Templates und Stapelverarbeitung (Batch)

Zentrale Aufgaben und Anwendungsfälle, wie z.B. die vollständige Konfiguration eines neu angelegten Benutzers, können durch Batches (Stapelverarbeitung) unterstützt werden, deren einzelne Aufgaben sich über das jeweils ausgewählte Template parametrisieren und umsetzen lassen.

Verwenden Sie hierfür Administration/Kontakte/Interne Mitarbeiter: Templates. Die Templates fassen mehrere Funktionen zusammen. Wenn man ein neues Template anlegt, wird aus dem neutralen Template eine Kopie mit allen vorhanden Funktionen erzeugt. Sind weitere Funktionen hinzugekommen, kann ein vorhandenes Template diese nachladen.

In einem Template werden alle Funktionen angezeigt, von denen die auszuführenden hier markiert werden können. Die Funktionen, die eine Konfiguration erlauben, können per Select einzeln konfiguriert werden (z.B. die Werte von Variablen der benutzerspezifischen Einstellungen, zuzuordnende Profile, u.Ä.).

Ein bereits parametrisiertes Template kann auch als Vorlage kopiert (Strukturkopie!) und angepasst wer­den.

Als Beispiel im Standard, für einen neuen Benutzer mit Standardfunktionen:

• Login erstellen
• Login ändern zu Autologin (optional)
• Zugriffsgruppe erzeugen
• Profile zuordnen (mindestens Standardprofile)
• Lizenzen zuordnen (named)
• Neues Passwort vergeben (Zufallspasswort per Mail mit Änderungsaufforderung)
• Sprachen ändern (festlegen)
• Kalenderfreigabe (z.B. Standard „Verändern“)

Die Stapelverarbeitung (Batch) soll Sie in erster Linie dabei unterstüt­zen, viele Benutzer im System anzulegen. Wenn Kontakte mit einer CSV-Datei o.ä. eingespielt werden, wird ein individuelles Template zugewiesen, das für jeden impor­tierten Kontakt per festgelegter Funktionen im Template dieselben Regeln übergibt. Beim Import mehrerer Kontaktlisten (Vertriebsmitarbeiter, Praktikanten, Servicemitarbeiter etc.) kann jeweils ein anderes Template angewendet werden.

Import und gleichzeitige Stapelverarbeitung stehen an der jeweiligen Abteilung (Administration/Kontakte/Eigene Firma/Interne Abteilungen) zur Verfügung.

Funktion Mitarbeiter (neu):

• Auswahl eines Templates
• Auswahl der Importdatei (siehe auch: normaler Kontaktimport, allerdings ohne Mapping)

Der Aufbau der Importdatei folgt den Konventionen des CSV-Imports beim JustRelate CRM. Dabei wird optional auch die Logik zur automatischen Erstellung von E-Mail-Adresse aus der Domain der Abteilungsadresse und die automatische Telefonnummernzuordnung mit Durchwahl unterstützt.

Nach einem Batch-Ablauf für neue Benutzer sind alle im Template festgelegten Regeln auf alle Benutzer der Importliste übertragen worden. Bei neuen Benutzern wird automatisch ein generiertes Passwort per E-Mail versendet, mit dem sich der Benutzer erstmalig im System einloggen kann.

Für bereits im System vorhandene Benutzer kann ein Batch auf Basis eines Templates ausgeführt werden. Am Kontakt in der Benutzerverwaltung ermöglicht Ihnen die Funktion Funktionen ausführen, ein Template auszuwählen und anzuwenden.

In der Benutzerverwaltung, Reiter Funktionen, befindet sich an jedem Kontakt ein Ampelsymbol, das den Fortschritt der Funktionen signalisiert:

• Rot: Es wurden keine Funktionen ausgeführt.
• Gelb: Es wurden nur die notwendigsten Funktionen ausgeführt, um im System arbeiten zu können.
• Grün: Alle festgelegten Funktionen wurden umgesetzt.

Den Zustand der Ampel bei einem Benutzer kann man mit der Funktion Fortschritt berechnen prüfen. Zusätz­lich gibt es im Standard zwei Filter, um alle Kontakte zu finden, bei denen der Fortschritt der Funktionen noch nicht final ist (Fortschritt: Benutzer ist bedingt arbeitsfähig; Fortschritt: Benutzer ist nicht arbeitsfä­hig).