Zugriffssicherheit für Groupwarekonten

Im CRM-Postfach werden alle E-Mails und Nachrichten (Termineinladungen) aus dem Groupware­konto des eingeloggten Anwenders angezeigt. Nur die synchronisierten E-Mails (in der Regel die dienstli­chen) werden im CRM-System abgelegt.

Hinweis: Um nicht "alle" E-Mails im Groupware-Postfach anzuzeigen, können Sie E-Mails, die keinen dienstlichen Charakter haben, mit Hilfe von Filterregeln auf andere Ordner verteilen.

Zum Schutz des Zugriffs auf das Groupwarekonto über das Postfach gibt es Mechanis­men, die prüfen, ob der Zugriff durch den angemeldeten User erlaubt ist.

Groupware-Passwortdialog

Für die Server-Konfiguration gibt es zwei Server-Properties, mit denen der Zugriff auf die Groupware geprüft und eingeschränkt werden kann. Die Properties

  • gwc.prf.ena
  • gwc.prf.dis

werden auf dem Applikationsserver in der Datei "server.properties" verwaltet. Sie gelten somit nur für den Applikationsserver, der mit der entsprechenden "server.properties"-Datei gestartet wird. Sie sind nicht im Repository abgebildet!

Groupware-Benutzer muss existieren

Beide Einstellungen erwarten Groupware-Login-Namen, die durch ein Semikolon getrennt sind. Das sind genau die Namen, die in der Liste Administration/Kontakte/Groupware-Benutzer in die Spalte Groupware-Benutzer eingetragen wurden.

Beispiele:

gwc.prf.ena=alice;bob;carla
gwc.prf.dis=Lothar Lehmann;Norbert Neumann

Beide Einstellungen unterscheiden nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung, d.h. "alice", "Alice", "ALICE" usw. beziehen sich auf denselben Groupware-Login-Namen, also dasselbe Groupware-Konto.

Positivliste gwc.prf.ena

Diese Einstellung ist eine Postivliste ("Whitelist"). Ist sie gesetzt, dann darf nur auf genau diese Group­ware-Konten zugegriffen werden. Alle anderen Groupware-Konten gelten als nicht erreichbar.

Im Beispiel oben kann also nur auf die Groupware-Konten "alice", "bob" und "carla" zugegriffen werden.

Negativliste gwc.prf.dis

Diese Einstellung definiert eine Negativliste ("Blacklist"). Ist sie gesetzt, dann werden die aufgeführten Konten vom Groupware-Zugriff ausgeschlossen. Alle anderen Konten sind erreichbar.

Verwendung

Es ist sinnvoll, immer nur genau eine der beiden Einstellung zu definieren. Hat man dennoch beide Ein­stellungen definiert, dann sind nur die Groupware-Konten erreichbar, die in der Positivliste aufgeführt und nicht auch in der Negativliste enthalten sind.

Die Positivliste ist die stärkere Einschränkung. Möchte man den Zugriff gezielt nur auf wenige ausge­wählte Groupware-Konten erlauben, dann kann das damit leicht erreicht werden.

Die Negativliste kann genutzt werden, um einzelne ausgewählte Konten explizit vom Groupware-Zugriff auszuschließen, während allgemein alle konfigurierten Groupware-Konten erreichbar sein sollen.

Hinweis: Der Einsatz dieser Einstellungen sollte im Vorfeld möglichst genau geplant werden. Nachdem man das laufende System aktualisiert hat (Menü Entwicklung/Werkzeuge/Serverproperties vergleichen) erfordert jede nachträgliche Änderung in der Regel einen Neustart des Applikationsservers, mindestens jedoch, dass sich alle Benutzer erneut anmelden.

Allgemein

Beim ersten Laden des Postfachs wird immer geprüft, ob der Zugriff erlaubt ist. Das Ergebnis die­ser Prüfung wird in der Session gespeichert, so dass bis zum Abmelden keine erneute Prüfung stattfindet.

  • Ein Anwender mit Domänen-Account und Desktop-Integration, also mit bestätigtem Single-Sign-on, wird nie nach dem Groupware-Passwort gefragt.
  • Ein Anwender ohne Single-Sign-on wird einmal nach dem Groupware-Passwort gefragt. Der Anwen­der hat drei Versuche, ein gültiges Groupware-Passwort einzugeben.

Für Domänen-Nutzer ist das Exchange- oder (Lotus) Domino-Passwort i.d.R identisch mit dem Kennwort für den Windows-Login.

Die Option "Passwort speichern" legt das Passwort permanent ab, wenn die Passwort-Prüfung erfolg­reich war. Dann unterbleiben künftige Abfragen, was insbesondere auch Anwender mit Nicht-Windows-Computern betrifft.

Sicherheit

Die Sicherheit ist gewährleistet. Selbst, nachdem das CRM-Login-Passwort (z.B. durch einen Administrator) zurückgesetzt wurde, wird beim Öffnen des Postfachs nach dem Groupware-Passwort gefragt. Auch eine endgültig gescheiterte Zugriffsprüfung wird in der Session gespeichert, so dass beim erneuten Öffnen des Postfachs in derselben Session keine erneute Abfrage stattfindet. Das bedeutet, dass eine gescheiterte Zugriffsprüfung das Postfach leer lässt; es werden keine Datensätze geladen.

Der E-Mail-Import-Job hat mit dem Postfach(-Dialog) nichts zu tun und ist hiervon in keiner Form betrof­fen.

Attention

Achtung: Wie bei jedem Passwort gilt auch hier: Verwenden Sie keine trivialen Passwörter für die Anmeldung im System, und teilen Sie das Passwort niemandem mit. Kennt ein anderer CRM-Anwen­der das Passwort Ihres CRM-Kontos und meldet sich dort an (ohne das Passwort vorher löschen oder ändern zu müssen) und ist dann noch ein gültiges Groupware-Passwort hinterlegt, kann das Postfach ohne Rückfrage geladen werden.

Tipp: Die Option "Passwort speichern" reduziert das Sicherheitsniveau. Prüfen Sie daher bitte, ob dies tatsächlich erforderlich ist. Idealerweise haben alle Nicht-Admin-Anwender "NOPWD" als CRM-Passwort und gelangen nur per Auto-Login (Single-Sign-on) ins System. Dann ist kein ungeschützter Zugriff auf das Postfach möglich.

Info

Admin: Die Prüfung wird in den folgenden Fällen mit "ok" bestanden:

  • Die vorausgegangene Prüfung in derselben Session war erfolgreich.
  • Die Session wurde mit einem validierten Domänen-Account gestartet, der gleichnamig zum CRM-Account ist: "Single-Sign-on" (Desktop Integration erforderlich).
  • Ein früher permanent gespeichertes Groupware-Passwort, das nicht "NOPWD" lautet, wurde durch die Groupware bestätigt.
  • Der Anwender hat ein gültiges Groupware-Passwort eingegeben.