Serviceeinsätze planen, disponieren und abwickeln

Im Reiter Abwicklung können Sie die Personal-, Termin- und Ersatzteildisposition vornehmen sowie standardisierte Leistungspakete für einen Serviceeinsatz zuordnen.

Reiter Abwicklung: Eintrag einer Plantermin-Spanne nach Kundenabsprache; Eintrag des tatsächlichen und vom Kunden bestätigten Termins. Für die grobe Terminplanung stehen Ihnen am Auftragsformular die Felder Wunschtermin von ... bis ... und die Einsatztermine unter Abwicklung zur Verfügung. Sie können Zeitspannen oder den vom Kunden bestätigten Einsatztermin vorgeben.

Die konkreten Einsatztermine für Servicetechniker können Sie aus der Personalliste mit der Funktion Akti­vität (Neu)/Termin anlegen. Es öffnet sich das Termin-Erfassungsformular zum Anlegen eines Servicetermins. Der Betreff, der Typ, die Zuständigkeit, der Ort und das Feld Hauptteilnehmer sind automatisch vorbelegt. Automatisch wird aus dem Serviceauftrag der Einsatzort als Ort am Einsatztermin verwendet. Nach Angabe des konkreten Einsatztermins und Speichern erscheint der Servicetermin automatisch im Entry Portal des zuständigen Servicetechnikers. Legen Sie den Servicetermin für ein Team an, werden automatisch alle Teammitglieder informiert. Nicht im System verwaltete Ressourcen, z.B. geleaste Arbeitsmittel (Fahrzeuge, spezielle Werkzeuge), können im Reiter Ressourcen der Aktivität eingetragen werden.

Über einen Export der Aktivitäten nach MS-Projekt können alle Aktivitäten zum Serviceauftrag grafisch dargestellt werden, wie bei einer Servicemeldung. Sie können auch mehrere Serviceaufträge in der Liste markieren. Je Auftrag entsteht ein Projektblatt in MS-Project.

Wenn Sie einen Termin erstellen, werden folgende Kontaktzuordnungen aus dem Serviceauftrag übernom­men:

• Technischer Bearbeiter: Zuständiger, Hauptinitiator (wenn Technischer Bearbeiter nicht belegt ist, ist der angemeldete Benutzer der Zuständige)
• Kunde: Hauptteilnehmer ohne Rolle

• Service-Techniker: erforderlicher Teilnehmer
• Service-Ingenieur: erforderlicher Teilnehmer

Die internen Kontakte werden "Erforderliche Teilnehmer" des Termins. Kontakte mit anderen oder leerer Rolle werden nicht in den Termin übernommen.

Bei der Termin- und Ressourcenplanung für Serviceeinsätze unterstützt Sie die interaktive Plantafel. Sie kann direkt über den Serviceauftrag oder das Menü Service geöffnet werden. Dadurch ist sowohl eine Vorausplanung über einen bestimmten Zeitraum als auch eine Ad-hoc-Planung am Serviceauftrag möglich. Über eine Schnittstelle werden während der Pla­nung Daten zwischen dem Serviceauftrag und der Plantafel ausgetauscht. So wird z.B. beim Anlegen eines Ter­mins der Kundenwunschtermin berücksichtigt, oder die Termindaten und zugeordneten Ressourcen werden nach Freigabe in den Auftrag zurückgeschrieben.

Im Reiter Abwicklung/Personal werden nur die für den Serviceauftragstyp definierten Personenrollen angeboten, wie z.B. Service-Ingenieur und Service-Techniker. Die Personalliste ist automatisch mit den bereits zugeordneten Kontakten belegt (Kaufmännischer Bearbeiter, Ersteller, ...). Wählen Sie hier die benötigten Servicetechniker aus und vergeben Sie die dafür reservierten Rollen im Projekt.

Serviceteams fassen Mitarbeiter der Serviceabteilung aufgaben- oder ortsbezogen zusammen, z.B. Serviceteam Elektro, Hydraulik, Mechanik. Teams können Sie über die Stammdatenverwaltung Teams definieren. Wenn Sie ein Team aufnehmen, können Sie dieses markieren und mit der Funktion Teams auflösen alle Mitglieder in die Liste separat aufnehmen. Beachten Sie, dass die Rollendefinition eines Teams beim Auflösen nicht an die Teammitglieder vererbt wird.

Bitte machen Sie sich zunächst ein Bild davon, was beim Kunden im Einsatz ist, d.h. von dem Serviceobjekt in der Kundeninstallation und den Leistungspaketen und Ersatzteilen.

Im Reiter Abwicklung/Produkte/Leistungen eines Serviceauftrags können Sie ihm Ersatzteile und Leistungen zuordnen. Die Produktzuordnung erstreckt sich auf alle Artikel, jedoch können Sie über vordefinierte Filter im Auswahldialog nach Kategorien filtern. Auch direkt per Drag-and-Drop können Ersatzteile und Leistun­gen aus den Stammlisten zugeordnet werden.

Leistungspakete sind standardisierte Arbeiten, wie z.B. Wartung Anlage xyz oder Nachziehen aller Schraubverbindungen. Ersatzteile und Leistungspakete können so kalkuliert werden wie Produkte. Typischerweise wird es dafür eine spezielle Kalkulationsgruppe geben.

Die Stammdaten von Ersatzteilen und Leistungen können administrativ in der Produktver­waltung mit Einschränkung auf die Produktkategorien Leistung und Ersatzteil verwaltet werden. Eine instand­haltungsrelevante Klassifizierung ist über einen IH-Typ möglich. Durch Customizing können Einschränkungen auf andere Kategorien ermöglicht werden.

Nachdem ein Serviceauftrag (mit Ausnahme von Ersatzteilaufträgen) erstellt wurde und er damit den Status angelegt erhalten hat, wird er mit vorgangsspezifischen Dummy-Positionen vorbe­legt. Die Menge und der Kopierstatus sind gleich 0. Die zu referenzierenden neutralen Artikel müssen in der Produkt­datenbank vorhanden sein.