Kontaktdaten pflegen - Dublettenbereinigung

Übersicht

Mit diesen Werkzeugen sind Sie als Administrator in der Lage, unternehmensweit Kontaktdaten konsistent zu halten. Die automatische Dublettenprüfung sorgt bereits im Vorfeld für möglichst wenige redundante Datensätze bei der Eingabe und beim Import von Kontaktdaten. Ein Dubletten-Dictionary und mehrstufige Sensibilitätseinstellungen sorgen dafür, dass Dubletten bestmöglich erkannt werden. Sollten dennoch Dubletten auftreten, hilft Ihnen die Kontaktdatenberei­nigung, diese zu finden und zu bereinigen.

Die zentrale Pflege von Adressen unterstützt Sie bei der Einhaltung von Konventionen zur einheitlichen Schreib­weise von Adressen.

Dublettenprüfung

Die CRM-Kontaktdatenverwaltung verfügt über eine Dublettenprüfung, die beim Anlegen von Kon­takten automatisch im Hintergrund läuft und doppelte Einträge in der Datenbank erkennt.

Das JustRelate CRM nutzt für die Dublettenprüfung ein Dubletten-Dictionary. Es enthält Wörter und Kürzel, die beim Anlegen von Kontaktdatensätzen automatisch im Kontext des Gesamteintrags geprüft werden. Beispielsweise werden bei Personen Wörter wie "Herr" oder "Frau" den Suchbegriffen vorange­stellt, bei Unternehmen werden Wörter wie "GmbH" den Suchbegriffen nachgestellt. Das Dictionary können Sie über das Menü Administration/Dublettenverwaltung/Dubletten Dictionary einsehen und bearbeiten.

Die automatische Dublettenprüfung lässt sich über die Umgebungsvariable PSA_SET_DBL_CHK aktivieren. Sie iteriert über alle Kontakte und bewertet jedes Feld einzeln. Die Attribute werden über Tokens bewertet, die aus den Daten eines Feldes generiert werden. Der Vergleich der Tokens unterstützt:

  • Gleichheit (Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt)
  • Levenshtein-Distanz
  • Beider-Morse: phonetischer Vergleich

Diese drei Suchalgorithmen werden bei der Suche nach Dubletten sequenziell angewendet.

Dokument-Dublettencheck

Der oben beschriebene Mechanismus wird in ähnlicher Form auch für automatische Dokument-Dubletten-Checks verwendet. Hier sind keine Einstellungen zu Gewichtung und Genauigkeit erforderlich.