Ressourcen importieren

Der Groupware-Connector kann zentral gepflegte Ressourcen wie Räume und Geräte in MS Exchange auffinden, automatisch ins CRM importieren und neu anlegen oder anpassen.

Wird eine solche Exchange-Ressource an einem Termin verwendet, so wird sie – ähnlich wie eine Termin­teilnehmer-Zuordnung – gemeinsam mit dem Termin zu Exchange übertragen bzw. von dort gelesen. Exchange-Ressourcen können (falls in Exchange so definiert) automatisch zusagen oder absagen.

Dieses Feature ist für Exchange Server ab 2010 sowie Exchange Online als Bestandteil von MS 365 verfügbar.

Für Exchange ab 2010 und Google steht ein Job zur Verfügung, der Ressourcen automatisch importiert und ggf. den Status anpasst (Job-ID: GRW_IMP_RSC), "Groupware Ressource Import", siehe auch das Beschreibungsfeld des Jobs).

Geben Sie bitte als "Ressourcen-Manager" (Globale Groupware-Konfiguration) ein AD-Konto an (Active Directory, Benutzer mit Postfach), das Raum- und Verteilerlisten (s. u.) lesen darf. Dessen Benutzer braucht kein JustRelate CRM-Benutzer zu sein und kann daher in diesem Feld frei eingegeben werden. Zu Verteilergruppen (Globale Groupware-Konfiguration) siehe die Hinweise zu Geräteressourcen.

Ressourcen sind in der Groupware als Postfächer abgebildet, haben also eine eigene E-Mail-Adresse, die im JustRelate CRM als "Groupware-ID" dient. Sie sind daher auch vollwertige Benutzerkonten im Active Directory. Demzufolge können mit dem Exchange-Connector keine Ressourcen im AD angelegt werden. Dies ist ein administrativer Vorgang, der nicht über die EWS-Schnittstelle erledigt werden kann. Ein Export vom CRM zu Exchange scheidet somit aus.

Es ist jedoch möglich, bestimmte Ressourcen automatisiert zu finden und dann den Bestand im JustRelate CRM entsprechend zu aktualisieren.

Mit der Funktion Groupware-Zuordnung einer CRM-Ressource kann die in der Groupware existie­rende ID technischer Ressourcen zugeordnet werden. Dabei muss beachtet werden, dass Exchange zwischen "Räumen" (engl. "Room") und "Geräten" (engl. "Equipment") unterscheidet.

Für Raumressourcen kann ein Exchange-Administrator sogenannte Raumlisten (engl. "Room lists") anlegen und die Räume den jeweiligen Raumlisten zuordnen, z.B. nach dem Gebäude.

Die Raumlisten können Sie über die EWS-Schnittstelle finden, wodurch im zweiten Schritt (Abfrage der Räume in einer Raumliste) alle Raumressourcen gefunden werden, die in eine Raumliste aufgenommen wurden.

Bei Gerätepostfächern gestaltet sich dies anders, denn diese können nicht in eine Raumliste auf­genommen werden. Damit jedoch der Exchange-Connector eine Möglichkeit hat, die jeweiligen Geräteressour­cen zu ermitteln, ist Folgendes definiert:

Geräteressourcen können in eine Verteilergruppe (engl. "Distribution group") aufgenommen werden ("Universelle E-Mail-Verteilergruppe" oder "Mail Universal Distribution Group"). Da es davon theoretisch beliebig viele geben kann, und da es auch keine sinnvolle Methode wie "liefere alle Verteilergruppen" gibt, erwartet der EWS-Connector in der globalen Groupware-Konfiguration die Angabe der Verteilergruppen (E-Mail-Adressen der Verteilergruppen, getrennt durch Semikolon), die die relevanten Ressourcen enthalten.

Der CRM-Benutzer, der bei dem Job (s.o.) eingetragen ist, wird der Verantwortliche für die im JustRelate CRM angelegten Ressourcen. Bei bestehenden Ressourcen wird der Verantwortliche durch den Job nicht geändert.

Im Standard werden an den Verantwortlichen entsprechende (interne) Nachrichten gesendet. Der Job-Handler wurde passend erweitert, so dass im Customizing Anpassungen vorgenommen werden können.

Die Ressourcen können zunächst über ihre Ressourcen-ID gesucht werden, im zweiten Schritt (wenn die Suche nach der ID keinen Treffer ergab) über ihren Namen in exakter Schreibweise und ohne Platzhalter.

Ergab die Suche mehr als einen Treffer oder wurde eine Personenressource oder eine Ressourcengruppe gefunden, vermerkt der Job dies im Log und importiert nicht.

Gefundene Ressourcen haben nach einem Job-Durchlauf immer den Status "AKTIV". Ressourcen, die eine Groupware-ID haben, die jedoch in der Groupware nicht mehr gefunden wurden, werden auf "INAKTIV" gesetzt.

Man kann Ressourcen von mehreren Groupware-Servern (z.B. je einer pro Niederlas­sung) importieren. Dabei ist sichergestellt, dass z.B. nur die Ressourcen inaktiv werden, die auf dem Server, von dem sie stammen, nicht mehr verfügbar sind.

Je Groupware-Server bedarf es einer Groupware-Konfiguration (kann bereits vorhanden sein, wenn bereits z.B. Termine synchronisiert werden) mit dem entsprechend oft kopierten und  parametrierten Job.

Technische Ressourcen (weder Personen noch Gruppen), die Terminen zugeordnet sind, werden wie die Teilnehmer zu Exchange und Google übertragen – sofern es sich um Ressourcen mit Groupware-Zuord­nung handelt – bzw. von dort gelesen.

Da in der Groupware Ressourcen weitestgehend wie Teilnehmer (Personen) behandelt werden, und ins­besondere die Teilnahme zusagen oder ablehnen können, enthält die RSC/ACT-Zuordnung den Teilneh­merstatus einschließlich passender Verwaltungstabelle (Administration / Aktivitäten / Ressourcenstatus).

Es ist kein Groupware-Flag erforderlich, da es keine internen oder externen Ressourcen gibt.

Die vier Status von Exchange (Zugesagt, Vorbehalt, Abgelehnt, keine Antwort) sind initial im JustRelate CRM vorhanden und können nicht geändert werden. Bei Personen können andere Status definiert werden, notwendig ist dies jedoch nicht.