Sie können für externe, als Kontakt angelegte Unternehmen auch die Ihnen bekannten Ansprechpartner (Mitarbeiter) anlegen. Ferner können Sie weitere Beziehungen zwischen externen Personen (Mitarbeitern) und dieser Firma anlegen. Dabei stellen Sie Beziehungen zu bestehenden Datensätzen her oder erstellen neue.
Ansprechpartner eines Unternehmens erfassen
Kontakte aus der Datenbank zuordnen
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass bereits bestehende Daten eines Kontakts nicht in jedem Fall automatisch aktualisiert werden. Sind Adresse, Telefon- oder Faxnummern und die URL leer, werden diese mit den Unternehmensdaten belegt. Ist ein solches Feld belegt, wird es nicht geändert.
- Wählen Sie das Menü Sales/Kontakte/Unternehmen.
- Suchen Sie das Unternehmen.
- Wechseln Sie im Formular des externen Unternehmens zum Reiter Mitarbeiter.
- Wählen Sie im Reiter den Befehl Mitarbeiter auswählen, um vorhandene Kontakte zuzuordnen. Ist der Button inaktiv, dann prüfen Sie bitte, ob als Ansicht Konzern ausgewählt ist und wählen Sie die Ansicht Unternehmen.
- Wiederholen Sie die Vorgehensweise für weitere Mitarbeiter derselben Ebene.
Siehe auch: Strukturierte Ansichten an Kontakten
Nicht vorhandene Kontakte zuordnen
Neue Ansprechpartner eines Unternehmens können Sie einfach über die Funktion Kontakt (neu)/Mitarbeiter in der Funktionsleiste anlegen.
§ DSGVO: Beim Erfassen von Personen müssen Sie die DSGVO und den Datenschutz beachten! Siehe DSGVO-konformes Erfassen von Personen.
Bei einem neuen Kontakt benötigen Sie unbedingt dessen Einverständnis zur Speicherung und zur Verarbeitung von dessen Personendaten. Zusätzlich muss die Einwilligung zum Erhalt von Informationen in Form von E-Mails (Newsletter etc.) vorliegen.
Personenbezogene Daten im CRM-Standard
Komponente | Feldtitel | Bemerkung |
|---|---|---|
| Anrede/Geschlecht | Anrede ("Hr.", "Fr.", ...): codiert intern das Geschlecht der Person. |
Titel | Akademische(r) Grad(e) u.ä. | |
Vorname | Der Rufname | |
Weitere Vornamen | Zusätzliche Namen zum Rufnamen | |
Nachname | Der Nachname | |
Namenszusatz | z.B. jr., sr. | |
Zusammengesetzter | Voller Name, zusammengesetzt aus: 1. Anrede, 2. Akad. Grad/Titel, 3. Vorname, 4. Weitere Vornamen, 5. Nachname, 6. Namenszusätze | |
Speichern als | Für Personen im Format {Nachname}, {Vorname} ({Firma}). Bei internen Mitarbeitern sollte {Nachname}, {Vorname} meist ausreichen. | |
Briefanrede | Anrede, die über dem Brieftext erscheint (z.B. 'Sehr geehrter Herr Mustermann'), wird automatisch generiert. | |
Geburtstag | Datum | |
Profilbild | Passfoto o.ä. | |
Firma | Position | Rolle der Person in der Firma (z.B. IT-Leiter) |