Status externer Kontakte

Ein Kontakt kann diverse Status haben, einen aktiven (OPN) oder inaktiven (DON), die der Account-Mana­ger setzen kann. So sind "gesperrt" und "ausgeschieden" inaktive Status. Die Unterliste „Mitarbei­ter“ eines Unternehmensformulars (extern und intern) hat den Quickfilter „Status“, der nach aktiven („aktiv“) oder inaktiven („inaktiv“) Kontakten filtert. Damit können Sie bei umfangrei­chen Mitarbeiterlisten inaktive Kontakte nur bei Bedarf einblenden und die Liste dadurch überschaubar halten.

Für interne Personen und Unternehmen oder Abteilungen gelten teilweise abweichende Pro­zesse und Kontaktstatus, da hier der Login und Rechte für das CRM-System verbunden sind. Den Status bei internen Kontakten verwaltet üblicherweise ein Administrator .

Im JustRelate-CRM-Standard gibt es folgende Kontaktstatus für externe Kontakte:

Externe Unternehmen

  • aktiv (OPN)
  • in Bearbeitung (OPN)
  • inaktiv (DON)
  • nicht mehr existent (DON)
  • gesperrt (DON)
  • importiert (OPN)

Externe Personen

  • aktiv (OPN)
  • in Bearbeitung (OPN)
  • inaktiv (DON)
  • ausgeschieden (DON)
  • gesperrt (DON)
  • importiert (OPN)
  • Gelöscht nach DSGVO (DON)

Der Statuswechsel bei Kontakten von "aktiv" zu beispielsweise "inaktiv" löst den Wechsel der Reife OPN zu DON und die Änderung der Schriftfarbe des Datensatzes zu rot aus.

Mailsperre administrieren

Bei inaktiven Status (DON) von Personen wird automatisch eine Mailsperre gesetzt (Reiter Datenschutz der Person). In diesem Fall kann man auf mögliche Korrespondenz (E-Mail) von diesen auch nicht mehr ohne Weite­res antworten, da nicht jeder Bearbeiter die Mailsperre zurücksetzen kann.

Info

Admin: Mit der Variablen PSA_CON_OPR_DON_SET_COM_CLS (benutzer- und gruppenabhängig) kann ein Administrator festlegen, ob die Mailsperre überhaupt gesetzt wird, wenn ein Kontakt einen fina­len Status (DON) erreicht. Damit kann z.B. auch sichergestellt werden, dass externe Kontakte, die den finalen Status selbst über ein Kundenportal setzen dürfen, trotzdem noch per Korrespondenz kommunizieren können.

Hinweis: Diese Variable greift bei allen DON-Status des Kontakts. Für einzelne Status bleibt nur die Möglichkeit, den Wert der Variablen auf n zu setzen und per Aktions-Userexit beim gewünschten Status auszuführen.

Reiter Datenschutz

Protokollierung der Datenschutzattribute

Hinweis: Erfassen Sie zunächst alle wichtigen Daten zur Person, und befassen Sie sich anschließend mit dem Datenschutz. Wichtig ist, dass die betreffende Person zeitnah darüber informiert und deren Einverständnis eingeholt und protokolliert wird.

Mailsperre

Beim Setzen der Mailsperre wird der betreffende Kontakt von jeglicher ein- und ausgehenden E-Mail-Kommunikation ausgeschlossen. Die Mailsperre kann nur manuell zurückgesetzt werden. Dies geschieht nicht automatisch, wenn sich der Status des Kontakts ändert.

Eine Person mehreren Unternehmen oder Organisationen zuordnen

Hinweis: Externe Personen können u.U. mit mehreren Firmen assoziiert sein. Diese Beziehungen können Sie bei externen Personen über das Unterformular Zusatzdaten/Kontaktbeziehungen herstellen. Beachten Sie, dass bei mehreren Datensätzen immer nur eine im Kopfformular der externen Person als Firma ange­zeigt wird.

Im Reiter Kontaktbeziehungen, Sektion als Mitarbeiter in folgenden Firmen können Sie zur Unterscheidung der Firmenzugehörigkeit das Feld Position verwenden. Wenn die Beziehung zu der Hauptfirma gelöscht wird, dann wird die Position bei der Person geleert. Umgekehrt wird die Position übertragen, wenn der Person eine Hauptfirma zugeordnet wird.

Möchten Sie Mitarbeiter untereinander in Beziehung setzen, sollten Sie ebenfalls den Reiter Kontaktbezie­hungen, Sektion zu anderen Unternehmen und Personen, nutzen.

Hinweis: Ordnet man eine Firma einer Person zu (Firma an der Person), werden drei Attribute unabhängig voneinander geprüft, von denen zwei per Rückfrage abgewählt werden können: Das Sichtfens­ter oder die Briefanrede ändern und alle Adressen vom Unternehmen holen. Sind bei der Person die (geschäftliche) Telefonnummer, Faxnummer und URL leer, so werden diese Attribute vom Unternehmen übernommen (dies sind genau diejenigen Kontaktattribute, die eher unternehmens- als personenrelevant sind), und sie kön­nen nicht abgewählt werden.