Vorgehensweise bei Wartungsverträgen

Gehen Sie bei Wartungsverträgen mit periodischen Leistungen folgen­dermaßen vor:

Beim Anlegen eines Vertrags können Sie eine Vorlage basierend auf einem bereits vorhandenen Vertrag nutzen oder die Stammdaten in einem neuen Vertrag erfassen.

• Legen Sie am Kunden (Unternehmen) einen neuen Vertrag an (Funktion Service Neu/Vertrag).
• Sind bereits Vorlagen vorhanden, werden diese angeboten, oder suchen Sie die entsprechende Vorlage aus, z.B. "Schmieranlagenwartung für ... [Kunde]".

Passen Sie die Stammdaten an oder erfassen Sie sie neu (in diesem Fall in erster Linie die roten Pflichtfel­der).

• Stichwort
• Vertragspartner (Kunde)
• Vertragstyp und -art
• Status (Vertragsanlage ist bereits automatisch gesetzt)
• Prüfen Sie die Termine und Fristen (das Beginn-Datum ist ggf. automatisch auf den nächsten Tag gesetzt).

Prüfen Sie die Abrechnungsdaten. Hier werden Sie durch Auswahlmenüs und das Kalender-Control unter­stützt.

Neben den automatisch übernommenen Kontakten sollte mindestens ein direkter Ansprechpartner beim Kunden mit der Rolle Kundenansprechpartner zugeordnet werden.

Wählen Sie hier Serviceobjekte (automatisch mit den Top-Serviceobjekten (Anlagen) des Kunden vor­belegt) aus, oder springen Sie aus dem Vertrag in die Kundeninstallation, um von dort Serviceobjekte per Drag-and-Drop in die Matrix zu ziehen.

Mit Leistung auswählen erstellen Sie automatisch weitere Spalten in der Matrix mit den Leistungen, die Sie (mittels Häkchen) zuordnen können.

Mit dem Leistungsumfang erfassen Sie die Leistungen und den Lieferumfang des Vertrags. Sie können der Position ggf. ein Serviceobjekt beim Kunden zuord­nen und ein vordefiniertes Intervall wählen.

Die wählbaren Sichten können zwischen Intervall und Terminierung umgeschaltet werden.

Intervalle können stichtagsgenau definiert werden.

Mit der Funktion Kalkulation können die Mengen und Preise berechnet, Termine entsprechend Intervall­definition berechnet und angelegt (Sicht Terminierung) sowie der Vertragspreis pro Jahr berechnet werden.

Der kalkulierte Vertragsgesamtpreis pro Jahr ist in den Stammdaten eingetragen (Umsatzwerte pro Jahr).

Die Kalkulation können Sie manuell oder

• nach Arbeitseinheiten (eine h Wartung kostet n €) oder
• nach Stück (eine Wartung kostet n €)

vornehmen.

Unter Konfiguration/Zusatztexte können Sie alle notwendigen Zusatztexte aus einer Vorlage (abhängig von der Vertragsart) vorbelegt und dann auch ändern. Aus einem Katalog können Sie weitere Zusatztexte hinzufügen (Zusatztexte auswählen).

Das Vertragsdokument kann als Bericht ausgedruckt (Standardfunktion Drucken) oder als PDF abgelegt werden. Bei der Berichtsauswahl sind weitere Dokumente als Anhang wählbar (z.B. AGB), die beim Vertrag abgelegt werden.

Aus dem Vertrag können Sie direkt eine E-Mail mit den Vertragsdokumenten erstellen und versenden. Das vom Kunden dann unterschriebene Dokument kann als Brief eingecheckt und am Vertragsdokument als Version abgelegt werden.

Mit der Unterschrift des Kunden ist der Vertrag aktiv (Status aktiv setzen) und ab dann verriegelt. Ände­rungen sind jetzt nur über Vertragsversionierung möglich.

Der Auftrag und Termine werden im Hintergrund generiert. Es werden Abrechnungsaufträge und War­tungstermine erzeugt, und zwar unter Serviceaufträge des Vertrags, z.B. als Abrechnungsaufträge mit Laufzeit und Abrechnungszeitraum sowie unter Aktivitäten als Wartungstermine, z.B. die ersten zwei Termine pro Serviceobjekt (Inspektion und Wartung), entsprechend Planungshorizont (Standard = 1 Monat).

