Anzeigemodus

Mit den Buttons der Symbolleiste im Entry Portal können Sie die Sicht auswählen.

Der Button Offen (Sanduhr) ist normalerweise aktiviert, damit nur offene (noch nicht erledigte) Aktivitä­ten angezeigt werden. Sie können damit aber auch Aktivitäten anzeigen, die im Status Nachbearbeitung sind oder als Hauptaktivität abgeschlossen, aber noch offene Folgeaktivitäten haben. Für eine Navi­gation in die Vergangenheit werden Sie sicher den Kalender oder den Team-Kalender (direkt aus dem Entry Portal oder über das Menü Sales/Start/... Kalender) nutzen, um auch abgeschlossene Aktivitäten zu sehen.

Sie können im Kalenderbereich des Entry Portals durch Ziehen mit dem Mauszeiger einen Zeitraum über mehrere Tage markieren. Dies bewirkt, dass Ihr persönliches Entry Portal mit den Aktivitäten für den markierten Zeitraum angezeigt wird.

Beim Markieren wählt das Entry Portal stets denjenigen Anzeigemodus, der für das Zeitfenster sinnvoll ist. Beispiele:

• Mehrere Tage markiert: Tagesansicht oder Wochenansicht
• Mehrere Wochen markiert: Vierwochenansicht oder Kalenderwochen

Sie können Ihre Präsenz im System festlegen. Beim Abmelden wird Ihre "Präsenz" automatisch auf "nicht anwesend" gesetzt.

Links oben sehen Sie den Namen des aktuell angemeldeten Benutzers. Klicken Sie diesen Namen an, so können Sie das Entry Portal von Mitarbeitern anzeigen lassen, die in der internen Firmen­hierarchie unterhalb Ihrer Unternehmenseinheit stehen. Ein Leiter kann somit auch die Aktivitäten aller Mitarbeiter seines Teams oder seiner Abteilung sehen.

Zu Ihrem persönlichen Entry Portal gelangen Sie, indem Sie beim Benutzernamen wieder "Mein Portal" wählen. Siehe auch "Vertretung" weiter unten.

Die Anzeige der Aktivitäten in der Liste lässt sich über Filterbuttons in der Kopfzeile der Aktivitätenliste nach Aufgaben, Termine und Telefonate filtern. Über den Filterbutton Alle können die anderen Filter akti­viert oder deaktiviert werden.

Korrespondenzen können Sie im CRM-Postfach verwalten. Es kann per Klick auf das Briefkuvert-Symbol aus der Hauptnavigation (Sales/Postfach), aus dem Kalender oder aus dem Entry Portal als Fenster oder Tab (Voreinstellung) geöffnet werden.

Aktivitäten werden unter Gruppen abgelegt, die von Beginn- und Fälligkeitsdatum abhängen. Gruppen sind durch farbige Querbalken getrennt, die vertikal expandiert oder reduziert werden können. Klicken Sie dazu mit dem Mauszeiger auf das kleine Dreiecksymbol am rechten Ende des jeweiligen Gruppenbalkens. Gruppen:

• eskaliert
• angefangen / nicht eskaliert
• normale Fälligkeit (entsprechend Sicht)

Aus der Aktivitätenliste können Sie direkt über Hyperlinks in die Aktivität (Klick auf den Eintrag im Feld Betreff) oder in einen verbundenen Vorgang springen (Klick auf den Eintrag im Feld Vorgang).

Markieren Sie eine oder mehrere Aktivitäten, so werden in der Funktionsleiste spezielle Funktionen zur Verfügung gestellt. Die Details einer markierten Aktivität werden im Detailformular neben der Aktivitätenliste ange­zeigt.

Zeigt gruppiert nach Tagen zum einen die bereits eskalierten Aktivitäten und zum anderen die aktuell beginnenden Aktivitäten, die noch nicht eskaliert sind.

Zeigt gruppiert nach Kalenderwochen zum einen die bereits eskalierten Aktivitäten und zum anderen die aktuell beginnenden Aktivitäten, die noch nicht eskaliert sind.

Zeigt bearbeitete Aktivitäten. Die Sicht enthält alle Aktivitäten, die Sie im gewählten Zeitraum bearbeitet haben. Dadurch werden Suchansätze wie "ich habe vorhin dem Kollegen X etwas zugearbeitet oder etwas geschrieben" unterstützt.

Zeigt separiert alle von Ihnen delegierten Aktivitäten, die offen oder eskaliert sind.

Wenn Sie im aktuellen Zeitraum ein Vertreter sind, so wird im Vertretungszeitraum automatisch die Sicht "Mein Portal+Vertretung" als voreingestellte Sicht beim Öffnen des Entry Portals ver­wendet. Die Vertreter-Aktivitäten sind in blau hervorgehoben. Zur besseren Erkennbarkeit bei mehreren Vertretungen wird der Zuständige eingeblendet. (Im Normalbetrieb können Sie die Spalte ausblenden.)

Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird die blaue Darstellung unabhängig davon angewendet, ob die Aktivitäten im Vertreterzeitraum liegen oder nicht.

Alle blauen Aktivitäten = in Vertretung, alle nicht blauen = eigene Aktivitäten.

Ist die Vertretung beendet, verschwinden die "fremden" Aktivitäten wieder aus der Liste. Die Vertretung kann vom Initiator im Formular Meine Daten im Feld Vertreter festgelegt und nur von ihm selbst wieder aufgehoben werden. In der Vertreterauswahl können Sie jeden Mitarbeiter des Unternehmens auswählen. Lassen Sie sich aber bevorzugt stets von einem Mitarbeiter aus der gleichen Gruppe (Abtei­lung) vertreten, der Ihre CRM-Objekte kennt.

Interne Nachrichten mit der Kennzeichnung "in Vertretung" werden ebenfalls andersfarbig dargestellt (blau).

In der Liste wird der Synchronisationsstatus von Aktivitäten angezeigt. Er gibt bei jedem Aktivitätenda­tensatz Auskunft, ob die Aktivität noch nicht synchronisiert, bereits exportiert oder bereits wieder aus der Groupware importiert wurde.

• [Kreuz]: Aktivität wurde noch nicht exportiert
• [Pfeil nach rechts mit GW-Symbol]: Aktivität wurde am Synchronisationsdatum exportiert (Termin in Genehmi­gung oder Verteilung)
• [Pfeil nach links mit GW-Symbol]: Aktivität wurde am Synchronisationsdatum aus der Groupware importiert (Ter­min intern genehmigt)