In Dokument-Unterlisten steht die Funktion Ordner erzeugen als Symbolbutton zur Verfügung. Sie legt wahlweise einen Ordner in der ersten Ebene oder einen Unterordner im ausgewählten oder markierten Ordner an. In einem Dialog werden der Ordnername und die Ebenen-Information (Flag) abgefragt.
Ordnerstrukturen im Dokumentreiter
Anlegen eines Ordners
Aufbau, Darstellung und Bearbeitung von Ordnerstrukturen
Per Hyperlink kann der Ordner in der Ordner-Stammverwaltung geöffnet und weiter bearbeitet werden (Unterordner anlegen, Dokument-Zuordnung)
Die Dokumentstruktur kann wahlweise als Liste oder Baum dargestellt werden.
- Listendarstellung: zeigt alle Ordner und Dokumente der obersten Ebene. Weitere Ebenen können über Hyperlinks erschlossen werden.
- Baumdarstellung: Ordner und Dokumente werden wie im Windows-Explorer dargestellt.
In der Baumdarstellung können Sie Ordner und Dokumente einfach per Drag-and-Drop neu zuordnen. Dadurch lassen sich z.B. vom System generierte Angebotsdokumente, die dem Angebot automatisch direkt zugeordnet werden, schnell in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.
Verhalten in der Baumansicht
Ordner- und Dokumentnamen haben im Baum keinen Hyperlink. Das entsprechende Stammformular lässt sich über den Hyperlink des Feldes Betreff im rechten Unterformular öffnen. Ordner und Dokumente können so einfacher und schneller selektiert und per Drag-and-Drop umgeordnet werden. Dabei werden Sie von einem Assistenten unterstützt.
Hinweis: Es können nur mehrere Dokumente entweder in der ersten Ebene oder in einer Ebene unterhalb eines Knotens selektiert werden. Es ist nicht möglich, gleichzeitig einen Ordner und einzelne Dokumente des Ordners zu selektieren.
Der Button Auflösung in der Baumansicht öffnet alle Strukturebenen gleichzeitig. Das Suchen nach Dokumenten ist nur in der Listensicht möglich.
Verhalten in der Listenansicht
In der Listendarstellung der Dokumentenbeziehung wird die Option Auflösen An/Aus angeboten. An stellt alle Dokumente der Struktur flach dar und ermöglicht somit z.B. die Suche nach Dokumenten innerhalb der Struktur.
Die in der Liste angebotenen strukturübergreifenden Ansichten (z.B. am Unternehmen die Ansicht Unternehmen, Projekte) zeigen immer alle Ordner und Dokumente, die den benannten Objekten zugeordnet sind (z.B. alle Ordner am Unternehmen und alle Ordner an Vorgängen des Unternehmens). Gibt es gleichnamige Ordner, werden diese mehrfach dargestellt.
Die Dokumente sind in der Baumansicht und in der Listenansicht sortiert (aktuelle zuerst), und die Ordner stehen oben alphabetisch aufsteigend nach Namen sortiert.
Sortierreihenfolge
Die Sortierreihenfolge in Baum und Liste ist nach der Dokument-Nummer absteigend, nach der Version absteigend, nach Betreff aufsteigend. Dadurch sind die Dokumente sortiert (aktuelle zuerst), und die Ordner stehen im oberen Bereich alphabetisch aufsteigend nach Namen sortiert.