Suchen und Finden

Objekte, die bei der Volltextsuche einbezogen werden können.

Die Suche indiziert bestimmte Felder eines DTO. Im Customizing hinzugekommene Felder können zusätzlich indiziert werden. Für diese gibt es in der Liste der Objekte Administration/Werkzeuge/Suchen und Finden/-Suche: Objekte die Unterliste Zusätzliche Felder, in der für jedes Datenobjekt die zusätzlich zu indizierenden Felder angeben werden können. Ist ein angegebenes Feld in dem DTO oder seiner Ver­linkung vorhanden und sichtbar, dann wird der Feldinhalt als neue Zeile in den Indextext aufgenommen. HTML-Felder werden vorher in reinen Text konvertiert.

Es werden auch alle String- und HTML-Felder eines Objekts indiziert. Ausgenommen sind Systemfelder sowie Felder, die GID oder IDN in ihrem Namen haben.

In die Indexierung sind auch Komponentenfelder (d.h. bestimmte Daten verknüpfter Objekte) einbezo­gen, wie z.B.:

• Bei Kontakten allgemein: Adressen, Merkmale
• Bei Personen zusätzlich: Unternehmensname
• Bei Unternehmen zusätzlich: Branche, Region
• Bei Projekten: Kundenname, Adresse, Merkmale, Produkte
• Bei Serviceobjekten: Kundenname, Betreibername
• Bei Produkten: Lieferantenname

1. In der Administration der Suche: Für Objekte können in die Liste der zusätzlich zu indizierenden Felder auch Komponentenfelder eingetragen werden.
2. In den einzelnen Reader-Implementierungen können per Code die Beziehungen zu den indizierten Komponenten/Listen definiert werden. Diese werden dann beim Index-Update das eigentliche Objekt reindizieren. Die Definitionen von 1. brauchen nicht noch einmal in der Liste angegeben zu werden. Wenn ein indizierter n:m-Datensatz gelöscht wird (z.B. Adresse oder Merkmal), kann das eigentliche Objekt (z.B. Kontakt oder Projekt) nicht neu indiziert werden, weil die benötigten Daten, um den relevanten Datensatz zu finden, nicht mehr existieren. Der Index ist in diesem Fall inkorrekt, bis sich das Objekt selber ändert.
   Der Index-Reader muss überladen werden, wenn ein Feld (Stringfeld) wirklich ausgeschlossen werden soll.

• Der von der EUREKA-Suche verwendete Index wird unmittelbar aktuali­siert, nachdem Daten angelegt oder geändert wurden.
• Das Verhalten im Detail kann über mehrere Variablen PSA_FUL_IDX_... (Klassifizierung Allgemein / EUREKA-Suche) gesteuert werden.

Für die Volltextsuche in E-Mails und deren Metadaten wird ein Verfahren verwendet, das die Datenbank entlastet, die Groupware-Synchronisation erheblich beschleunigt und keinen Job für die Indi­zierung benötigt.

Die Suche auf E-Mail-Feldern wird vermieden, wo dies möglich ist. Stattdessen hält jede Clusterinstanz eine Map mit allen E-Mail-Adressen und Kontakt-GIDs. Änderungen und Löschungen bei einem Kontakt wirken sich auf die Map aus und werden im Clusterverbund verteilt. Die Telefonnummern sind ebenfalls in einer Map abgelegt. Dadurch kann der Lucene-basierte Telefonindex entfallen. Dies hat den Vorteil, dass Änderungen sofort gefunden werden.

Empfehlung: Job für Telefonindex abschalten!

Insbesondere für die Administration im Clusterbetrieb steht ein Werkzeug für die EUREKA-Indexverwal­tung zur Verfügung: Administration/Werkzeuge/Suchen und Finden/EUREKA-Suche: Administration

Der Dialog bietet mehrere Funktionen:

Ausgabe der Dokumentanzahl, Indexgröße und des letzten Update-Datums des Indexes.

Schließt alle Referenzen auf den Index.

Löscht den gesamten Inhalt des Indexes.

Aktiviert oder deaktiviert die automatische Indexaktualisierung (Hintergrundaktualisierung).

Kopiert die Variablen für die letzte Updatezeit auf andere Cluster.

Öffnet den Job für die Indexaktualisierung zum Bearbeiten oder Anpassen.

Zeigt die Filter-Definitionsdaten zum DTO des aktuellen Dialogs. Die Daten können in der Filterverwal­tung eingesehen und bearbeitet werden. Die Verwaltung der Filter ist auf das DTO eingeschränkt. Der Filter kann nicht für andere Datenklassen verwendet werden.

Die Gesamtsuchbedingung des Filters können Sie in Where-Bedingung nachvollziehen. Sie wird automa­tisch aus den einzelnen im Filterformular definierten Feld-Sucheinträgen gebildet. Sie können die Gesamtsuchbedingung hier in der Liste korrigieren oder erweitern.

Mit Ansicht können Sie die Anzeige einschränken.

Der Unterschied zur Filterverwaltung bei Dialogobjekten (z.B. der Unternehmensmaske) besteht in den Informationen, die der Filter zur Verfügung hat.

Der Filterdialog der Unternehmensmaske kennt das ihr zugrundeliegende Datenobjekt und daher auch die entsprechenden Komponenten und Assoziationen (blaue und rote Ordner). Die Filterverwaltung kennt nur das Datenobjekt des Filters, in dem Beispiel PSA_CON_STR, die absolute Basistabelle der Kontakte. Daher sind hier auch nur die Felder dieser Tabelle sichtbar.

Damit ist letztendlich die Bearbeitung eines Filters in der Filterverwaltung eingeschränkt, da nur das Datenobjekt eines Filters bekannt ist. Möchten Sie Felder aus Komponenten des „Unternehmens-DTO“ ergänzen, geht dies nur über den Filterdialog der Maske. Dort erhält der Filter automatisch im Beispiel das DTO PSA_ORG_EXT_XTD und dadurch in der Filterverwaltung der Maske auch die ent­sprechenden Assoziationen und Komponenten.

Der Grund dafür ist, dass dieselben Filter nicht gleichzeitig an zu vielen Stellen ver­fügbar sein sollen (Filter für Service-Vorgänge auch an Marketingmasken etc.). Filter sind so nur in der Maske sichtbar, in der sie angelegt wurden, oder in Masken, die exakt dasselbe Datenob­jekt als ihre Grundlage haben.

In der Filterverwaltung soll dieses Datenobjekt dann nicht geändert werden, um zu verhindern, dass Filter "verschwinden". Das heißt, dass ein Filter, der in einer Unternehmensmaske sichtbar ist, dort auch sichtbar bleiben soll, nachdem sie geändert wurde.

Tipp: Filter global zugänglich machen

Sie können die globale Filterverwaltung nutzen, um als Administrator einen Filter, der z.B. von einem inzwischen ausgeschiede­nem Mitarbeiter angelegt wurde, anderen Anwendern zugänglich zu machen.

Öffnen und fokussieren Sie hierfür einen Dialog, zu dessen treibender Datenklasse Sie die Filter verwalten wol­len, und rufen dann Administration/Werkzeuge/Suchen und Finden/Filterverwaltung auf. Jetzt öffnet sich die Filterverwaltung, die (anders als die Filterliste in den PiSA cubes - Ressourcen) nur die Filter zu dem betreffenden DTO anzeigt. Hier können Sie per Kontextmenü den Zugriffsassistenten aufrufen, in dem Sie den Zugriff zum gewählten Filter wie gewünscht ändern können.