträumen mit genauem Start- und Endzeitpunkt sowie nach beliebigen kalendarischen Zeiträumen durchsucht werden.

Je nach gewähltem typspezifischen Eintrag (ab dem..., ab Anfang ..., innerhalb ... usw.) wird die passende Erweiterung im Dialog für die Eingabe eines Wertes angeboten.

BLOB-Felder enthalten Namen, die Datensätze in der BLOB-Tabelle referenzieren. Nach diesen Namen können Sie genauso suchen wie nach Inhalten in einem Textfeld. Die BLOB-Inhalte selbst (z.B. Text in eingecheckten Word-Dateien) können hier nicht durchsucht werden.

"Finde alle Kontaktdatensätze, die in den letzten zwei Wochen modifiziert wurden":

1. Öffnen Sie die Übersichtsliste Kontakte und danach ein leeres Filterformular.
2. Wählen Sie in der Feldauswahl im gelben Ordner Systemdaten das Feld Änderungsdatum.
3. Tragen Sie in den letzten 2 Wochen ein.
4. Suche, um die Ergebnisse zu erhalten.

Eine 1:n-Beziehung ist der häufigste Beziehungstyp. In einer 1:n-Beziehung können einem Datensatz in Tabelle T1 mehrere Datensätze in Tabelle T2 zugeordnet sein. Einem Datensatz in Tabelle T2 ist jedoch nie mehr als ein Datensatz in Tabelle T1 zugeordnet.

Beispiel: Suche alle Kontakte, die als Mitbewerber in Vorgängen involviert sind:

1. Öffnen Sie die Übersichtsliste Kontakte und danach das Filterformular.
2. Expandieren Sie in der Feldauswahl Kontakt in Projekten und anschließend Projekt-Kontaktrollen und wählen Sie Kontaktrolle.
3. Tragen Sie rechts nach enthält eines der Wörter… den Sucheintrag Mitbewerber ein.
4. Klicken Sie den Button Zählen oder Suchen.

In einer 1:1-Beziehung ist jedem Datensatz in Tabelle T1 nur ein passender Datensatz in Tabelle T2 zugeordnet und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nicht sehr häufig. Man verwendet sie beispielsweise, um eine Tabelle mit vielen Feldern aufzuteilen oder um einen Teil einer Tabelle aus Gründen der Zugriffsrechte abzutrennen.

• Der Knoten zur Merkmalssuche erlaubt im Filter eine zweistufige Suche nach einem Merkmal und dessen Wert (Ausprägung).
• Bei Bedarf kann man nach Werten filtern (Flag setzen) und den Wert zusätzlich angeben.
• Sind keine Werte vorhanden, kann man auch nur nach einem Merkmal filtern, unabhängig davon, ob ein Wert zum Merkmal existiert (Flag deaktivieren).

Umfangreiche Filtererweiterungen für die Kontaktsuche ermöglichen es, Unternehmen und Vorgänge besser aufzufinden, bei denen eine Person X mit der Position oder Rolle Y involviert ist. Dafür gibt es im Feldauswahlbaum spezielle Knotenordner.

• An Kontakten: roter Knoten "Mit Kontaktbeziehungen", blauer Knoten "Beziehung/Rolle"
• An Vorgängen: rote Knoten "Unternehmen in Vorgängen"; "Unternehmen in Projekten"; blaue Kno­ten "Rolle"

Der Filter prüft bidirektional, unabhängig davon, wie die Beziehung aufgebaut wurde. Sie können zudem die gewünschte Rolle oder die Position unmittelbar auswählen.

Mit der Funktion "Kontakte in Ad-hoc-Liste übernehmen" in der Vorgangsliste können Suchergeb­nisse optimal für Zielgruppenselektionen weiterverarbeitet werden. Die Funktion extrahiert aus einer Vorgangsergebnismenge Kontakte mit bestimmten Rollen und übergibt sie an eine Ad-hoc-Liste.

Beispiel:

1. Filter: "Finde alle Vorgänge, in denen Person X die Rolle Y hat".
2. Extraktion der Kunden aus der Ergebnismenge und Übergabe in eine Ad-hoc-Liste.

Möchten Sie eine Übersicht (Liste) von Datensätzen als Excel-Liste ausdrucken, können Sie festlegen, welche Felder ausgedruckt werden sollen. Zu den Einzelheiten siehe Filterergebnisliste.