Zugriff auf Datensätze durch Prozess-Status-Änderung

Für bestimmte Prozess-Status kann der Zugriff neu gesetzt werden, wenn dieser Status erreicht und vom Anwender gesetzt wurde. Als Zugriffsmodus kann R (read), W (write) und D (delete) gesetzt werden. Dabei können z.B. auch die sogenannten Platzhalter-Gruppen (Rollen) Rechte erhalten. In Kombi­nation mit dem Schlüssel D, W oder R kann eine Platzhalter-Gruppe angegeben werden, deren Mitglieder die entspre­chenden Rechte durch den betreffenden Status erhalten.

Hinweis: Den Record-Zugriff können Sie bei einem markierten Status vergeben, indem Sie im rechten Reiter Zugriff den Lese-, Schreib- oder Löschzugriff für eine Rolle setzen. Die Platzhalter-Gruppen (placeholders) gehen aus der Gruppen-Zuordnung hervor. D, W oder R ohne Nummer bedeutet, dass der Datensatzeigentümer das jeweilige Recht hat.

Beispiel: 

Beim Wechsel des Personen-Lead-Status in "gesperrt", "ausgeschieden", "inaktiv" oder "Konkurrenzprodukt im Einsatz" wird der Zugriff der Person auf R0,D103 gesetzt, d.h., die Welt (World, Gruppe 0) darf in diesem Datensatzstatus nur noch lesen, jedoch der Account-Manager (Platzhalter-Gruppe 103) darf löschen, also auch den Datensatz ändern. Der Datensatz und dessen Status kann dann nur noch vom Account-Manager oder einem Administrator geändert werden.

In der Regel werden Sie den Zugriff für finale Status (DON im Feld Offen) setzen, damit solche Datensätze nur noch von dazu berechtigten Personen (etwa vom Vertriebsleiter) geändert werden können.

Hat der Anwender einen Status mit dem entsprechenden Zugriff gewählt, so wird, wenn CPY_ACC_PSC_ACC gleich y ist, der im betreffenden Prozess gesetzte Zugriffsschlüssel auf das Objekt des Pro­zesses kopiert, und wenn auch die Variable CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ gleich y ist, auch auf die dem Objekt bereits zugeordneten Aktivitäten.

Beide Variablen können unabhängig voneinander eingestellt werden.

  • Ist CPY_ACC_PSC_ACC gleich y, so wird bei einem Statuswechsel der Zugriff des Zielstatus aus der Pro­zessdefinition auf das Objekt übertragen.
  • Ist CPY_ACC_PSC_ACC gleich n, so ändert sich der Zugriff des Objekts bei einem Statuswechsel nicht.
  • Ist CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ gleich y, so wird bei einem Statuswechsel der (ggf. geänderte) Zugriff des Objekts auf ihm zugeordnete Objekte übertragen.
  • Ist CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ gleich n, ändern sich die Zugriffe der zugeordneten Objekte bei einem Statuswechsel nicht.

Regeln der Zugriffsvererbung über die Variable CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ

Diese Umgebungsvariable steuert die Vererbung ausgehend von Vorgängen und Kontakten. Sie kopiert den Zugriff des Objekts auf die ihm zugeordneten Objekte (y / n).

Regel 1

Wenn sich der Zugriff eines Vorgangs oder eines Kontakts ändert, dann erben die direkt zugeordne­ten Dokumente sowie die Aktivitäten, die den Vorgang als Hauptvorgang haben, diesen Zugriff.

Regel 2

Wenn einer Aktivität ein anderer Hauptvorgang zugeordnet wird, dann erbt die Aktivität dessen Zugriff.

Regel 3 (Ausnahme)

Das Vererben der Zugriffe bei Änderung des Zugriffs interner Kontakte auf die zugeordneten Aktivitä­ten und Dokumente ist ab der Version 5GL-20110204 abgeschaltet.

Regel 4 (Ausnahme)

Zugriffe werden bei Änderung des Zugriffs externer Kontakte ab der Version 5GL-20110204 nur noch dann auf die zugeordneten Aktivitä­ten vererbt, wenn es keine valide PRO_GID gibt (d.h. wenn der Aktivität kein Vorgang zugeordnet ist). In diesem Fall hat das Feld "Für Kontakt" den Vor­rang (bei Terminen heißt das Feld "Hauptteilnehmer", bei Telefonaten "Gespräch mit").

Regel 5

Der Zugriff eines Vorgangs wird auch auf vorgangsspezifisch zugeordnete Produkte vererbt. Auch dies steuert diese Umgebungsvariable.

Zur Sonderregel mit dem "Global Flag" von Dokumenten siehe Dokumentzugriff.

Kontext

Die Darstellung des Zustands eines Datensatzes kann unter Berücksichtigung des Status über ein Template gesteuert werden. Datensätze im entsprechenden Status werden durch die angegebene Template-Definition for­matiert.