Mitarbeiter löschen und alle Objekte übertragen

Beim Löschen eines internen Mitarbeiters werden der Benutzer und die Zugriffsgruppe automatisch ebenfalls gelöscht. Denken Sie hierbei bitte daran, die dem zu löschenden Benutzer zugeordneten Objekte (Kontakte, Vorgänge usw.) vorher auf einen anderen Benutzer zu übertragen.

Hinweis: Bevor Sie interne Mitarbeiter löschen, sollten Sie zunächst prüfen, ob dies unbedingt erforderlich ist, da u.U. die Historie der Objekte dieses Mitarbeiters im CRM-System beeinflusst wird. Falls möglich, setzen Sie zunächst den Status des Mitarbeiters auf ausgeschieden, wodurch sein Login gesperrt, aber alle Zuordnungen erhalten blei­ben.

Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen sie im System gelöscht werden. Da mit dem Mitarbeiterdatensatz jedoch zahlreiche Objekte wie Dokumente und Vorgänge verbunden sein kön­nen, würden diese beim Löschen des Mitarbeiters ihre Zuordnung verlieren und im System nicht mehr verfügbar sein. Beim Löschen des Mitarbeiters überprüft das System, ob Objektzuordnungen bestehen oder nicht. Gibt es Objektzuordnungen, übertra­gen Sie diese erst auf einen anderen internen Mitarbeiter.

Am Formular Benutzerverwaltung gibt es zu diesem Zweck in der Funktionsleiste die Funktion Objekte übertragen/Alle. Sie wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist und anschließend aus dem Sys­tem gelöscht werden soll, um alle Bezugsobjekte auf einen anderen Mitarbeiter zu übertragen. Wenn Sie einen internen Mitarbeiter löschen und das System feststellt, dass es Objektzuord­nungen gibt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

  1. Öffnen Sie den zu löschenden Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung.
  2. Wählen Sie dann in der Funktionsleiste Objekte übertragen/Alle.
  3. Wählen Sie die Zielperson, auf die alle Objekte des zu löschenden Mitarbeiters übertragen werden sollen.
  4. Alle Objekte des zu löschenden Mitarbeiters werden übertragen und neu zugeordnet.
  5. Prüfen Sie die neuen Zuordnungen am Datensatz des Ziels.
  6. Öffnen Sie das Formular des internen Mitarbeiters und Löschen Sie diesen Mitarbeiterdatensatz.

Beim Löschen erhält der Administrator, der den Mitarbeiter löscht, eine Rückfrage, ob alle Sit­zungen der gelöschten Person beendet werden sollen, falls es solche gibt. Damit wird sichergestellt, dass das Login des gelöschten Mitarbeiters auch in der Datenbank gelöscht werden kann, und er sich nicht mehr damit einloggen kann.