Abrechnungsdaten erfassen

Typischerweise werden Abrechnungsdaten von Außendienstmitarbeitern eingepflegt.

Außendienstmitarbeiter können zusätzlich benötigte Ersatzteile oder zusätzlich ausgeführte Leistungen über die Button-Funktion Produkte/Leistungen hinzufügen aus dem neutralen Artikelkatalog hinzufügen. Diese Funktion öffnet den Produktauswahl-Dialog (Entfernen ist gesperrt). Die ausgewählten Produkte/Leistungen werden in der ersten Ebene des Auftragslieferumfangs eingefügt, und es wird zusätzlich deren Beziehung zur Abrech­nung hergestellt.

Die Daten können direkt in der Liste durch Korrektur der Anreise-, Arbeits- und Abreisezeit sowie durch Eintragen von Pausenzeiten und Zu-/Abschlägen erfasst werden. Die Dauer und die gewichtete Dauer werden automatisch berechnet.

Dauer in h = Ende-Zeit - Beginn-Zeit - Pause

Bei der Berechnung der Dauer werden die Pausenzeiten abgezogen. Die Summe der Arbeitsdauer eines Mitar­beiters entspricht dann den Normalstunden (Arbeits- + Reisezeit) und ist für die Hinterlegung in der Stun­dentabelle und für die Ausgabe auf einem Stundenzettel korrekt.

Dauer (gewichtet) in h = Dauer + Zu-/Abschlag

Die gewichtete Dauer wird für eine anteilige Berechnung (z.B. bei Überstunden +25%) benötigt.

Zu- und Abschläge können über ein Auswahlmenü oder durch Angabe eines prozentualen oder absoluten Werts in h spezifiziert werden. Wird ein Absolutwert eingetragen, wird das Flag "Zu-/Abschlag absolut fixiert" als Infor­mation für den Bearbeiter gesetzt.

Die Auswahl ist auf Lieferpositionen der Kategorien „Reise“ und „Leistung“ eingeschränkt. Dadurch ist es möglich, Stunden auf Positionen zu schreiben, deren Stundensatz bei der neutralen Leistung hinter­legt ist.

Beim Speichern eines Zeiten-Datensatzes wird der h-Wert in Dauer (gewichtet) auf der referen­zierten Leistungsposition kumuliert und der Wert in das Mengenfeld des Lieferumfangs der Abrech­nung geschrieben.

Diese Daten können direkt in der Liste durch Auswahl der Kostenart sowie durch Angabe des Betrags, der Währung, der Anzahl und der Zu-/Abschläge erfasst werden. Die Summe in Hauswährung (Euro) und die gewichtete Summe werden automatisch berechnet.

Summe in Hauswährung = Betrag ✖️ Menge ✖️ Kurs (entsprechend der Währung aus der Währungstabelle)

Summe (gewichtet) in Hauswährung = Summe + Zu-/Abschlag

Die gewichtete Summe wird für die anteilige Berechnung benötigt.

Für Zu- und Abschläge können durch Angabe eines %- oder Absolutwerts in h eingetragen werden. Der Eintrag eines Absolutwerts setzt das Flag Zu-/Abschlag absolut fixiert als Information für den Bear­beiter.

Die Auswahl ist auf Lieferpositionen der Kategorie „Kosten“ eingeschränkt.

Beim Speichern eines Auslagen-/Spesen-Datensatzes wird der Betrag in Summe (gewichtet) auf die referenzierte Leistungsposition kumuliert und der Wert in das Feld Gesamtpreis des Lieferumfangs der Abrechnung geschrieben.

Ändert der Bearbeiter den Status der Abrechnung zu abgeschlossen, wird der (geplante) Lieferumfang des Serviceauf­trags nach Benutzerabfrage aktualisiert. Für die zwischenzeitliche Aktualisierung steht beim Lieferumfang der Abrechnung die Button-Funktion Produkte/Leistungen in Auftrag übernehmen zur Ver­fügung.

Es werden Mengen und Preise identischer Positionen nach folgenden Regeln aktualisiert:

• Menge und Verkaufspreis für PSA_EXP (Auslagen/Spesen)
• Menge für PSA_EFF (Leistung nach Aufwand) und PSA_TRV (Reisezeit nach Aufwand) sowie alle ande­ren Positionen außer PSA_EXP

Ist die Berechnungsart an der Position leer und am Auftrag hinterlegt (Reiter Abwicklung, Bereich Fakturie­rung), wird an der Position automatisch die globale Auftragsberechnungsart eingetragen.

Im Reiter Dokumente der Abrechnung werden i.d.R. die vor Ort generierten und vom Kunden unter­schriebenen Serviceberichte sowie weitere rückmelderelevante Dokumente hinterlegt.

Der Field-Service-Client bietet dem Service-Außendienst vor Ort eine speziell eingeschränkte Sicht auf Servicedaten, entweder per Online-Zugriff auf das Enterprise-System oder auf dem mobilen System (Replikation erforderlich).

Hier hat der Außendienst Zugriff auf das servicespezifische Entry Portal, die Serviceaufträge, FAQs und Fehlercodes.

Ein Servicebericht dient dazu, die tatsächlich erbrachten Leistungen zu dokumentieren. Er kann…

• aus der Abrechnung generiert werden (Funktionen Abrechnungsbögen generieren),
• vom Kunden mit Hilfe eines Unterschriftenpads digital signiert werden,
• in der Vorschau geöffnet werden,
• nach Speichern als Abrechnungsbogen (Dokumentart) im System eingecheckt und an den Abrech­nungsbögen sowie am Serviceauftrag hinterlegt werden.

Der Servicebericht ist ein PDF-Dokument. Er wird mit Hilfe der BIRT-(Report-)Engine gene­riert.

Die verwendete Berichtsvorlage in der Vorlagenverwaltung ist PSA_RPT_SVC_ACT_RCP. Die BIRT-Engine bietet einen eigenen Editor zur Anpassung der Berichtsvorlage.

Die Unterschriftenfelder werden automatisch in den fertigen Bericht eingefügt. Für jedes Unterschrif­tenfeld wird eine Signatur mittels Pad eingelesen. Die Unterschriften befinden sich an einer festen Posi­tion auf der dafür vorgesehen letzten Seite.

Nach der Abrechnung des Außendiensts wird der technisch verantwortliche Bearbeiter die Kundeninstallation nach­führen.