Standard-Ordnerstrukturen für Prozesse vorgeben

Prozessen kann eine Standard-Ordnerstruktur gegeben werden. Das Verhalten entspricht dem der Standard-Aktivitäten, wenn der Anwender einen Prozess erstellt. Einem prozessbehafteten Objekt, z.B. einem Angebot, wird beim Anlegen oder Statuswechsel automatisch eine Standard-Ord­nerstruktur zugeordnet. Die Ordnerstruktur kann Dokumente enthalten, wodurch Sie Dokument-"Vorlagen" oder neutrale Dokumente am Prozess vorgeben können.

Im Zusammenhang mit diesem Feature bieten sich die im Folgenden genannten Szenarien an. Wir ver­wenden folgende Begriffe:

• Standard-Dokument: Alle am Prozess bereitgestellten Dokumente. Das sind meistens Dokument-"Vorlagen" oder neutrale Dokumente.
• Dokument-"Vorlage" (nicht mit dem JustRelate CRM-Vorlagen verwechseln): Dies ist eine "Vorlage", die vorgangsspezifisch kopiert und manuell angepasst werden kann (z.B. ein standardisiertes Angebots- oder Kalkulationsblatt, in das Positionen und Preise manuell eingetragen werden, z.B. falls kein Quoting genutzt wird).
• Neutrales Dokument: Dies sind z.B. allgemeine Geschäftsbedingungen oder Standard-Vertragsdokumente, die immer Bestandteil der Vorgangsdokumentation sind, jedoch keine vorgangsspezifischen Inhalte haben.

Hier kann der Administrator direkt am Prozess (z.B. Angebot) Standard-Dokumente- oder -Ordner zuordnen, die dann immer automatisch beispielsweise am Angebot zur Verfügung stehen, wenn der Anwender den Prozess anlegt.

• Freigegebene Dokument-"Vorlagen" (Word) am Prozess vorgeben und Kopier-Flag setzen.
• Freigegebene neutrale Dokumente (PDF) am Prozess vorgeben und Kopier-Flag nicht setzen.

• Die Vorgangsbearbeiter arbeiten ausschließlich im Dokumentordner.
• Sie nutzen eine vom Prozess bereitgestellte Dokument-"Vorlagen"-Kopie (automatisch in Entwicklung). Diese Kopie ist bereits das vorgangsspezifische Dokument.
• Die Funktion Dokument ableiten benötigen sie i.d.R. nicht.
• Sie bearbeiten das Dokument, geben es frei und erzeugen ggf. ein PDF-Dokument.

Hier übernimmt der Benutzer mit einer Dokumentmappe vorgegebene Standarddokumente- oder -Ordner und leitet vorgangsspezifische Dokumente ab.

• Freigegebene Dokument-"Vorlagen" (Word) und neutrale Dokumente (PDF) in Mappe vorgeben.

• Die Vorgangsbearbeiter arbeiten ausschließlich im Dokumentordner.
• Sie kopieren die Mappe (z.B. aus dem Browser) per Drag-and-Drop in den Vorgang.
• Sie nutzen die Funktion Dokument ableiten, um aus einer Dokument-"Vorlage" ein vorgangsspezifisches Dokument zu erstellen.
• Vergessen sie, ein "Vorlage" zu kopieren, können sie das Original nicht bearbeiten, weil es Freigegeben ist.
• Sie bearbeiten das Dokument, geben es frei und erzeugen ggf. ein PDF-Dokument.

Die Standard-Ordnerstruktur kann im Reiter Standard-Dokumente der Prozess-Defini­tion festgelegt werden. Es gibt folgende Optionen:

Das Flag Kopieren an der Prozess-Dokument-Beziehung (nur sichtbar im Baum-Unterformular) steu­ert, ob dem prozessbehafteten Objekt (z.B. ein Angebot) das Standarddokument entweder nur zugeordnet oder kopiert und zugeordnet wird.

Dadurch lassen sich automatisch vorgangsspezifische Dokumentkopien erstellen. Es gelten die glei­chen Kopierregeln wie für die Standardfunktion Duplizieren, jedoch ohne Versionsabfrage:

• Es wird keine neue Version des Standarddokuments angelegt, sondern ein originäres Dokument mit neuer Dokumentnummer und dem gleichen Betreff und Dateinamen.
• Die Kopie eines freigegebenen Dokuments erhält automatisch den Dokumentstatus in Entwicklung.

Sie können festlegen, mit welchem Prozessstatus ein Ordner automatisch bereitgestellt wird. Das Feld Status ist nur sichtbar, wenn ein Ordner markiert ist.

Statuslose Elemente der Standard-Ordnerstruktur (Status ist leer) werden beim Anlegen auf das pro­zessbehaftete Objekt (z.B. Angebot) übertragen, statusbehaftete (Status ist gesetzt) beim Wechsel in den angegebenen Status. Es gelten folgende Regeln:

• Statusbehaftete Ordner oder Dokumente müssen der ersten Ebene zugeordnet sein.
• Das System prüft bei der Zuordnung Dokumente ohne gesetztes Kopier-Flag auf Identität und Ordner auf Namensgleichheit. Dadurch werden Mehrfachzuordnungen unterbunden, z.B. wenn ein Status mehrfach eingenommen wird.

Beispiel

Beim Anlegen eines Angebots soll der Ordner "Angebot" inklusive Angebots-"Vorlage" zugeordnet werden. Beim Wechsel in den Status Angebotsabgabe erfolgt soll im Ordner "Angebot" ein weiteres neut­rales Dokument hinzugefügt werden. Dies wird folgendermaßen in der Liste Standard-Dokumente definiert:

Ordner „Angebot“ (Status = leer);
– Dokument „Angebotsvorlage“ (Status = leer, Kopieren=ON)

Einen zweiten Ordner „Angebot“ erstellen.

Ordner „Angebot“ (Status = Angebot wurde abgegeben)
– Dokument „Neutral“ (Status = Angebot wurde abgegeben, Kopieren=OFF)