Konfliktbehandlung

Ein Konflikt entsteht z.B. dann, wenn ein Mitarbeiter zur Nachbereitung einen umfangreichen Besuchs­bericht im JustRelate CRM schreibt und dabei den Termin mehrfach speichert. Der Connector identifiziert nach jedem Speichern eine Änderung des Termins und synchronisiert diesen mit der Groupware. Sind interne Mitarbeiter in den Termin involviert, erhalten diese eine Benachrichtigung über die Änderung. Wird diese Änderung von den Teilnehmern angenommen, liegt auch eine Modifikation des Termins in der Group­ware vor. Dasselbe trifft auch auf Termine zu, von denen Einladungen ausgehen. Wird ein solcher Ter­min weiterbearbeitet und die Bestätigung der Teilnehmer gehen in der Groupware ein, liegt ebenfalls eine Modifikation des Termins in der Groupware vor.

Der Groupware-Connector prüft, ob ein Termin seit der letzten Synchronisation in beiden Systemen geändert wurde. Trifft dies zu, wird der Synchronisationsstatus auf "Konflikt" gesetzt. Dieser Status muss manuell zurückgesetzt werden. Dafür steht die Funktion Export/Konflikt lösen im Terminfor­mular und in den Listen zur Verfügung. Erst nachdem der Status zurückgesetzt wurde, wird der Termin wieder synchro­nisiert.

Ist ein Synchronisationskonflikt aufgetreten, wird er in der Statusbar des Termins durch ein Konfliktsym­bol visualisiert. Der Konflikt kann nach einem Klick auf dieses Warnsymbol behandelt werden.

Der Synchronisationsstatus kann auch am Termin im Reiter Zusatzdaten, Feld Sync.-Status als Textein­trag oder in der Groupware-Liste des Entry Portals (Ansicht "Groupware") als Symbol angezeigt werden. Der Status kann die in der folgenden Tabelle angegebenen Werte annehmen. Jeder Status wird durch ein Symbol dar­gestellt.

Das System kann Synchronisationskonflikte automatisch auflösen, wenn dieses Feature einge­schaltet ist.

Am Termin sehen Sie in der Statusbar, dass ein Synchronisationskonflikt besteht.

• Klicken Sie das Symbol und synchronisieren Sie den Termin erneut. Alternativ können Sie die Funktion Export/Konflikt lösen verwenden. Die Synchronisation wird zurückgesetzt.

Im Konflikt- und Fehlerfall erhält der Zuständige des Termins automatisch eine Nachricht.

Beachten Sie folgende Empfehlungen, um Konflikte bei der Terminbearbeitung zu vermei­den:

• Setzen Sie den Termin-Status auf Stattgefunden und speichern Sie den Termin, bevor Sie Ihren Besuchsbericht schreiben. Stattgefundene Termine werden nicht mehr synchronisiert.
• Falls Sie einen Termin neu anlegen oder einen Termin kopieren, tragen Sie vor dem Speichern die wichtigsten Basisdaten, z.B. die korrekte Beginn- und Ende-Zeit ein. So verhindern Sie, dass ein Ter­min mit falschen Daten synchronisiert und Einladungen mit falschen Daten an die Teilnehmer versen­det werden.
• Lassen Sie an internen Teilnehmern das Groupware-Flag für die Zeit der Bearbeitung des Termins inaktiv. Setzen Sie das Groupwareflag an externen Teilnehmern erst, wenn die Terminvorbereitun­gen abgeschlossen sind! Damit wird bei einer Synchronisation keine Einladung versendet.
• Wenn Sie einen Folgetermin anlegen, tragen Sie bitte sogleich die richtige Zeit ein, d.h. bevor Sie den Fol­getermin das erste Mal speichern.

Unnötige Groupware-Synchronisationen werden verhindert.

Um zu verhindern, dass Termine bei nicht sichtbaren Änderungen (z.B. Zugriffsänderungen durch Verer­bung aus einem zugeordneten Vorgang) synchronisiert werden, tritt folgender Mechanismus in Kraft: Bevor ein Termin synchronisiert wird, wird ein sog. MD5-Wert (Message-Digest Algorithm 5) über alle sichtbaren Daten gebildet und mit dem MD5-Wert der letzten Synchronisation verglichen. Hat sich der Wert nicht geändert, wird die Synchronisation abgebrochen.