Standardbefehle für Recherche und Datenbearbeitung

Die Standardbefehle im JustRelate CRM dienen dazu, Datensätze anzulegen, zu finden und zu bearbeiten. Sämtliche Standard­befehle hierfür finden Sie in der Symbolleiste sowie im Kontextmenü, das sie öffnen können, indem Sie die rechte Maustaste klicken.

Der Befehl erzeugt einen neuen Stammdatensatz in der Maske. Danach können Sie den Datensatz editie­ren und Speichern. Farbig hervorgehobene Felder sind obligatorisch, dürfen also nicht leer sein, um den Datensatz speichern zu können.

In Beziehungslisten können Datensätze meist nicht über Neu, sondern nur über einen Auswahldialog angelegt werden.

Mit Duplizieren erstellen Sie eine Kopie eines markierten Datensatzes (oder mehrerer markierter Daten­sätze). Der neue Datensatz ist dann automatisch im Editierzustand und muss überarbeitet werden. Eventuell existierende Beziehungen zu anderen Objekten, wie z.B. die Beziehung des Ursprungskontakts zu meh­reren Dokumenten, werden beim einfachen Duplizieren ohne Struktur nicht mitkopiert.

Mit Duplizieren-Struktur erstellen Sie eine Kopie eines markierten Datensatzes (oder mehrerer markierter Datensätze), inklusive dessen bzw. deren Struktur. Die neuen Datensätze müssen nun überarbeitet werden. Achten Sie insbesondere darauf, vor dem Speichern wichtige Attribute wie Name oder Betreff neu zu vergeben oder zu ändern.

Alle in den Unterlisten angezeigten Daten, d.h. alle Beziehungen zu anderen Objekten wie z.B. die Bezie­hungen des Ursprungskontakts zu mehreren Dokumenten (und auch deren Beziehungen zu weiteren Unterdokumenten), werden beim Duplizieren mit Struktur mitkopiert. Sie sind danach in der Kopie genauso verwendbar wie beim Ursprungsdatensatz.

Bei einigen Unterlisten ist das Duplizieren von Zuordnungen (Beziehungen) aus Performance-Gründen eingeschränkt.

Beim Duplizieren von Dokumenten geht das System davon aus, dass eine neue Version des Quelldokuments angelegt werden soll. Deshalb fragt das CRM bei jedem Duplizieren "Neue Version anlegen?" Entscheiden Sie dann, ob Sie ein neues Dokument anlegen oder eine neue Version des Quell­dokumentes anlegen möchten. Wenn Ja, dann bleibt die Nummer des Dokuments gleich und die Version erhöht sich um 1, wenn Nein, dann wird eine neue Dokumentnummer erzeugt und die Versions- und Revisionsnummer beginnt wieder bei 0.

Das JustRelate CRM kennt keinen speziellen Befehl zum Bearbeiten. Sie können ein Feld mit einem Mausklick fokussieren, und nach Erscheinen des Text-Cursors sofort den Feldinhalt editieren. Speichern Sie nach der Bearbeitung, um die Änderungen in die Datenbank zu übernehmen.

Folgende Features erleichtern es, Felder zu editieren:

