Interne Mitarbeiter manuell anlegen

Um einen internen Mitarbeiter anzulegen, öffnen Sie die Benutzerverwaltung aus dem Administrator-Menü. Sobald ein neuer Benutzer erfasst ist, gibt es auch einen eigenen Personendatensatz, den der Benutzer dann im Backoffice als Meine Daten wiederfindet.

1. Öffnen Sie als Administrator das Menü Administration/Kontakte/Benutzerverwaltung. Wählen Sie Neuer Benutzer.
2. Tragen Sie alle relevanten Daten einer Person in Ihrem Unternehmen ein.
3. Vergeben Sie für die Person im Feld Login einen eindeutigen Benutzernamen. Das Login wird zwar auto­matisch aus dem Namen des Kontakts generiert, muss jedoch z.B. bei verbreiteten Namen eindeutig sein. Idealerweise ist der Login-Name derselbe wie bei der Anmeldung bei Windows.
4. Bei einem identischen Namen (Dublette) und nach Bestätigung für das Anlegen des Benutzers werden die Felder Login und Login-Ident automatisch fortlaufend nummeriert. Nach dem Speichern können Sie ggf. einen anderen Login-Namen eintragen.
5. Das Feld Login-Ident wird automatisch in der Benutzerdatenbank vergeben und dient der Administ­ration.
6. Legen Sie fest, wie das Benutzerpasswort angelegt werden soll. Generierte Passwörter erscheinen in der Meldungsleiste.
   • Gesperrt: Erstellt ein gesperrtes Konto (kein Zugang über Passwort); Autologin kann Zugang gewähren.
   • Leer: Der Benutzer kann sich ohne Passwort einloggen.
   • Zufällig: Generiert ein zufälliges Passwort, das der Benutzer zeitunabhängig später ändern kann.
   • Eingabe bei Login: Generiert ein Passwort für den ersten Login mit Aufforderung, das Passwort anschließend zu ändern.
7. Im Nachhinein kann auch mit der Funktion Neues Passwort vergeben im Reiter Funktionen ein neues verschlüsseltes Passwort für den Anwender erstellt werden (erscheint in der Mel­dungsleiste), mit dem er sich einloggen kann, nachdem es ihm mitgeteilt wurde. Das Passwort kann er später in Meine Daten auch wieder ändern.
8. Legen Sie fest, ob ein Autologin stattfinden soll (Umgehen der Passwortanmeldung im CRM mit System-­Anmeldung). Wenn der Benutzername in der Applikation derselbe wie der System-Benutzername in Windows ist, dann kann das automatische Login für Domain-User oder lokale Benutzer gesetzt werden. Wenn Sie das Autologin-Flag setzen, dann sollten Sie das Passwort ggf. sperren. Damit wird sichergestellt, dass nur der am Betriebssystem angemeldete Benutzer das JustRelate CRM über Autologin star­ten kann.
9. Legen Sie fest, ob eine personelle Ressource erzeugt werden soll.
10. Wählen Sie Anlegen.
11. Beim Anlegen und Speichern des Datensatzes wird automatisch eine Zugriffs-GIC (ID der Einzelbenutzer­gruppen für Zugriffslisten) vergeben. Das Feld Nummer ist automatisch vorbelegt. Tragen Sie hier ggf. die Personalnummer des Benutzers ein.
12. Achten Sie darauf, dass das Feld Admin für normale Benutzer deaktiviert ist. Der jeweilige Mitarbeiter loggt sich nun unter seinem Namen ein und kann im Formular Meine Daten seine eigenen Daten pflegen, das Passwort ändern und wichtige Beziehungen anzeigen.
    Wenn Sie bei einem internen Mitarbeiter das Admin-Flag setzen, verfügt er nach dem nächsten Login über das CRM-Administratormenü und ggf. über die PiSA cubes-Menüs. Somit ist er in der Lage, direkt auf das Datenmodell und sicherheitsrelevante Daten zuzugreifen.
13. Wechseln Sie beim neuen Benutzer in die Stammdaten und vervollständigen Sie ggf. weitere Daten, z.B. dessen Position usw.
14. Prüfen Sie, ob auch auf den anderen Reitern Informationen bereitgestellt werden müssen.
15. Wechseln Sie zum Reiter Korrespondenz, um Korrespondenzdaten nach DIN 5008 zu pflegen.
    Die Korrespondenzdaten werden ebenfalls am internen Unternehmen, der Abteilung, zu der der Mitarbeiter gehört, gepflegt. Die dort eingetragenen Daten werden bei Korrespondenzen nur ver­wendet, wenn am internen Mitarbeiter die von der Korrespondenz benötigten Daten fehlen. Diese Einträge kann der Administrator u.U. den Anwendern selbst überlassen.
    Auf den zusätzlichen Reitern werden später ggf. weitere Beziehungen angezeigt oder hergestellt.
    • Briefanrede: Anrede in einer Korrespondenz
    • Absender Sichtfenster: Spezielle Absenderzeile am oberen Rand des Brieffensters
    • Sichtfenster: Vollständige Adresse, wie sie im Brieffenster erscheinen soll
    • Absender Kopf: Der sich in der rechten Randspalte eines Briefs befindende Absender des Unter­nehmens
    • Unterschrift (Text): Text der Unterschrift. Die Positionierung der Objekte ist von der gewählten Brief­vorlage abhängig.
16. Speichern Sie den Datensatz!

Die Werte der Standardarbeitszeiten, die die Arbeitszeit von Mitarbeitern und des Unternehmens regeln, wer­den in Umgebungsvariablen definiert. Diese Werte werden berücksichtigt, wenn z.B. Stan­dardaktivitäten am Prozess automatisch erstellt werden, und auch bei der Groupware-Synchronisation.