In der Plantafel für die Termin- und Ressourcenplanung werden die generierten Wartungstermine in blauer Farbe, geplante und ungeplante Servicetermine (Serviceeinsätze, Wartungen) in unterschiedlichen Farben angezeigt. Der Freigabeprozess ist mit einem Ampelsymbol am Termin gekennzeichnet.

In der Plantafel für Ressourcen können unter anderem personelle Ressourcen zu Wartungseinsätzen (z.T. automatisch) mit Skills zugewiesen und Termine freigegeben werden.

Falls es keine planende Instanz gibt (Disposition, Gebietsmonteur, …) können die generierten Termine vom System automatisch freigegeben und im Entry Portal des Servicetechnikers als Arbeitsvorrat ange­zeigt werden.

Ein Servicetechniker kann Termine beispielsweise direkt in seinem Field-Service-Cli­ent annehmen, wo er seine Wartungstermine im Entry Portal sehen und den Wartungstermin öffnen kann, um die Basisinformationen (Betreff mit Serviceobjekt, Kunde, Ort, Notiz) zu erfahren.

Nach dem Einsatztermin öffnet der Servicetechniker mit der Funktion Abrechnungsbogen öffnen den zum Termin passenden (und vom System automatisch generierten) Abrechnungsbogen, mit automatisch generierten Tätigkeiten oder Artikeln, Arbeitsplan, vorbereitetem Zeitendatensatz, Auslagen- oder Spesenliste.

Hier kann er unter anderem

• die Dauer eintragen,
• Kommentare pflegen,
• den Abrechnungsbogen generieren zur Unterschrift (Vorschaufunktion),
• die Rückmeldung auf den Status abgeschlossen setzen,
• abgerechnete Leistungen übernehmen.

Falls erforderlich, kann er beim Einsatztermin selbst Kommentare, Informationen und Dokumente hinterle­gen oder den Termin mit einer Folgeaktivität versehen.

Nach dem Einsatz muss der Termin auf jeden Fall abgeschlossen werden.

Verträge werden weitestgehend automatisiert abgerechnet. Den entsprechenden Serviceauftrag öffnet man am besten aus dem Vertrag über Allgemein/Aufträge (Service).

Im Reiter Abwicklung/Produkte/Leistungen ist der reale Lieferumfang (ggf. Zusatzmaterial oder Leistungen) aufgeführt,

• die Vertragspauschalpositionen pro Serviceobjekt zur Abrechnung,
• der Status der vertraglich festgelegten Tätigkeiten,
• rückgemeldete und geplante Tätigkeiten,
• die Berechnungsart (in dem Fall Auf Vertrag).

Verträge können nach Statusprüfung der Positio­nen automatisch ans ERP zur Abrechnung übergeben werden. Die Vertragsabrechnung berücksichtigt die Abrechnungsarten "Pauschal" und "Leistungsbezogen".

Es wird eine Position pro Serviceobjekt erzeugt und eine Position „Sonstige“, falls notwendig. Der Pro­jektgesamtpreis der Top-Positionen aus dem Vertrag wird durch das Abrechnungsintervall geteilt, für jedes Serviceobjekt aufsummiert und an der SO-Position eingetragen. Eine Top-Position ohne Service­objekt-Zuordnung wird genauso behandelt und in der Position "Sonstige" eingetragen.

Pro Serviceobjekt wird eine Position erzeugt sowie eine Position „Sonstige“, falls erforderlich. Der Ein­zelpreis der Top-Position aus dem Vertrag wird mit der Durchführungsmenge pro Auftrag multipli­ziert, für jedes Serviceobjekt aufsummiert und an der SO-Position eintragen. Top-Positionen ohne SO-Zuordnung werden genauso behandelt und in der Position "Sonstige" eingetragen.

In beiden Fällen erhalten die Positionen die Berechnungsart auf Vertrag.

In der Kundeninstallation oder beim Serviceobjekt ist die vollständige Servicehistorie  sicht­bar.

Öffnen Sie die Kundeninstallation vom Vertrag oder Kunden aus, dann bietet diese Ihnen zum markierten Serviceobjekt in der Servicehistorie (Chronos) den Vertrag, generierte Wartungsaufträge und Wartungsaktivitäten.

Unter Dokumente findet die Technikabteilung geordnet alle Dokumente im Lebenszyklus des Serviceobjekts (der Anlage).