Automatischer E-Mail-Import

Der Groupware-Connector des JustRelate CRM unterstützt neben der Termin-Synchronisation auch den automati­schen Import von E-Mails.

Der automatische E-Mail-Import sucht im E-Mail-Postfach nach einem Ordner oder dem Label "PiSAsales" (exakt so geschrieben). Es spielt keine Rolle, ob "PiSAsales" direkt im "Post­fach", unter "Posteingang" oder an anderer Stelle liegt. Sollte es mehrere "PiSAsales"-Ordner geben, verwendet die Groupware den zuerst gefundenen. Sämtliche E-Mails, die das System darin findet, werden automatisch ins CRM importiert und anschließend nach "bereits importiert" (bzw. "already imported") unterhalb von "PiSAsales" verschoben. Der Bereich "bereits importiert" wird automatisch in "PiSAsales" angelegt.

Info

Admin: Seinen Namen bezieht dieser Bereich aus der Meldung PSA_SYN_GWC_JOB_EMA_DON, wodurch er sich nach der Sprache des CRM-Benutzers richtet.

Hinweis: Gibt es feste Regeln für die Auswahl der zu importierenden E-Mails, können Sie in MS Out­look einen entsprechenden Filter anlegen, der die betreffenden eingehenden E-Mails automatisch in den "PiSAsales"-Bereich verschiebt. Die Mails können natürlich auch manuell in diesen Bereich verschoben werden.

Vorgehensweise

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dieses Feature zu nutzen:

  • Legen Sie in der Groupware einen E-Mail-Bereich "PiSAsales" an, in Google ein Label mit diesem Namen.
  • Aktivieren Sie im JustRelate CRM im Profilmenü/Meine Daten über die Funktionsleiste Konfiguration/Server-Groupware im Rei­ter Groupware die Option E-Mails importieren. Dies setzt (wie auch bei der Terminsynchronisation) voraus, dass die Zugangsdaten angegeben wurden.

Hinweis: Über die Umgebungsvariable PSA_EMA_IMP_GGL ist es bei Bedarf möglich, einfach alle E-Mails auch ohne das Label zu importieren.

Für den automatischen E-Mail-Import ist der Job Groupware E-Mail Import (GRW_IMP_EMA) zuständig, ein Hintergrunddienst ohne Bedienoberfläche.

Siehe auch:   Private Termine

Es wird kein Import-Dialog angezeigt. Allen erkannten E-Mail-Empfängern wird eine Nachricht gesendet, nachdem die E-Mails importiert wurden. Diese können dann im JustRelate CRM Vorgängen zugewiesen wer­den.

Erweiterung des automatischen E-Mail-Imports

Info

Admin: Dem Customizer stehen zwei Powershell Skripte zur Verfügung, die folgende Erweiterungen beim automatischen E-Mail-Import unterstützen:

  • Ankommende E-Mails eines bestimmten Empfängers automatisch ins CRM importieren.
  • Ankommende E-Mails, die auf eine E-Mail antworten, die aus dem CRM heraus gesendet wurde, automatisch ins CRM importieren.

Erweiterter E-Mail-Import-Job

Der E-Mail-Import-Job kann E-Mails aus beliebigen Unterordnern des „PiSAsales“-Ordners im Outlook-Posteingang importieren und den jeweiligen Namen des E-Mail-Unterordners an den Import-Handler überge­ben. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt, um im Customizing kundenspezifische Regeln umsetzen zu können, etwa die zum Unterordner passende Projektzuordnung oder automatisiertes Anlegen von Folgeaktivitäten.

Info

Admin: Der Import von E-Mails aus Unterordnern kann über die Umgebungsvariable PSA_SYN_GWC_JOB_GET_REC = y aktiviert werden. Eine vom Unterordner abhängige Projektzuordnung wird vom Import-Handler übernommen. Im DynJav kann man anpassen, welches Feld für das Matching des Ordners mit dem Projekt herangezogen wird. Der Name des Import-Handlers muss dem Job PRC_EMA_IMP_QUE als Parameter übergeben werden (Job-Parameterstring += " HCL:=$CSO_EMA_HDL").