Die Synchronisation übernimmt der CRM-Cron-Job "Groupware-Synchronisation" (Identifier = GRW_SYN_...).
Termin-Synchronisation
Wichtige Einschränkungen
Der Groupware-Connector synchronisiert nur Termine im Standard-Kalender von Outlook und Lotus Notes ($calendar) und Standard Google Calendar. Die Synchronisation von Terminen in benutzerspezifischen Kalendern wird nicht unterstützt.
Aufgrund der unterschiedlichen Abbildung im JustRelate CRM, Exchange, Lotus Domino und Google werden keine Terminserien übertragen.
Die Kategorien der Groupware-Termine werden nicht mit dem JustRelate CRM synchronisiert. Aus dem CRM exportierte Termine erhalten in der Groupware die Kategorie "PisaSales".
Welche Termine synchronisiert werden
Der Synchronisationsjob synchronisiert Termine der internen CRM-Benutzer und auch Termin-Einladungen externer Kontakte (siehe Externe Termine importieren und synchronisieren).
Einladungen an Terminteilnehmer werden aus der Groupware versendet, wenn ein Termin vom JustRelate CRM in die Groupware exportiert wurde (Insert und Update). Beim Import von Terminen ins CRM brauchen keine Einladungen versandt zu werden, da die zugeordneten Teilnehmer den Termin sofort in Ihrem Entry Portal oder im CRM-Team-Kalender sehen.
Alle offenen Termine
Der Job synchronisiert stets alle offenen Termine mit Ausnahme derjenigen, die einen finalen Status wie "abgeschlossen" haben.
Zur eindeutigen Kennzeichnung der Termine in beiden Systemen wird die GID des CRM-Termins sowohl in der Groupware als auch die Groupware-ID am CRM-Termin geführt. Zusätzlich wird der Synchronisationszeitpunkt eingetragen.
Der Horizont des Jobs ist in der globalen Groupware-Connector-Konfiguration einstellbar. Der Horizont ist das Zeitfenster in Tagen relativ zum aktuellen Datum, innerhalb dessen Termine vom Job für die Synchronisation erfasst werden. Im JustRelate-CRM-Standard ist er eingestellt auf -7/+90 Tage.
Admin: Es wird standardmäßig nur geprüft, ob ein Termin bereits eine GID aus dem CRM hat. Die Exchange-ID ist im Gegensatz zur GID nicht stabil und wird beispielsweise beim Verschieben in einen anderen (Kalender-)Ordner geändert.
Mit der globalen Umgebungsvariablen PSA_SYN_GRW_QUE_XID (y|n, Standard: n) kann festgelegt werden, ob das JustRelate CRM nach der Exchange-ID suchen soll, wenn ein Termin keine GID hat.
Achtung: Dazu muss (Achtung SQL-Server) absolut sichergestellt sein, dass die Datenbank bei Suchen immer die Groß-/Klein-Schreibung beachtet (case sensitive), weil solche Exchange-IDs oft nur an einer Stelle abweichen ("i" vs. "I" usw.).
Bereits synchronisierte Termine umwandeln
Termine, die bereits synchronisiert worden sind, können auch umgewandelt werden. Damit ist es möglich, einen erstellten Termin umzuwandeln, weil es sich z.B. um ein Telefonat (Telefonkonferenz) handelt, das man im Kalender als solches sehen möchte. Gleichzeitig kann man externe Einladungen zu einem Telefonat oder einer Telefonkonferenz (die ja als Termin geschickt werden) entsprechend umwandeln.
Achtung: Nachdem ein synchronisierter Termin umgewandelt wurde, wird er in der Groupware gelöscht.