• Feldauswahl-Menü: Auswahlwerkzeug an vielen Feldern (Pfeil im rechten Feldrand). Sind nur Einträge erlaubt, die im Feldauswahl-Menü angeboten werden, gibt das CRM beim Versuch, den Datensatz zu speichern, eine entsprechende Meldung aus.
• Autovervollständigung Datum: In Datumsfeldern reicht es, eine Zeichenkette einzugeben, aus der das System dann automatisch ein Datum vorschlägt. Aus „0204“ wird beim Drücken der Tab-Taste „02.04...“ des aktuel­len Jahres, aus „020425“ wird automatisch „Fr, 02.04.2025“. Geben Sie die Uhrzeit im Datumsfeld nicht explizit an, wird die Zeit automatisch auf die aktuelle Zeit gesetzt (Uhrzeit nicht in allen Datumsfel­dern).
• Autovervollständigung Kontakt: In Feldern, die eine Kontaktauswahl erlauben (Empfänger von Briefen, An bei E-Mail usw.) reicht es, eine Zeichenkette einzugeben, aus der das System nach Drücken der Tab-Taste automatisch Übereinstimmungen aus der Datenbank sucht, die gefundenen Kontakte vorschlägt und diese ggf. gleich in das Feld einträgt.
• Kalendercontrol: Bei Datums- oder Zeitfeldern können Sie Feldeinträge i.d.R. über das Kalendercontrol auswählen (Auswahlmenü im rechten Feldrand). Monat und Jahr können durch Mausklick auf den entspre­chenden Eintrag in der Kopfzeile angepasst werden. Das Control schließt automatisch nach Festlegen des Tages per Doppelklick (oder nach Markieren und ENTER).
• Feld expandieren: Ist ein Feld aktiv (Cursor im Feld), reicht ein Doppelklick, um das Feld zu expandieren. Die Anzahl verfügbarer und bereits verbrauchter Zeichen sehen Sie in der rechten unteren Ecke des Feldes.

• Bei Feldern, die aufgelistete Einträge enthalten, wie z.B. den Feldern An, Cc, Bcc oder die Anlagen­liste einer Korrespondenz am Feld Anlagen finden Sie rechts im Feld ein kleines Pfeilsymbol. Klicken Sie darauf, um die Liste modal zu öffnen.
• Zum benachbarten Feld: Ist ein Feld aktiv, können Sie mit [Tab] einfach zum benachbarten Feld wech­seln und sofort editieren.

In Listen, wo es nicht erlaubt ist, Datensätze anzulegen, wird bei Feldern, in denen jedoch Einträge erlaubt sind, im Spaltentitel ein Stiftsymbol dargestellt, unabhängig davon, wie Sie das Feld ausfüllen können (editieren, per Auswahlmenü, ...).

Beispiel: In der Teilnehmerliste eines Termins sehen Sie, dass Sie ein Flag setzen, die E-Mail-Adresse oder die Rolle eines Teilnehmers bearbeiten können.

Der Befehl Löschen entfernt einen oder mehrere markierte Datensätze nach Bestätigung der Sicherheits­abfrage.

Ist der zu löschende Datensatz direkt mit anderen Datensätzen in einer Struktur verbunden, kann er nur gelöscht werden, nachdem die Beziehungen aufgelöst wurden.

Der Befehl Drucken erzeugt einen Standardbericht zur aktiven Maske über den Reportmanager oder in MS-Excel. Vor der Ausgabe kann der Bericht bzw. das Datenblatt konfiguriert werden.

Öffnet das Zugriffsformular für den markierten Datensatz. Das Formular informiert über den Datensatzeigentümer, über Anlege- und Änderungsdatum sowie über die Zugriffsrechte von Benutzergrup­pen. In diesem Formular kann der Zugriff auf den Datensatz von seinem Eigentümer geändert werden.

Das Mehrsprachigkeitskonzept unterstützt mehrsprachige Oberflächenobjekte und Nutz­dateneinträge. Bei ausgewählten Feldern in Masken und Listen können Nutzdaten mehrsprachig gepflegt werden (z.B. alle Filtertitel und der Betreff der Aktivitäten). Alle Felder, bei denen das Ländersymbol zu sehen ist (standardmäßig invertiert), können mehrsprachige Einträge enthalten. In Listen erscheint oder verschwindet die übersetzte Spalte immer direkt hinter der Standardspalte bei einem Klick auf das Ländersym­bol.

Tipp: Wenn im Insert-Modus der „Mehrsprachig“-Button bereits gedrückt wurde (der Datensatz ist noch nicht gespeichert), füllen Sie bitte alle Sprachfelder manuell aus, gegebenenfalls auch mit Präfix. Andernfalls lässt sich der Datensatz nicht speichern, sondern der Insert-Modus nur abbrechen.