Einstellen und Anpassen

Als Administrator passen Sie Objekte, Prozesse und Funktionen immer global an, sodass die Ände­rungen von allen Anwendern gesehen und genutzt werden können. Sie können für Anwender Menüeinträge in Feldauswahlmenüs anpassen sowie Einstellungen über Umge­bungsvariablen vornehmen. Dafür stehen unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung.

Attention

Achtung: In der Regel ist es nicht möglich, Default-Einträge, die im Standard des JustRelate CRM mit ausgelie­fert werden, zu überschreiben. Wenn Sie solche Einträge und Vorgaben überschreiben (wo dies möglich ist), werden diese beim nächsten Upgrade des CRM-Systems wieder mit den Voreinstellungen aus dem Standard über­schrieben. Anpassungen sollten Sie also immer als der Benutzer "salesadmin" vornehmen, indem Sie eigene neue Einträge und Werte erstellen. Diese neuen Einträge werden während eines Upgrades nicht über­schrieben.

In den Listen zum Anpassen und Einstellen werden die Einträge zur besseren Übersicht automatisch far­big markiert.

  • weiß: CRM-Standardeinträge, die überschrieben werden können,
  • rot: CRM-Systemeinträge, die in der Regel nicht verändert werden dürfen,
  • grün: vom Administrator angepasste oder erstellte Einträge, die durch Upgrades nicht geändert werden.

Zugriff auf Einträge muss Leserecht behalten

Attention

Achtung: Bei Einträgen in Administrationslisten darf der Zugriff auf sie nicht geändert werden. Insbesondere Aktivitäten- und Projekt-Subtypen müssen für alle Benutzer den Lesezugriff behalten. Der Lesezugriff kann nicht administrativ auf bestimmte Benutzer eingeschränkt werden. Wenn in einem Kun­denprojekt spezifiziert sein sollte, dass Subtypen für gewisse Benutzer unsichtbar bleiben sollen, so ist dies keine Aufgabe für den Administrator, sondern für das Customizing.

Das Menü „Administration“

Hinweis: Wenn Sie als Administrator häufiger die Werkzeuge oder die Administrator-Toolbox benutzen, dann empfiehlt es sich, das Administrationsmenü an Ihre regelmäßig wiederkehrenden Anforderungen anzupassen. Siehe auch Personalisieren der Benutzeroberfläche.

Hier stellt Ihnen das CRM den Zugriff auf Einträge in ausgewählten Menüs an Formularfeldern oder an Listenfeldern zur Verfügung. Diese Menüs sind in erster Linie Feldauswahlmenüs, die diverse Menüeinträge anbieten, die Sie ändern, löschen und auch durch zusätz­liche Einträge ergänzen können. Alle Änderungen wirken sich global auf die Objekte aus, bei denen die Menüs eingesetzt werden.

Über das Menü Administration können Sie überwiegend Listen öffnen, in denen Sie Einträge für Auswahlmenüs (Choice-Box) an Feldern ändern können. Für diese Listen gilt:

  • Die Elemente sind durch die Attribute "Identifier" oder "Schlüssel", "Position" und "Name" beschrieben. In einigen Fällen gibt es zusätzliche Attribute. Die Identifier können teilweise von den Standards abgeleitet wer­den, müssen aber immer eingetragen werden.
    Hinweis: Die Spalte "externer Schlüssel" in diversen Tabellen dienen dazu, eventuelle Schlüssel­werte aus Fremdsystemen aufzunehmen. Diese Felder müssen keine Einträge enthalten.
  • In den meisten Listen können Sie Einträge neu anlegen. Achten Sie dabei auf die Eindeutigkeit des Identifiers. In vielen Listen wird der Identifier beim Anlegen automatisch aus dem Datenobjekt vor­belegt. Identifier sind am Datensatz verankert.
  • Sie sollten keine mit dem JustRelate CRM ausgelieferten Einträge löschen oder überschreiben. Einträge mit einem EMPTY-Identifier dürfen auf keinen Fall gelöscht werden!
  • Klartext-Namen können Sie jederzeit ändern, z.B. wenn in Ihrem Unternehmen für bestimmte Sach­verhalte andere Bezeichnungen üblich sind.
  • Einige Listen dienen nur der Information. Änderungen (mit Ausnahme des Namens) sind nicht erlaubt, da sie immer auch Änderungen an der installierten Logik nach sich ziehen. Wenden Sie sich an Ihren CRM-Customizer oder Ihren Support-Partner, wenn Sie solche Komponenten anpassen möchten.

