Die Kontakthistorie nachführen

In manchen Branchen ist es notwendig, die Historie eines Unternehmens nach Umfirmierung, Über­nahme oder Aufspaltung sowie die Historie einer Person, z.B. nach einem Arbeitgeberwechsel nachzuführen.

Um dies abzubilden, ist an externen Kontakten eine Historienbeziehung zu finden, die es ermöglicht, einem Kontakt Vorgänger oder Nachfolger zuzuordnen.

Unter Zusatzdaten/Kontaktbeziehungen kann die Nachfolger-/Vorgänger-Historie hinterlegt werden. Sie können z.B. am Unternehmen per Hyperlink in das Vorgänger-Unternehmen wechseln und sich dort z.B. die Aktivitätenhistorie anschauen.

Der Umfirmierungsassistent ermöglicht es, die Umfirmierung und Aufspaltung von Unternehmen und die kontrollierte Übernahme von Daten und Mitarbeitern in einen neuen Unternehmensdatensatz vorzunehmen. Der Assistent stellt automatisch die Historienbeziehung zum Vorgänger her.

Es können auch Vorgänge und Vorgangsaktivitäten in das Nachfolger-Unternehmen übernommen sowie Konzern-Zuordnungen geändert werden. Zusätzlich können Kontakt-Kommunikationsdaten des neuen Unternehmens auf übernommene Mitarbeiter übertragen werden, wie auch im Unternehmenswechsel-Assistenten.

Die Vorgangskonsolidierung ist Voraussetzung für eine korrekte Zuordnung von z.B. eingehenden Kor­respondenzen zu einem Vorgang. Der Assistent zeigt in einer Liste alle offenen Vorgänge (Meldungen, Marketing-, Vertriebs- und Service-Vorgänge, Projektmappen) des Vorgänger-Unternehmens. Wenn Mitarbeiter überführt werden, dann werden auch die offenen Vorgänge dieser Mitarbeiter in der Liste angezeigt. Sie können alle oder einzelne Vorgänge zur Übernahme an- und abwählen. Beim Umfirmieren wird die Beziehung zu den selektierten Vorgängen geändert und zusätzlich auch die Beziehung an jeder offenen Aktivität, an der ein gewählter Vorgang als Hauptprojekt eingetragen ist.

Der Assistent zeigt die aktuelle Konzernzuordnung an (Top-Unternehmen der Struktur). Sie können das Nachfolger-Unternehmen direkt einem anderen Konzern oder übergeordneten Unter­nehmen zuordnen.

Sie haben die Wahl, ob Sie die Kommunikationsdaten (Tel. gesch., Fax, E-Mail, URL, Komm.-Sprache) und den Status sowie den Account-Manager für neue Personen oder Mitarbei­ter von der bisherigen Person oder aus dem neuen Unternehmen übernehmen.

Das JustRelate CRM verwendet folgende Features, um die Kontakthistorie darzustellen:

• Baumdarstellung der Historienbeziehung zu Vorgängern und Nachfolgern am Kontakt
• Die Dublettenprüfung berücksichtigt Historienbeziehungen. Datensätze, zwischen denen eine Histo­rienbeziehung existiert, werden nicht als Dubletten ausgegeben.
• Die Funktion Umfirmierung am externen Unternehmen stellt einen Assistenten für die Umfirmierung und Aufspaltung von Unternehmen zur Verfügung. Er ermöglicht die kontrollierte Übernahme von Daten und Mitarbeitern in einen neuen Unternehmensdatensatz und stellt automatisch die Histo­rienbeziehung zum Vorgänger her.
• Die Funktion Unternehmenswechsel an der externen Person stellt einen Assistenten für den Arbeitge­berwechsel zur Verfügung. Dieser ermöglicht die kontrollierte Übernahme von Daten in einen neuen Personendatensatz inklusive Zuordnung zu einem neuen Unternehmen und stellt automatisch die Historienbeziehung zur Vorgängerperson her.
• Kontakte mit Vorgängern und Nachfolgern sind als solche gekennzeichnet (mit einem "Kofferanhänger"-Symbol in der Titelleiste des Kontakts)
• Automatisches Deaktivieren des Kontakts am Vorgänger-Unternehmen (Status inaktiv)

Im Reiter Aktivitäten des aktuellen Kontakts bietet der Quickfilter Ansicht die Historie zur Auswahl an. Die Aktivitätenliste zeigt dann zusätzlich die Aktivitäten des Vorgänger-Unternehmens.

Die Historienansicht gibt es nicht nur für Aktivitäten, sondern auch für Marketingvorgänge, Vertriebsvorgänge, Projekt­mappen, Servicemeldungen, -Vorgänge, -Verträge, -Objekte.