Standard-Ordnerstrukturen aus einem Prozess übernehmen

Mit der Funktion Dokumente aus Prozess übernehmen können Standard-Ordner oder -Dokumente aus einem Prozess manuell zu einem Vorgang übertragen werden. Die Funktion öffnet einen Folgedialog zur genaueren Spezifikation der Elemente. Beachten Sie bitte:

• Bei Auswahl eines Dokuments wird der Pfad aufgelöst, und die Pfadordner werden mit übernommen. Die Zuordnung bereits vorhandener namensgleicher Ordner oder Dokumente in der glei­chen Ebene wird verhindert. Neue Dokumente werden so automatisch in bereits vorhandene Ordner einsortiert.
• Wie ein Dokument bei der Übernahme behandelt wird, legt der Prozess fest (mit oder ohne Kopie). Dies kann nicht im Übernahmedialog angegeben werden.

Im Dialog können Elemente speziell gekennzeichnet sein:

• NEU: Das Erstellungsdatum der Beziehung zwischen dem Prozess und dem Ordner oder Dokument liegt vor dem Vorgangsdatum.
• (nur im Status: …): Der Ordner oder das Dokument kann nur im aktuellen Status übernommen werden.

Die Funktion hilft beispielsweise bei zeitlich weit auseinanderliegenden Angebotsversionen. Sie können prüfen, ob sich die Prozess-Standards für Angebotsdokumente geändert haben und diese ggf. nachziehen.

Diese Funktion unterstützt Sie insbesondere dabei, vorgangsspezifische Dokumente schnell zu bearbeiten. Sie steht in der Funktionsleiste zur Verfügung, wenn ein Dokument in der Liste der Dokumentbeziehung (Reiter Dokumente) markiert wird.