Hinweis: Alle Änderungen an den Standardeinträgen sowie neue Einträge sollten in jedem Fall zu Ihrer eigenen Sicherheit protokolliert werden.

Referenzierte Auswahlmenüeinträge

Auswahlmenüeinträge sind mit den Objekten verbunden, in denen sie aufgerufen wer­den, also in Formularen oder Auswahldialogen. Beachten Sie dabei bitte:

  • Es gibt Auswahlmenüeinträge, die frei bearbeitet oder gelöscht werden können, ohne dass eine Referenz auf das Formular, in dem das Menü verwendet wird, erforderlich ist.
  • Es gibt aber auch Auswahlmenüeinträge, die eine feste Assoziation mit dem Formular, in dem das Menü verwendet wird, herstellen und nur gelöscht werden können, wenn diese Ver­knüpfung aufgelöst ist.
Attention

Achtung: Wenn Sie versuchen, Auswahlmenüeinträge zu löschen und die Meldung: Es wurden (x) Referenzen auf "(Objekt)" entdeckt ⇾ kein Löschen möglich! erhalten, müssen leider alle diesbezüglichen Refe­renzen aufgelöst werden. Suchen Sie dazu die betroffenen Datensätze in den genannten Objekten über die Filter- oder Suchmechanismen des CRM, und lösen Sie die Referenz auf. Dafür legen Sie einen anderen Aus­wahlmenüeintrag fest oder löschen den aktiven Eintrag. Wenden Sie sich an Ihren CRM-Customizer, wenn umfangreiche Änderungen in den Standardlisten der Datenobjekte erforderlich werden. Er oder sie kann hier eingeschränkt Anpassungen vornehmen. Die Standardliste ist nicht zur Datenpflege vorgesehen, sondern dient nur zur Ansicht. Ausnahmsweise kann hier repariert werden. In gewissen Fällen erleichtert die Stan­dardliste den Zugriff auf die Datenbank, wenn er sonst nur noch per SQL möglich wäre.
Insbesondere sollte man in der Standardliste nie versuchen, einen Datensatz einzufügen oder einen BLOB einzuchecken!

Implizite Beziehungen verwalten

Neben den Assoziationen gibt es im JustRelate CRM implizite Beziehungen, wenn zumeist PSA_MEN (Menü) Einträge einschließlich deren ID und Text zu diversen Objekten redundant kopiert werden. Dies hat den Nachteil, dass bei einer Änderung der Auswahlen nicht mehr ersichtlich ist, wo überall diese Auswahl verwendet wird. Andererseits kann bei einer administrativen Änderung eines Menüeintrags nicht ohne weite­res gesteuert werden, ob die abhängigen Verwendungen ebenfalls aktualisiert werden sollen.

Werte auf Datensätze übertragen

Diese Funktion kopiert Werte auf einen Datensatz und ist in der Funktionsleiste diverser Adminis­trationslisten zu finden.

Die Funktion öffnet für jede selektierte Zeile einen Dialog mit der Verwendung des Datenobjekts und den Werten innerhalb dieser Verwendung. Differenzen werden rot dargestellt, gleichlautende Einträge grün. Hier können die Werte aus der Administratortabelle auf die Verwendung übertragen wer­den.

Dies ist erforderlich, weil es bei diesen Administratorlisten keine Verknüpfung zwischen dem Auswahlwert und den Daten gibt. Daher werden Namensänderungen an einem Auswahlwert nicht automatisch in die Daten übernommen.

Möchten Sie die neuen Werte auf die Daten übertragen, so verwenden Sie die Funktion Werte ändern in den einzelnen Verwendungsdialogen.

Attention

Achtung: Administratoren sollten nur festgelegte Werkzeuge nutzen und weiteres Customizing in PiSA cubes nur mit Kenntnissen des Datenmodells und einer umfassenden Customizer-Schulung anwen­den.