Standardaktivitäten erstellen oder anpassen

Hier können Sie Standardaktivitäten (Aufgabe, Termin, Telefonat) erstellen oder vorhandene Stan­dardaktivitäten anpassen. In Standardaktivitäten legen Sie von Anfang an beispielsweise die Zuständigkeit permanent fest. So können mit der Standardaktivität auch Vorlagen oder Blankodokumente zum Erstellen von Berichten zu Vorgängen, Kontaktberichten o.ä. bereitgestellt werden. Um die Standardaktivitäten in einem Prozess verwenden zu können, müssen sie einem Prozess-Status zugeordnet werden.

1. Wählen Sie den entsprechenden Prozess aus.
2. Prüfen Sie, welche Status für den Prozess angelegt sind. Nur für diese Status können Sie Standardak­tivitäten anpassen oder hinzufügen.
3. Markieren Sie links im Übersichtsbaum den Prozess-Status, zu dem Sie Aktivitäten erstellen oder bearbeiten möchten.
4. Expandieren Sie im Übersichtsbaum den Prozess-Status, um die zugeordneten Aktivitäten anzuzei­gen. Expandieren Sie ggf. die jeweilige Aktivitätenkategorie.
5. Klicken Sie in der Funktionsleiste eine Funktion in den Unterdialogen Aufgabe, Termin oder Tele­fonat, wenn Sie zu dem markierten Status eine neue Aktivität erstellen möchten, und bearbeiten Sie die neue Standardaktivität.
6. Markieren Sie eine vorhandene Aktivität (Symbol im Übersichtsbaum) und wechseln Sie in den Reiter rechts (Standard-...), wenn Sie eine vorhandene Standardaktivität bearbeiten möchten.
7. Tragen Sie alle erforderlichen Standardwerte der Aktivität (z.B. Aufgabe) ein, die dann als Voreinstellung für die Standardaktivität gelten. Nur über diesen Weg können Sie die Standardwerte auch wieder än­dern oder die Standardaktivität löschen.
8. Der Benutzer, der den Datensatz anlegt, der eine Standardaktivität nachzieht, ist auch ihr Zuständiger. Sie können aber einen Zuständigen oder eine Rolle festlegen, der bzw. die immer für diese konkrete Standardaktivität zuständig ist. Die Rolle eines Benutzers lässt sich in der Kontaktbeziehung an einem Vorgang oder einem Kontakt festlegen. Wird an der Stan­dardaktivität Zuständiger und auch Rolle eingetragen, so wird erst auf die Rolle geprüft und diese fixiert. Nur wenn kein Rollenkontakt gefunden wird, erhält der Zuständige die Aktivität.
9. Speichern Sie alle Änderungen.
10. Einem einzelnen Prozess-Status können Sie mehrere Aktivitäten zuordnen.
11. Prüfen Sie ggf., ob der Beginn Offset (h) und die Dauer dem Vertriebsablauf in Ihrem Unternehmen genügen.
12. Speichern Sie die Prozessdefinition.

Beginn Offset und Dauer sind voreingestellte Werte für die Zeit zur Abarbeitung einer Standardaktivität, bis diese selbstständig eskaliert. Diese Zeit kann natürlich später über die Aktivität selbst beeinflusst wer­den. Beginn Offset im Prozess bestimmt die Zeit, die standardmäßig dem aktuellen Zeitpunkt der Erstellung einer Aktivität zugeschlagen wird, bis sie beginnt, d.h. der Beginn der Aktivität wird um den eingetragenen Wert verschoben.

Geben Sie keinen Wert für Beginn Offset an, beginnt die Standardaktivität sofort, nachdem sie angelegt wurde. Bei Standardaktivitäten, die auch eine gewisse Zeit dauern, wird zusätzlich die Dauer aufgeschla­gen, bis die Aktivität automatisch eskaliert. Damit wird die Zeitspanne von Beginn bis Fälligkeit beein­flusst. Ist keine Dauer eingetragen, eskaliert die Standardaktivität gleich zu Beginn (also z.B. beim Anlegen des Angebots).

Beim Erstellen von Datensätzen zu einem Prozess (Lead, Angebot usw.) werden standardmäßig automa­tisch auch Standardaktivitäten erstellt, wenn solche am Prozess definiert sind. Dieses Feature können Sie über die Umgebungsvariable PSA_CPY_ACT_OPR_STD (default y) bei Bedarf abschalten.

Der Beginn Offset und die Dauer von Standardaktivitäten richten sich meist nach der Arbeitszeit im Unternehmen.

Die Werte, die die Arbeitszeit der Mitarbeiter oder des Unternehmens regeln (Beginn Offset und Dauer), lassen sich in Umgebungsvariab­len definieren und werden bei der Erzeugung von Standardaktivitäten herangezogen.

Für verschiedene Standardaktivitäten kann es erforderlich sein, den Beginn Offset nicht allein auf den Beginn der Aktivität zu beziehen, sondern z. B. auf Datumsfelder des Vertriebsprozesses „Angebot“ (Vaterobjekt der Standardaktivität) wie Angebotsfrist oder Bindungsfrist. Diese Bezugsfelder können unter Beginn Offset-Feld eingetragen werden.

Geben Sie einen negativen Wert ein (-XX,00), dann ist der Zeitpuffer vor dem aktuellen Zeitpunkt der Erstellung einer Standardaktivität beim Anlegen des Vertriebsprozesses (z.B. Angebot), zu dem die Standardaktivität gehört, zuvor gesetzt. Bezogen auf ein Beginn Offset-Feld könnte z.B. für den Pro­jektverantwortlichen fünf Tage vor Ablauf der Bindungsfrist eines Angebots eine entsprechende Auf­gabe generiert werden.

Das bekannte Fixiert-Flag an Aktivitäten ist auch am Prozess in allen drei Standardaktivitäten-Formu­laren schreibbar (default = ON). Damit kann der Administrator bereits in der Prozessdefinition z.B. einem delegierten Kontakt erlauben, die Fälligkeit anzupassen, indem er es deaktiviert.