Angenommen, es gibt Besuchsberichte, die von Vertriebsmitarbeitern an einem Termin erfasst werden sollen. Gegebenenfalls wurden für Termin-Subtypen (z.B. Neukundenbesuch, Bestandskundenbesuch) Default-Fragebögen definiert.
Der Vertriebsmitarbeiter öffnet am Termin mit der Funktion Besuchsbericht erstellen gleichzeitig mit dem Besuchsberichtsassistenten den zum Subtyp passenden Fragebogen und füllt diesen aus. Sind am Termin bereits Antworten hinterlegt, kann der bereits bearbeitete Fragebogen aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden.
Nach der Fertigstellung werden personalisierte Antwortsätze in die Antwort-Tabelle geschrieben, die am Fragebogen, am Hauptvorgang des Termins (falls vorhanden), am Kontakt und am Termin einsehbar sind. In das Kontakt-Feld des Antwortsatzes wird immer der Hauptteilnehmer des Termins eingetragen. Zusätzlich wird ein lesbarer Bericht erzeugt und im Reiter Besuchsbericht des Termins dargestellt.
Der Besuchsbericht ist keinem Kontakt zugeordnet. Er ist nur am Termin einsehbar.