Auftragsgenerierung aus vertrieblichen Verträgen

Aus Verträgen können Sie Aufträge generieren. Hierbei werden die Durchführung und Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Leistungen wie Wartungen und Inspektionen unterstützt, ebenso wie z.B. die monatliche oder quartalsweise Abrechnung von Positionen ohne Intervall, etwa Lizenzen oder Dienstleistungen. Im Einzelnen werden unterstützt:

• Serviceaufträge entsprechend Abrechnungsintervall generieren.
• Vertragspositionen mit Durchführungsintervall in den Auftrag nach speziellen Regeln (z.B. Wartungen, Inspektionen) überführen.
• Pauschalpositionen pro Serviceobjekt im Auftrag zur Vertragsabrechnung anlegen.
• Steuern, welche Vertragstypen vom Job erfasst werden.
• Vertriebliche Aufträge generieren.
• Vertragspositionen ohne Durchführungsintervall (z.B. Lizenzposi­tionen) in den Auftrag überführen.
• Laufende Verträgen ohne Vertragsversionierung ändern.

Mit dem Job „Aufträge für Verträge erzeugen“ (PSA_CRE_CTR_SVC_ORD) können Sie Serviceaufträge aus aktiven Verträgen in einem einstellbaren Planungshorizont erzeugen, gesteuert von Einstellungen beim jeweiligen Vertrag. Der Job kann über den Parameter CTR_STY angewiesen werden, nur bestimmte Ver­tragstypen (Projekt-Subtypen) zu erfassen. Im Standard werden Service- und Wartungsverträge erfasst.

Bei einem Vertrag können Sie steuern, welcher Auftragstyp aus ihm generiert wird. Dafür gibt es zwei Selektionen im Reiter Abrechnung im Bereich "Auftragserzeugung".

• Vertriebs- oder Serviceauftrag
• Die Auswahl des Auftragstyps bietet für Vertriebsaufträge die Subtypen und für Serviceaufträge die Servicevertragstypen (SVC_ORD-Prozesse) an.

Bei Verträgen gibt es zwei Reiter zur Darstellung der generierten Aufträge, Aufträge (Service) und Aufträge (Vertrieb). Bei vertrieblichen Aufträgen wird die Vertragskomponente unter über Vertrag dargestellt.

Die Auftragsgenerierung liefert aussagekräftige Auftragsstichwörter, die die Zeitspanne des Abrech­nungsintervalls ausweisen, z.B. bei quartalsweiser Abrechnung „Stichwort aus Vertrag (01.02.24-30.04.24)“.

Am Vertrag selbst gibt es die Funktion Aufträge erzeugen. Damit können alternativ zum Job die Aufträge interaktiv erzeugt werden. Diese Funktion muss ausgeführt werden, nachdem ein Vertrag angelegt oder geändert wurde. Ändert sich der Status eines Vertrags zu aktiv, werden Sie automatisch daran erinnert.

Bei vertrieblichen Aufträgen werden auch alle Positionen ohne Durchführungsintervall (Spalte Intervall = LEER) in die Abrechnungsaufträge übernommen. Dafür gelten folgende Regeln:

• Bei allen Hauptpositionen wird die Menge auf die Abrechnungsaufträge aufgeteilt, z.B.:
  Menge im Vertrag = 12 Monate
  Abrechnungsintervall = vierteljährlich
  Menge im Abrechnungsauftrag = 3
• Die Unterpositionen werden unverändert übernommen.
• Im Lieferumfang des vertrieblichen Auftrags ist das Lieferdatum eingeblendet. Das Positionslieferdatum wird auf das Auftragsbeginn-Datum gesetzt.
• Das System gewährleistet mit einer Prüffunktion am Vertragslieferumfang, dass intervallbehaftete Positionen nicht in der Struktur von Positionen ohne Intervall vorkommen. Die Prüffunktion wird vor der Auftragsgenerierung ausgeführt und verhindert diese, falls der Lieferumfang regelwidrig aufge­baut ist.
• Die Werteberechnung bei einem Auftrag lässt einen negativen Auftrags­wert zu. Dadurch können Gutschriften abgebildet werden, z.B. bei Reduzierung des Umfangs in einem laufenden Vertrag. Negative Positions- und Auftragswerte werden bei allen Berechnungen im System (Drill-Down, Cockpit-Elemente usw.) berücksichtigt.

Das JustRelate CRM lässt Erweiterungen oder Reduzierungen bei laufenden Verträgen ohne Versionierung zu. Fügen Sie hierfür Positionen hinzu (bei Reduzierungen mit negativer Menge) und tragen Sie an der Position ein Startdatum ein. In der Kalkulationssicht des Vertrags ist das Startdatum ebenfalls zu sehen. Setzen Sie anschließend den Vertragsstatus auf Vertrag geändert.

Der Job für die Auftragsgenerierung identifiziert den geänderten Vertrag und führt folgende Aktionen aus:

• Er berechnet für die hinzugefügten Positionen auf Basis des eingetragenen Startdatums die Differenz­menge bis zum nächsten regulären Abrechnungszeitpunkt und übernimmt diese in einen separat gene­rierten Auftrag. Das Auftragsstichwort dieses separaten Auftrags erhält als Postfix "CR" (Change Request).

• Der Job generiert alle zukünftigen Aufträge neu.
• Er setzt den Vertragsstatus auf aktiv.