Verwendungszwecke für Kontakte/Adressen erfassen

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt den Nachweis einer rechtlichen Grundlage für den Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Art. 6 DSGVO). Hierfür stehen die folgenden Mittel zur Verfügung:

  • Der Datenschutzdialog von Personen (Zusatzdaten/Datenschutz) dient dazu, Verwen­dungszwecke, erteilte oder nicht erteilte Einwilligungen, eine Mail- oder Serienmailsperre und ein Gültigkeitsdatum (Aufbewahrungsfrist oder Verfallsdatum) zu erfassen. Er ist zunächst leer und kann manuell oder funktional gesetzt werden.
  • Das Protokoll des Verwendungszwecks dient der Dokumentation aller Änderungen mit Bezug zur jeweiligen Akti­vität (z.B. Telefonat, Mail), IP-Adresse etc.
  • Beim Import von Personen kann ihnen ein Verwendungszweck zugeordnet werden.

Reiter „Datenschutz“

Protokollierung Datenschutzattribute

Liste der Verwendungszwecke

Hier können Sie dokumentieren, zu welchem Zweck eine Person im System erfasst wurde und welche rechtliche Grundlage dafür vorliegt. Es ist durchaus legitim, dass man personenbezogene Daten für unterschiedli­che Verarbeitungen erfasst, weshalb bei einer Person mehrere Verwendungszwecke hinterlegt werden können.

Eine Erweiterung der Verwendungszwecke über das rechtlich Notwendige hinaus ist ebenfalls möglich, wenn man beispielsweise die Verwendung unterschiedlicher Kommunikationskanäle rechtlich absichern möchte. Jeder Verwendungszweck muss durch eine Rechtsgrundlage legitimiert sein und kann durch die Angabe der Quelle ergänzt werden. Gültig werden Verwendungszwecke jedoch erst, wenn das Merkmal Aktiv gesetzt ist.

Beschreibung

Die Beschreibung eines jeden Verwendungszwecks. Der Text ist nur lesbar und kann in der entsprechenden Administrationsliste gepflegt werden.

Protokoll

Das Protokoll der Änderungen für jeden Verwendungszweck (Reiter Protokoll). Das JustRelate CRM trägt jede Aktion zum Verarbeitungszweck hier automatisch ein und ermöglicht es so, die Entwicklung eines Zwecks zu verfol­gen.

Administration der DSGVO-Standards

Verwendungszwecke

Die Verwendungszwecke werden vom Kundenadministrator zentral vorgegeben, inklusive einer länge­ren Beschreibung.

Aktiv

Der Verwendungszweck ist aktiv und kann auch gleich bei der Auswahl an der Person aktiviert werden.

Web

Gibt einen Zweck nach außen für eine Webseite frei.

Standard

Bei Bedarf können die Zwecke vorgegeben werden, die neuen Personen automatisch zugeordnet werden.

Auf alle Personen kopieren

Die ausgewählten Personen nachträglich mit einem Verwendungszweck versorgen.

Auf Adhoc-Liste kopieren

Die ausgewählten Zwecke werden an alle Personen der ausgewählten Ad-hoc-Liste übertragen.

Hinweis: Im Auslieferungszustand werden einige Verwendungszwecke vorgeschlagen, diese sind jedoch nicht bindend. Daher ist es sinnvoll, diese Liste an die individuelle rechtliche Situation und Arbeitsweise anzupassen.

Beim Zusammenführen von Dubletten (Funktion „Bereinigen“ an Personenkontakten und in der Admin-Bereinigungsliste) werden auch die am Master und an den Dubletten hinterlegten Verwendungszwecke berücksichtigt.

Es gilt die einfache Regel: Bei gleichen Verwendungszwecken gewinnt immer der Zweck mit dem letzten Änderungsdatum. Frühere Zwecke werden gelöscht. Das Protokoll wird komplett zusammengeführt, damit alle Änderungen nachvollzogen werden können.

Rechtsgrundlage

Jedem Verwendungszweck kann zentral eine rechtliche Grundlage mitgegeben werden. Auch diese sind administrativ vorgegeben, sind aber durch die DSGVO bereits fix definiert und im CRM-Standard enthalten. Eine Änderung ist normalerweise nur nötig, wenn die Datenschutz-Grundverordnung geändert oder ergänzt wird.

Eine Besonderheit stellt die rechtliche Grundlage „Einwilligung“ dar. Dafür wird der Nachweis einer juristisch anerkannten Ein­willigung der betroffenen Person benötigt.

Quelle

Als Teil der rechtssicheren Dokumentation wird die Quelle der Rechtsgrundlage verwendet.

Hinweis: Auch hierbei handelt es sich um eine Vorschlagsliste, die abhängig von der Arbeitsweise angepasst werden sollte.

Import von Kontakten

Auch bei der Verwendung des Kontaktimport-Werkzeugs für personenbezogene Daten können diese ebenfalls mit dem Zweck der Verarbeitung und der entsprechenden rechtlichen Grundlage versehen wer­den. Abhängig von der Quelle der Kontaktdaten kann diese bereits vorliegen, was eine Aktivierung wäh­rend des Imports notwendig macht. Aus diesem Grund steht bei diesem Werkzeug das „Aktiv“-Merkmal zur Verfügung.

Siehe auch: Kontaktimport-Werkzeug: Daten importieren

Die Vorbelegung der ausgewählten Verarbeitungszwecke wird durch die Option Standard in der zentralen Administrationsliste festgelegt. Dabei handelt es sich lediglich um einen Vorschlag.

Für den Import von Personendaten ohne gültige Rechtsgrundlage werden die gewünschten Verwen­dungszwecke ausgewählt, ohne sie aktiv zu setzen. Bei der Nachbearbeitung dieser Kontakte muss zeit­nah eine gültige Rechtsgrundlage eingeholt werden, da andernfalls die Speicherung und Verarbeitung der Daten nicht zulässig ist.

Zusätzlich können die importierten Kontakte eine Aufbewahrungsdauer erhalten, (Gültig bis ...). Es kann ein Datum eingetragen werden, bis zu dem beispielsweise eine rechtliche Aufbewahrungsfrist gilt. So ist es spä­ter möglich, Kontakte nach Ablauf der Gültigkeit als inaktiv zu markieren oder sogar endgültig aus dem CRM-System zu löschen.