Die Funktion Überführen kopiert auch Ordnerstrukturen. Ist die Option Dokumente kopieren gesetzt, kann der Bearbeiter in einem Folgedialog detailliert festlegen, welche Ordner und Dokumente in das neue Objekt (Projekt oder Vorgang) übernommen werden sollen.
Dokumente mit Vorgang überführen
Überführen mit Kopieren aller Dokumente
Hinweis: Wählen Sie die Option "Standard-Dokumente aus Prozess übernehmen" aus, schlägt Ihnen das System - in Abhängigkeit vom Überführungsszenario - automatisch die optimale Einstellung vor, und zwar wie folgt:
Überführen in andere Vorgangsart (z.B. Angebot zu Auftrag)
Die Option Standard-Ordner/Dokumente aus dem Prozess übernehmen ist aktiviert. Das System geht davon aus, dass Sie am Auftrag neue "Vorlagen" benötigen. Werden auch angebotsrelevante Dokumente, z.B. ein Lieferumfang oder eine Spezifikation zur Komplettierung der Unterlagen zur Auftragsbestätigung benötigt, können Sie diese zusätzlich übernehmen und kopieren.
Überführen von Dokumentstrukturen beim Überführen eines Angebots in einen Auftrag
Überführen (Kopieren) in dieselbe Vorgangsart (z.B. Angebot 1-> Angebot 1.1)
Die Option Standard-Ordner/Dokumente aus dem Prozess übernehmen ist deaktiviert. Das System geht davon aus, dass Sie in einer neuen Angebotsversion bereits erstellte und zugeordnete Dokumente weiterverwenden und überarbeiten werden. Aus diesem Grund sind die vorgangsspezifischen (nicht globalen) Elemente bereits zur Überführung vorausgewählt.
Überführen von Dokumentsrukturen beim Überführen eines Angebots in eine Angebotsversion
Hinweis: Das System geht davon aus, dass globale (Global-Flag ON) Dokumente nur referenziert (übernommen) und nicht kopiert werden, weshalb das Kopierhäkchen vom System nicht gesetzt wird. Nicht globale Dokumente (Global-Flag OFF) sind in der Regel vorgangsspezifische Dokumente und werden daher vom System zum Kopieren markiert.